আপনি একটি কর্পোরেট পশ্চাদপসরণ, কনভেনশন বা অন্য বিশেষ ইভেন্ট হোস্টিং করছেন কিনা, অতিথি স্পিকার আপনার দর্শকদের নতুন দৃষ্টিকোণ এবং দক্ষতার সুবিধা প্রদান করতে পারে। একটি চেকলিস্ট ব্যবস্থা সংগঠিত করতে সাহায্য করতে পারে যাতে সবকিছু মসৃণভাবে চলতে পারে। সংস্থার খাতির জন্য, চেকলিস্ট এলাকাগুলিতে বিভক্ত করুন: ভ্রমণ, আর্থিক, প্রযুক্তি, ঠিকানা এবং স্পিকারের প্রয়োজন। ইভেন্টটি কোন জটিলতা না নিশ্চিত করতে হোস্ট এবং স্পিকার এই বিভাগগুলিতে চেকলিস্ট তৈরি করতে পারে।
যাতায়াতের ব্যবস্থা
গেস্ট স্পিকার, বেতন দেওয়া বা স্বেচ্ছাসেবকদের, সাধারণত কথোপকথন ভ্রমণ করতে হবে। এই বিমান ভ্রমণ এবং হোটেল, অথবা একটি সহজ গাড়ী যাত্রায় যেমন বড় ভ্রমণ পরিকল্পনা, জড়িত থাকতে পারে। এটি হোস্ট সংগঠনের ব্যবস্থা করার জন্য। বক্তা কোথা থেকে আসছেন তা খুঁজে বের করুন, তার কোন ধরণের পরিবহন দরকার এবং আগমনের সময় এবং প্রস্থানের জন্য তার পছন্দগুলি খুঁজুন।এছাড়াও, স্পিকারের প্রাসঙ্গিক তথ্য যেমন জন্ম তারিখ, যা কিছু বুকিংয়ের জন্য প্রয়োজন। তারপরে, চেকলিস্টটিতে বুকিং ভ্রমণ অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত - প্রয়োজনে একটি হোটেল বুকিং করা এবং একটি গাড়ি যেমন স্থল পরিবহনের ব্যবস্থা করা। প্রবৃত্তি আগে কয়েক দিন আগে সমস্ত ব্যবস্থা নিশ্চিত করার জন্য একটি নোট যোগ করুন। স্পিকারের চেকলিস্টগুলি তথ্য সহ হোস্ট সরবরাহ এবং বিশদ বিবরণ নিশ্চিত করতেও অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে।
আর্থিক ব্যবস্থা
হোস্টের চেকলিস্টের আইটেমগুলিতে স্পিকারকে অর্থ প্রদান করা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে হবে। প্রায়শই, স্পিকারকে প্রকারের অংশ হিসাবে সফলভাবে অংশীদারিত্বের অংশ হিসাবে অংশীদার এবং অংশটি সফলভাবে সম্পন্ন করার পরে একটি অংশ প্রদান করা হয়। এই ক্ষেত্রে, দুটি চেকলিস্ট আইটেম করুন যাতে আপনি ভুলবেন না। স্পিকারের আর্থিক চেকলিস্টে সমস্ত প্রাসঙ্গিক বিশদ সহ হোস্ট সরবরাহ করা উচিত, যেমন প্রত্যক্ষ আমানতের ঠিকানা বা অ্যাকাউন্ট নম্বর, পাশাপাশি পেমেন্ট করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য।
প্রযুক্তি প্রয়োজন
অনেক গেস্ট স্পিকার প্রযুক্তি তাদের ঠিকানা অংশ হিসাবে নিয়োগ। অতিথি স্পিকারগুলি তাদের প্রয়োজনীয় সবকিছুগুলির একটি তালিকা তৈরি করবে - যেমন ল্যাপটপ, ওভারহেড প্রজেক্টর এবং পর্দা, তারগুলি, পয়েন্টার, মাইক্রোফোন ইত্যাদি। হোস্ট এই তথ্য অনুরোধ এবং কোনো সমস্যা মোকাবেলা করার জন্য ক্ষমতা দড়াদড়ি, ব্যাকআপ ল্যাপটপ এবং একটি প্রযুক্তিগত ব্যক্তি হিসাবে বাস্তব আইটেম যোগ করা উচিত।
বক্তৃতা এবং উপকরণ
হোস্ট সংগঠন স্পিকার থেকে যা খুঁজছেন তা স্পষ্ট করে তুলতে হবে। এটিতে ঠিকানা দেওয়ার নির্দিষ্ট বিষয়, বা আরো লক্ষণীয় বিবরণ, যেমন ঠিকানাটির দৈর্ঘ্য অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। সবকিছু একটি তালিকা তৈরি করুন এবং স্পিকার এটি পাঠান। স্পিকারের জন্য, এই চেকলিস্টটি সমাপ্ত হওয়া এবং ঠিকানা সম্পাদনা করা উচিত। স্পিকার এছাড়াও একটি PowerPoint মত বক্তৃতা এবং সহায়ক উপকরণ, অনুলিপি কপি তৈরি বন্ধ করা উচিত। স্পিকার হয়তো মিডিয়া বা সাইন ভাষা ইন্টারপ্রেটারের জন্য ঠিকানাটির অগ্রিম অনুলিপি সরবরাহ করবে কিনা তা নির্ধারণ করার জন্য হোস্ট এবং স্পিকার একসাথে কাজ করতে হবে।
স্পিকার জন্য যত্ন
চেকলিস্টের এই বিভাগটি স্পিকার নয়, হোস্টের জন্য। আপনার স্পিকার ইভেন্টের জন্য একটি ভিআইপি হিসাবে চিকিত্সা করা উচিত। একজন ব্যক্তির বক্তৃতা জন্য যোগাযোগ এবং হ্যান্ডলার হিসাবে কাজ করার জন্য বরাদ্দ করুন, এবং স্পিকার নিয়োগকৃত ব্যক্তির যোগাযোগ তথ্য দিতে। অনুষ্ঠানের দিনে, স্পিকারকে অভিনন্দন জানাতে এবং ইভেন্ট এবং গুরুত্বপূর্ণ বিশদগুলিতে প্রয়োজনীয় প্রয়োজনীয় আপডেটগুলি সরবরাহকারীকে নিশ্চিত করে। হ্যান্ডলার এছাড়াও প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তিদের স্পিকার পরিচয় করিয়ে দিতে হবে। ইভেন্টের সময় স্পিকারের আরাম নিশ্চিত করা চেকলিস্টে আইটেম যোগ করুন, যেমন পডিয়ামে পানির বোতল। পরিশেষে, ইভেন্টের পরে স্পিকারকে ধন্যবাদ দেওয়ার জন্য চেকলিস্ট আইটেমগুলি যুক্ত করুন - সম্ভবত হস্তাক্ষর নোট বা ফুলের ব্যবস্থা - এবং কোন অর্থ প্রদানের চূড়ান্ত রূপ দিতে।
