অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেম (এআইএস) একটি বৈশ্বিক দৃষ্টিকোণ উপর ব্যবসা করা হয় উপায় বিপ্লব করেছে। একবার আর্থিক তথ্য এআইএসে প্রবেশ করা হয়ে গেলে লাভজনকতা নিশ্চিত করতে আর্থিক প্রতিবেদন এবং বিবৃতিগুলি একাধিক ব্যবসায়িক পর্যায়ে তৈরি করা যেতে পারে।
AIS সফ্টওয়্যারের সঠিক আর্থিক প্রতিবেদন এবং বিবৃতি উপস্থাপন করার জন্য অ্যাকাউন্টিং তথ্যটি অবশ্যই সঠিকভাবে এবং দক্ষতার সাথে AIS এ প্রবেশ করা উচিত।
ঘটনা
অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেম (এআইএস) শুধুমাত্র সিস্টেমের মধ্যে প্রবেশ তথ্য হিসাবে ভাল। কম্পিউটারাইজড এআইএস সফটওয়্যারটি অ্যাকাউন্টিংয়ের তথ্য রেকর্ড এবং ট্যাবলেট করার জন্য প্রয়োজনীয় মানুষের ঘন্টাগুলি হ্রাস পেয়েছে, সফ্টওয়্যারটি এখনও আর্থিক লেনদেনের রেকর্ডিংয়ের জন্য নজরদারি এবং রক্ষণাবেক্ষণ করা উচিত।
সমস্ত আর্থিক লেনদেনের ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপগুলির যথাযথ অ্যাকাউন্টিং নিশ্চিত করার জন্য তিনটি প্রধান প্রয়োজনীয়তা রয়েছে: সময়সীমা, নির্ভুলতা এবং বৈধতা। আর্থিক লেনদেন এই নির্দেশিকাগুলি পূরণ করতে ব্যর্থ হলে, এআইএস সফটওয়্যারে প্রবেশ করা তথ্য অনুপযুক্তভাবে প্রস্তুত আর্থিক বিবরণী এবং AIS ব্যর্থতার দিকে পরিচালিত করবে।
যথাকালীনতা
সমস্ত আর্থিক লেনদেন সময়মত হতে হবে; রাজস্ব এবং সংশ্লিষ্ট খরচ একই সময়ের মধ্যে ঘটে, চালান মাসে গৃহীত হয় এবং মাসিক ক্লোজআউট এন্ট্রিগুলি AIS এর অ্যাকাউন্টিংয়ের সময় বন্ধ করার আগে তৈরি হয়।
বিভিন্ন অ্যাকাউন্টিং সময়ের বা ক্যালেন্ডার মাসগুলিতে AIS এ আর্থিক তথ্য দেওয়ার অনুমতি দেওয়া হবে এআইএস দ্বারা উত্পাদিত আর্থিক প্রতিবেদন বিকৃত করা। এটি আর্থিক বিবৃতিও তৈরি করবে যা অ্যাকাউন্টিংয়ের সময় ঘটেছে এমন রাজস্ব ও ব্যয়গুলি সঠিকভাবে প্রতিফলিত করবে না।
সঠিকতা
একবার আর্থিক লেনদেন সময়মত ফ্যাশন প্রাপ্ত হয়, তারা সঠিকতা জন্য পরিদর্শন করা আবশ্যক। কাজের খরচ রিপোর্ট, নগদ বরাদ্দ, এবং নগদ রসিদগুলি সমস্ত কাগজপত্রের তালিকাভুক্ত পরিমাণগুলি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য পর্যালোচনা করতে হবে। সামঞ্জস্যপূর্ণ ত্রুটি তৈরি করা হলে আর্থিক লেনদেনের পর্যালোচনা অন্যান্য অ্যাকাউন্টিং ফাংশন পর্যালোচনা করতে পারে।
যদি ভুল তথ্য AIS তে পোস্ট করা হয়, তবে অ্যাকাউন্ট লেনদেনগুলি আর্থিক লেনদেনের সাথে ত্রুটিগুলি সনাক্ত করতে হবে।
বৈধতা
বৈধতা জন্য আর্থিক লেনদেন পরিমাপ AIS মধ্যে তথ্য রেকর্ডিং যখন একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। একটি লেনদেন সঠিকভাবে, নির্ভরযোগ্য, এবং ব্যবসা অপারেশন প্রাসঙ্গিক হতে নির্ধারিত হয় একবার বৈধতা প্রয়োজনীয়তা সন্তুষ্ট। বাইরের অ্যাকাউন্টিং সংস্থাগুলি থেকে অডিটগুলি সাধারণত AIS- এ প্রবেশ করা আর্থিক তথ্যের বৈধতার উপর মনোযোগ দেয়; অবৈধ তথ্য রেকর্ডিং একটি গুরুতর ত্রুটি এবং অডিট রিপোর্টে অ্যাকাউন্টিং অভাব হিসাবে তালিকাভুক্ত করা হবে।
অ্যাকাউন্টিং ওয়ার্কফ্লো
সময়সীমা, সঠিকতা, এবং বৈধতা প্রয়োজনীয়তা পূরণ করার জন্য আর্থিক তথ্য অবশ্যই সঠিক পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে হবে। সমস্ত অ্যাকাউন্টিং অফিসে ওয়ার্কফ্লো থাকা উচিত যাতে সমস্ত আর্থিক লেনদেন এআইএসে প্রবেশ করা যায় এবং অ্যাকাউন্টিংয়ের সময় শেষ হওয়ার আগে পরিচালিত আর্থিক প্রতিবেদনগুলি। কার্যকরী ওয়ার্কফ্লোগুলি প্রত্যেকটি ডকুমেন্টের মধ্যে কেবলমাত্র একবার একবার পরিচালিত হবে, অতিরিক্ত পরিচালনার মাধ্যমে অতিরিক্ত লেনদেনের মাধ্যমে বর্ধিত কাজকে সরিয়ে দেবে।
ইচ্ছাকৃত প্রতারণা
যদিও আর্থিক লেনদেন সময়সীমা, সঠিকতা এবং বৈধতা অ্যাকাউন্টিং প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে পারে, কিছু ব্যবসা তাদের কোম্পানির আর্থিক স্বাস্থ্য উন্নীত করতে ইচ্ছাকৃত জালিয়াতি জড়িত। এআইএস সফ্টওয়্যারটি একটি কম্পিউটারাইজড রেকর্ড হিসাবে বোঝানো হয়েছিল যা ম্যানিপুলেশন করা কঠিন, কিন্তু এটি এখনও করা যেতে পারে। লেনদেন গোপন করে এমন বিশেষ অ্যাকাউন্টগুলি ব্যবহার করে, ঋণ লুকাতে পৃথক সংস্থাগুলি তৈরি করে এবং একটি সংস্থা এআইএস ডিজাইন করার জন্য প্রাক্তন অডিটরগুলি ব্যবহার করে এটি একটি AIS এর সাথে প্রতারণামূলক তথ্য তৈরি করার সমস্ত উপায়।
