আপনি যদি কোন সংস্থান বা প্রতিষ্ঠানের মালিক হন বা পরিচালনা করেন তবে আপনার গ্রাহকরা আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সম্পদগুলির মধ্যে রয়েছে। যদি তাদের অভিযোগ থাকে তবে সেই প্রতিক্রিয়াটি ট্র্যাক এবং পরিচালনা করার জন্য আপনার কাছে একটি সিস্টেম থাকা উচিত। অভিযোগ ট্র্যাকিং শুধুমাত্র গ্রাহক উপকৃত হবে না; গ্রাহকদের সুখী রাখতে আপনার সংস্থার উন্নতির প্রয়োজন কোথায় তা আপনাকে দেখানোর মাধ্যমে এটি আপনার কোম্পানীকে উপকৃত করতে পারে।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
সীমা অতিক্রম করা
-
কম্পিউটার
অভিযোগ জমা করার জন্য একটি ডাটাবেস স্থাপন করুন; একটি এক্সেল স্প্রেডশীট একটি বিকল্প। গ্রাহক ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার, যেমন "অভিযোগ সফটওয়্যার," "মেট্রিক স্ট্রীম" এবং "গ্রাহক এক্সপ্রেশন", অভিযোগগুলি ট্র্যাক করতে ক্রয় এবং ডাউনলোড করা যেতে পারে।
এক্সেল ব্যবহার করলে স্প্রেডশীটের বিভাগগুলি সংজ্ঞায়িত করতে হবে যেমন গ্রাহকের অভিযোগ প্রাপ্তির তারিখ, ব্যক্তিটির নাম, যিনি অভিযোগ পেয়েছেন, নির্দিষ্ট সমস্যা, বিষয় সম্পর্কে বিশদ এবং গ্রাহককে যে কোনও প্রতিশ্রুতি দিয়েছিলেন তার দ্বারা অভিযোগ পেয়েছি।
অভিযোগগুলিতে একটি টিকিট বা সংখ্যায়ন সিস্টেম বরাদ্দ করুন যাতে তারা সহজেই ডাটাবেসে পাওয়া যায়। গ্রাহকের কাছে টিকেট নম্বর সরবরাহ করুন যাতে সে কল করতে পারে এবং আপনার কোম্পানির ফোনটি উত্তর দেওয়ার জন্য যে কেউ তার অভিযোগের অবস্থা যাচাই করতে পারে।
ডাটাবেসের ডকুমেন্ট গ্রাহকের অভিযোগ সমাধান করার জন্য তারিখগুলি গ্রহণ করা হয়েছিল। উদাহরণস্বরূপ, যদি ইন্টারনেট গ্রাহকের DSL মোডেমের সমস্যার সমাধান করার জন্য কোনও ফিল্ড টেকনিশিয়ানকে পাঠানো হয় তবে প্রেরণের অনুরোধ করা তারিখ এবং প্রযুক্তিবিদকে প্রকৃতপক্ষে প্রেরণের তারিখটি নথিভুক্ত করুন।
গ্রাহকের কাছে ফলো আপ কল করুন। এতে গ্রাহককে তার অভিযোগের বিষয়ে জানানো হয় এবং তার সন্তুষ্টি সমস্যার সমাধান করা হয়েছে কিনা তা যাচাইয়ের জন্য কলগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে এমন কলগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।যদি গ্রাহক তার অভিযোগের অবস্থা জানতে চাইলেন, সেই কলটি তারিখের সাথে সিস্টেমেও নথিভুক্ত করা উচিত।
নোটগুলির সাথে অভিযোগ বন্ধ করুন যা এটি সমাধান করা হয়েছে তা নির্দেশ করে। এই কোম্পানীর সমস্যাটি সমাধান করার তারিখ এবং গ্রাহক যে রেজল্যুশন যাচাইয়ের তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। যদি গ্রাহক রেজোলিউশনের সাথে সন্তুষ্ট হন, তা নির্দেশ করুন। যদি গ্রাহক রেজোলিউশনের পরেও বিরক্ত হন তবে তাও নির্দেশ করুন।
