গ্রাহক অভিযোগ হ্যান্ডলিং কোন ব্যবসার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ; অভিযোগটি পরিচালনা করার পদ্ধতিটি গ্রাহকের অসন্তুষ্টির কারণে বড় লাভ এবং ক্ষতির মধ্যে পার্থক্য হতে পারে। বিলিং, মূল্য, প্রতিক্রিয়া সময়, কর্মীদের, ডকুমেন্টেশন বা একটি পণ্য বা পরিষেবা সহ গ্রাহক অসন্তোষগুলি সাধারণ ধরণের অভিযোগ। অভিযোগ বৈধ, অত্যধিক বা এমনকি অসত্য হতে পারে। ব্যবসাগুলি সমস্যার সমাধান এবং কার্যকর এবং দক্ষতার উভয় সমস্যার সমাধান করে গ্রাহকের সাথে ভবিষ্যত ব্যবসা নিশ্চিত করতে পারে।
বাধা ছাড়া গ্রাহক অভিযোগ শুনুন। তাকে আপনার পূর্ণ এবং অবিচ্ছিন্ন মনোযোগ দিন। একবার সমাপ্ত হলে, আপনার জানা উচিত এমন কোনও তথ্য আছে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন; তারপর অভিযোগ রিপোর্ট করার জন্য তাকে ধন্যবাদ।
একটি সমস্যা বিদ্যমান যে গ্রাহকের সাথে একমত। অসম্মতি বা তর্ক করবেন না।
সমস্যাটির জন্য ক্ষমাপ্রার্থী এবং গ্রাহককে নিশ্চিত করুন যে আপনি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সমস্যার সমাধান করতে কাজ করবেন।
আপনার কোম্পানী বা সংস্থার দ্বারা নির্ধারিত নির্দেশিকাগুলির মধ্যে আপনার যথোপযুক্ত সৃষ্টিকর্তার সমস্যার সমাধান করুন। যদি প্রয়োজন হয়, গ্রাহক সন্তুষ্ট না হওয়া পর্যন্ত একটি বিকল্প সমাধান প্রদান। সমস্যার সমাধান করার জন্য কয়েক মিনিটের বেশি সময় লাগবে, সমস্যার সমাধান করার জন্য প্রয়োজনীয় পদ্ধতিগুলি বা পদক্ষেপগুলি সম্পূর্ণরূপে ব্যাখ্যা করুন। অভিযোগগুলি অবিলম্বে পরিচালনা করা না গেলে গ্রাহকরা জানতে চান যে তাদের সমস্যাগুলি যুক্তিসঙ্গত সময়ে সমাধান করা হবে।
গ্রাহককে নিশ্চিত করুন যে আপনি নিশ্চিত করতে চান যে একই সমস্যা আবার অন্য কারো কাছে ঘটবে না। গ্রাহকরা এমন একটি ব্যবসার জন্য আরও ইচ্ছুক যা কার্যকরভাবে কোন সমস্যা সমাধান করেছে; দরিদ্র পুনরুদ্ধারের চেয়ে গ্রাহকদের দুর্বল সেবা আরো সহনশীলতা আছে।
সমস্যার সমাধান করার জন্য কাজ করছে এমন বিভাগগুলির সাথে যোগাযোগ করে সমস্যাটির সমাধান সম্পর্কে অবগত থাকুন। যদি সমাধানটি একটি মাল্টি-স্টেপ প্রক্রিয়া দরকার তবে নিশ্চিত করুন যে সমস্ত বিভাগ বা লোকেরা যুক্তিসঙ্গত সময় ফ্রেমে সমস্যার সমাধান করার জন্য একত্রে কাজ করছে।
গ্রাহকের সমস্যার সমাধান সম্পর্কে অবগত রাখুন। তাকে অগ্রগতি সম্পর্কে জানাতে হবে, তার উদ্বেগের সাথে সাবধানে শুনুন এবং তাকে নিশ্চিত করুন যে সমস্যাটি ঠিকঠাক হওয়ার পথে চলছে।
সমস্যাটি অনুসরণ করার জন্য যথাযথ পদক্ষেপ নেওয়া হয়েছে তা নিশ্চিত করতে গ্রাহকের সাথে অনুসরণ করুন। তার অব্যাহত পৃষ্ঠপোষকতা জন্য গ্রাহক ধন্যবাদ।
পরামর্শ
-
কিছু গ্রাহক-পরিষেবা অভিযোগ এক দর্শন বা একটি ফোন কল দিয়ে সমাধান করা যেতে পারে। দীর্ঘস্থায়ী বিষয়গুলি অগ্রগতি করা হচ্ছে তা নিশ্চিত করার জন্য পর্যালোচনা করা উচিত এবং পর্যালোচনা করা উচিত। কিছু সমাধান গ্রাহকের সাথে দীর্ঘস্থায়ী যোগাযোগের প্রয়োজন হয় না।
