কিভাবে একটি বাজেট সভা সেট করবেন

বাজেট মিটিংগুলি গুরুত্বপূর্ণ কারণ তারা আপনাকে আপনার বস বা উচ্চপদস্থদের কাছে উপস্থাপন করতে দেয় যেখানে আপনার প্রকল্পটি বাজেটের পরিপ্রেক্ষিতে দাঁড়িয়ে থাকে। সভায় আপনি আপনার বরাদ্দ বাজেটে সম্ভাব্য বৃদ্ধি বা হ্রাস নিয়ে আলোচনা করতে পারেন এবং আপনার বাজেটকে ট্র্যাক রাখতে খরচগুলি কমাতে পারেন। বাজেট মিটিংগুলি আপনাকে আপনার প্রকল্প বা কাজের জন্য আরও তহবিল দেওয়ার জন্য আপনার কেসটি দাবী করতে দেয়। সামগ্রিকভাবে বাজেট সভাগুলি কীভাবে একটি বিভাগ বা সংস্থা আর্থিকভাবে কাজ করছে তা নির্ধারণ করে এবং অর্থ নিয়ন্ত্রণে এবং লাভজনক উপার্জনের জন্য লক্ষ্য এবং সীমা নির্ধারণ করে। এটি একটি বাজেট মিটিং সেট আপ তুলনামূলকভাবে সহজ।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

সম্মেলন বা মিটিং রুম
ইমেইল সেবা

বাজেট সভায় উপস্থিত হওয়া উচিত তা নির্ধারণ করুন। সাধারণত, আপনি আপনার কোম্পানির সিএফও, অর্থের ভিপি বা আর্থিক পরিচালনাকারী সংস্থা ম্যানেজমেন্ট টিমের অন্যান্য ব্যক্তিকে আমন্ত্রণ জানাবেন। আপনি যদি বড় কোম্পানির জন্য কাজ করেন তবে আপনার অফিসারের সেই ব্যক্তিটিকে আমন্ত্রণ জানান যিনি অর্থ পরিচালনা করেন, যেমন নিয়ামক বা অ্যাকাউন্টিং বিভাগের পরিচালক। আপনি আপনার বস, প্রকল্প ম্যানেজার এবং আপনার প্রকল্প বা বিভাগের সাথে সংযুক্ত অন্য কোনও সিনিয়র স্টাফ সদস্যকে আমন্ত্রণ জানাতে হবে।

আপনি সভায় আমন্ত্রিত প্রত্যেকের সময়সূচী পরীক্ষা করুন। প্রতিটি শহরে এবং অফিসে নির্ধারিত হয় যখন সাধারণ openings জন্য সন্ধান করুন। মাইক্রোসফ্ট আউটলুক মত কিছু অফিস সরঞ্জাম, আপনি সময়সূচী এবং অন্যান্য সহকর্মীদের প্রাপ্যতা দেখতে অনুমতি দেয়।আপনি যদি প্রত্যেকের সময়সূচী অ্যাক্সেস করতে না পারেন, তবে তাদের আসন্ন প্রাপ্যতা কেমন দেখায় তাদের সহায়ক বা ব্যক্তিদের নিজেদের জিজ্ঞাসা করুন।

মিটিংয়ের জন্য একটি সময়কাল চয়ন করুন, যেমন 30 বা 60 মিনিট। বাজেটের তথ্য উপস্থাপন করার জন্য পর্যাপ্ত সময় এবং প্রশ্ন এবং আলোচনার সময় রুম ছেড়ে দিন। আপনি যদি মনে করেন এটি বাজেটের তথ্য উপস্থাপন করার জন্য আপনাকে একটি ঘন্টা সময় নিতে পারে তবে অতিরিক্ত সময় দেওয়ার জন্য 90 মিনিটের সময় নিন।

সবার জন্য উপলব্ধ এবং মিটিংয়ের সময়সীমার উপর ভিত্তি করে সভায় একটি দিন এবং সময় বাছাই করুন। যদি আপনার মিটিং 90 মিনিট স্থায়ী হয় তবে সর্বদা উপলব্ধ 90 মিনিটের সময় স্লটটি নির্বাচন করুন।

ইমেলের মাধ্যমে একটি মিটিংয়ের অনুরোধ বিজ্ঞপ্তি পাঠান এবং জিজ্ঞাসা করুন যে সমস্ত প্রাপক তারা মিট অনুরোধটি স্বীকার করে না বা এটি করতে অক্ষম কিনা তা ইঙ্গিত দেওয়ার জন্য জবাব দেয়। অথবা, ব্যক্তিটিকে বা অংশগ্রহণকারীর সহকারীর মাধ্যমে এটি বুকিং করে পুরাতন ফ্যাশন পদ্ধতিটি সভায় সেট করুন। যখন আপনি ব্যক্তিগতভাবে বা ইমেলের মাধ্যমে মিটিংয়ের জন্য অনুরোধ করেন, তখন সংক্ষেপে মেলা বিষয়সূচিটির উচ্চ স্তরের ওভারভিউ সরবরাহ করুন: বাজেটের কাটা, আর্থিক প্রতিবেদন, বাজেটের অবস্থা ইত্যাদি।

যারা সেখানে থাকতে চান তারা উপস্থিত থাকতে অক্ষম হলে সভা পুনর্নির্মাণ। আর্থিক সুপারভাইজার এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় মানুষ মিটিং পরিকল্পিত সময়কাল জন্য উপলব্ধ হলে পরবর্তী উপলব্ধ স্লট নির্বাচন করুন।

যে সপ্তাহে বা সকালে আসন্ন সভা সম্পর্কে সব attendees মনে করিয়ে দিন। আপনি যদি ইমেলের মাধ্যমে মিটিংয়ের অনুরোধ পাঠান তবে সফটওয়্যারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ইলেকট্রনিক বিজ্ঞপ্তি সহ অংশগ্রহণকারীদের মনে করিয়ে দিতে পারে।