ডকুমেন্টেশন কোন সিস্টেম বাস্তবায়ন গুরুত্বপূর্ণ, এবং একটি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যতিক্রম নেই। ডকুমেন্টিং সাধারণত কাগজে বা অনলাইনে ব্যাখ্যা করা হয় কেন নির্দিষ্ট সিদ্ধান্ত অন্যদের উপর করা হয়। ডকুমেন্টেশন সাধারণত একটি দৃঢ়ের মধ্যে মান এবং এটি একটি নতুন সিস্টেম বাস্তবায়িত হয় একই ভাবে সম্পন্ন করা হয়, এটি পড়া এবং কোন সমস্যা গবেষণা সহজ করে।
সমস্যা সমাধান
কিছুটা ভুল হলে অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের ডকুমেন্টেশনের গুরুত্ব স্পষ্টভাবে দৃশ্যমান হয় এবং লোকেদের এটি কীভাবে সমাধান করতে হবে তা নির্ধারণ করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ: একটি অ্যাকাউন্ট প্রদেয় সিস্টেম কিছু বিক্রেতাদের একটি অদ্ভুত ট্যাক্স যোগ করা হয়। এই সমস্যাটির কারণ খুঁজে বের করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল কীভাবে সিস্টেমটি সেট আপ করা হয়েছিল এবং কেন। এটি যখন সিস্টেমটি প্রথমে ব্যবহার করা হয় তখন এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং লোকেরা অপ্রত্যাশিত সমস্যাগুলি খুঁজে পায়। সম্ভবত একটি রিপোর্ট তথ্য উপস্থিত না যে বিদ্যমান নেই। এই তথ্যটি সিস্টেমের মধ্যে কোথায় স্থাপন করা হয় তা দেখানোর মাধ্যমে ডকুমেন্টেশনটিতে সমস্যাটি সমাধান করতে সহায়তা করবে।
সিদ্ধান্ত
একটি সিস্টেমের প্রয়োগ হিসাবে একটি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের ডকুমেন্টেশন সিদ্ধান্ত উপস্থাপন করা উচিত। অনেক সিস্টেমের নমনীয়তা প্রচুর এবং জন্য অনুমতি দেয়, বরাবর সিদ্ধান্ত আসে। উদাহরণস্বরূপ, ডকুমেন্টেশন দেখাবে কে সিদ্ধান্ত নিয়েছে যে কোন একাউন্ট কত সংখ্যা থাকা উচিত এবং সেই সিদ্ধান্তটি কেন তৈরি করা হয়েছিল। এটি একটি খুব গুরুত্বপূর্ণ বিষয় যখন কোন সংস্থা বড় পরিবর্তনগুলি পরিচালনা করে এবং নতুন ব্যবস্থাপনা সেখানে আর লোকেদের দ্বারা সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে চায় না। সম্ভবত যারা সিদ্ধান্ত বুদ্ধিমান ছিল; হয়তো না. কিন্তু অন্তত ফার্মের জন্য সিদ্ধান্তের কিছু ডকুমেন্টেশন আছে।
পরিবর্তনগুলি
যখন কোনও সিস্টেমটি একটি নতুন সংস্করণ বা একটি নতুন মডিউল দিয়ে আপডেট করা দরকার, সঠিক ডকুমেন্টেশন থাকার ফলে এই প্রক্রিয়াটি দ্রুততর হতে পারে। একটি অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রাম বিশেষ করে একটি কোম্পানির জন্য ডিজাইন করা হয়, তাহলে এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। অন্যান্য সফটওয়্যারের সাথে সামঞ্জস্য বিবেচনা করার সময় এবং প্রোগ্রামে যে কোনও পরিবর্তনগুলি করার সময় কোনও প্রযুক্তিগত বিবরণ খুব গুরুত্বপূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, আপনার একটি নির্দিষ্ট সম্পদ মডিউল প্রয়োজন হতে পারে এবং আপনি যে মডিউলটি সাধারণ অ্যাকাউন্টারকে তথ্য স্থানান্তর করতে চান। ডকুমেন্টেশান আপনাকে এটি করতে পারে কিনা সে বিষয়ে সূচিত করে দিতে পারে এবং যদি তা হয় তবে কী করতে হবে। সাধারণত, তথ্য প্রযুক্তি (আইটি) লোকেরা প্রযুক্তিগত তথ্যের জন্য ডকুমেন্টেশন ব্যবহার করে।
বিন্যাস
অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের জন্য ভাল ডকুমেন্টেশন সাধারণত flowcharts এবং টেক্সট সমন্বয় হয়। অনেকবার, একটি তথ্যচিত্র দেখায় যে কীভাবে একটি সিস্টেম উন্নত এবং পাঠ্য থেকে ভালভাবে প্রয়োগ করা হয়। এইগুলি বোঝার জন্য একটু জটিল হতে পারে, তাই আপনার ডকুমেন্টেশন একটি কিংবদন্তী আছে তা নিশ্চিত করুন যাতে আপনি ধারণাগুলি অনুসরণ করতে পারেন।
ডকুমেন্টেশন জন্য অন্যান্য ফরম্যাট questionnaires আকারে, যেখানে নির্দিষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা হয় এবং উত্তর নথিভুক্ত করা হয়। উত্তরের উপর ভিত্তি করে, রিপোর্ট এবং অন্যান্য অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম সমস্যা সমাধান করা হয়। অনেক বার ডকুমেন্টেশন উভয় flowcharts এবং questionnaires আছে।
বিবেচ্য বিষয়
অনেক সংস্থা অন্যদের পরিবর্তে কীভাবে এবং কেন নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম নির্বাচন করে তা নথিভুক্ত করে। এটি ব্যবহারকারীদের চিন্তাভাবনা সম্পর্কে আসলেই ভাল ধারণা দিতে পারে, এমনকি কোনও সিদ্ধান্ত নির্মাতারা প্রশ্নগুলির জন্য কাছাকাছি না থাকলেও। সিস্টেম বাস্তবায়ন ব্যয়বহুল হতে পারে, সিদ্ধান্তের প্রক্রিয়াটি নথিভুক্ত করার জন্য সাধারণত কয়েক মিনিট মিটিং পাওয়া যায়। হয়তো বিনামূল্যে প্রশিক্ষণ অন্য বিক্রেতা তুলনায় আরো আকর্ষণীয় ছিল যে একটি বিক্রেতা দ্বারা দেওয়া হয়। সুতরাং, এমনকি একটি সিস্টেম বাস্তবায়ন চলছে আগে, ডকুমেন্টেশন পাশাপাশি পাওয়া যাবে।
