আর্থিক কার্যকলাপ নথিভুক্ত করার এবং নম্বর থেকে শিখতে একটি উপায় হিসাবে অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য অ্যাকাউন্টিং গুরুত্বপূর্ণ। আপনার ব্যবসার জন্য ট্যাক্স ফর্মগুলিতে আয় প্রতিবেদন করতে এবং আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলির মধ্যে প্রবাহিত তহবিলের ট্র্যাক রাখতে আপনার প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং প্রয়োজন। কিন্তু অ্যাকাউন্টিং তথ্যগুলি ক্রিয়াকলাপগুলিতে মূল্যবান অন্তর্দৃষ্টি সরবরাহ করে, এমন প্রবণতা এবং সুযোগগুলি দেখায় যা আপনার কোম্পানিকে আরো লাভজনক করতে সহায়তা করতে পারে। ট্যাক্স রিপোর্টিং এজেন্সিগুলি আপনাকে আয় এবং ব্যয়ের ট্র্যাক করে এমন সর্বনিম্ন স্তরে বইগুলি রাখতে বাধ্য। কিন্তু যদি আপনার ড্রাইভ এবং আগ্রহ থাকে তবে আপনি আপনার অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়াগুলি সম্পূর্ণভাবে ভিন্ন স্তরের দিকে নিয়ে যেতে পারেন এবং একটি স্মার্ট এবং আরও আর্থিকভাবে কার্যকর ব্যবসা তৈরি করতে তাদের ব্যবহার করতে পারেন।
অ্যাকাউন্টিং ব্যবসায়ের ধরন প্রয়োজন
ট্র্যাকিং আয় এবং ব্যয়ের: আপনার ব্যবসার মোট আয় এবং মোট আয় উভয়ের উপর ভিত্তি করে ট্যাক্স ফর্ম পূরণ করতে হবে। রাজ্য এবং স্থানীয় আয়ের ট্যাক্স রাজস্ব শতাংশ হিসাবে গণনা করা হয়। শহর, রাজ্য এবং ফেডারেল আয়কর মোট আয় থেকে deductible খরচ কমানোর পরে আপনার নেট মুনাফা উপর ভিত্তি করে। এই পরিমাণগুলি সঠিকভাবে গণনা করার জন্য, আপনার ব্যবসায়কে উপার্জন সংখ্যাগুলির ভিত্তিতে ভিত্তিতে মোট আয় এবং ট্র্যাক এবং ট্যালি ট্র্যাক করতে হবে এবং ব্যবসায়িক ব্যয়গুলির ভিত্তি হিসাবে সমস্ত ব্যয় যোগ করতে হবে। সামগ্রিক আয় প্রতিবেদন করার সময়, আপনাকে পাইকারি এবং খুচরা মতো বিভাগগুলিতে আপনার উপার্জনগুলি ভাঙ্গতে হবে। আয়করগুলির জন্য নেট মুনাফা গণনা করার সময়, আপনাকে বিভাগগুলিতে ব্যয়, ভাগ্য, ভাড়া, ইউটিলিটি এবং স্বয়ংক্রিয় খরচ হিসাবে ব্যয়ের মধ্যে ভাগ ভাগ করতে হবে।
বেতন হিসাব: মজুরি বা বেতন এবং ঘন্টার ঘন্টার উপর ভিত্তি করে প্রতিটি কর্মচারীকে কত বেতন দিতে হবে তা গণনা করার পাশাপাশি আপনার ব্যবসাটি সামাজিক নিরাপত্তা ও মেডিকেয়ারের সাথে মেলামেশার অবদানকারীর সাথে সামাজিক নিরাপত্তা, মেডিকেয়ার এবং আয়করগুলি আপনার কর্মচারীদের দেনাগুলিও আটকানো এবং প্রদান করতে হবে। আপনার কর্মচারী কতগুলি কাজ করে এবং কতগুলি উপার্জন করে তার উপর ভিত্তি করে আপনাকে আপনার রাষ্ট্রের তহবিলে বেকারত্ব বীমা এবং শিল্প বীমা দিতে হবে। আপনার ব্যবসার জন্য এই সংখ্যাগুলির ট্র্যাক রাখতে এবং সমস্ত পেপroll কর দিতে এবং সমস্ত পেলেল ট্যাক্স প্রতিবেদনগুলি দায়ের করার জন্য একটি সমন্বিত এবং আপ-টু-ডেট পেরোল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের প্রয়োজন হবে।
নগদ প্রবাহ অ্যাকাউন্টিং: আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম উপলব্ধতা ট্র্যাকিং এবং নগদ প্রয়োজন জন্য সরঞ্জাম অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনি যদি নগদ ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করেন, তবে আপনার সাপ্তাহিক এবং মাসিক পরিসংখ্যান আপনাকে কতটা আসছে এবং বেরিয়ে আসার একটি ভাল ধারণা দেবে। যদি আপনি অ্যাকাউন্টিংয়ের অ্যাক্রুয়াল সিস্টেমটি ব্যবহার করেন তবে আপনি আসলে এটির জন্য অর্থ প্রদান করার আগে উপার্জন হিসাবে একটি বিক্রয় রেকর্ড করতে পারেন, তাই নগদ প্রাপ্যতা নিরীক্ষণের জন্য আপনার অন্য কোন উপায় দরকার। আপনি নগদ বা অ্যাক্স্রিয়াল সিস্টেমটি ব্যবহার করেন কিনা, আপনার নগদ প্রবাহ আপনার আয়ের আয় এবং ব্যয়ের সাথে সরাসরি সম্পর্কযুক্ত না থাকলে আপনি ঋণ ফেরত দিচ্ছেন, অথবা যদি আপনি ইতিমধ্যেই কেনা যে সরঞ্জামগুলি অবমূল্যায়ন করছেন সেগুলি আপনার সাথে সম্পর্কিত নাও হতে পারে।
ব্যালেন্স শীট: একটি ব্যালেন্স শীট সময় একটি নির্দিষ্ট মুহুর্তে আপনার আর্থিক ছবি একটি স্ন্যাপশট। এতে আপনার কী কী এবং আপনি কী দেন তা সম্পর্কে তথ্য রয়েছে। আপনার সম্পদগুলির তালিকায় ব্যাংকের নগদ, আপনি যে সরঞ্জামগুলি ক্রয় করেছেন তার পরিমাণটি হ্রাস পেয়েছে এবং অ্যাকাউন্টগুলি প্রাপ্তিযোগ্য বা অর্থ যা ইতিমধ্যে আপনি তৈরি করেছেন তার জন্য রয়েছে। আপনার ব্যালেন্স শীটের দায়গুলির তালিকায় ঋণ এবং ক্রেডিট কার্ডের কারণে ব্যালেন্স, এবং অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয় এবং অসামান্য ইউটিলিটি বিলগুলির মতো স্বল্পমেয়াদী ঋণগুলি অন্তর্ভুক্ত হবে। আপনার সম্পদ থেকে আপনার দায় হ্রাস করে, আপনার ব্যালেন্স শীট আপনার কোম্পানির বর্তমান নেট মূল্য দেখায়। যখন আপনি সময়ের সাথে ব্যালেন্স শীট তৈরি করেন, তখন আপনি দেখতে পাবেন কীভাবে আপনার উপার্জন এবং ব্যয়ের পরিমাণগুলি কীভাবে সম্পন্ন হয়েছে এবং সম্পদ বা ঋণ তৈরি হয়েছে।একটি ব্যালেন্স শীটও দেখায় যে আপনার নেট কতটি তরল হয় এবং সহজে উপলব্ধ নগদ প্রদান না করে এমন সম্পদগুলির মধ্যে কতটা আপত্তিযুক্ত হয়।
অপারেশন রিপোর্ট: অ্যাকাউন্টিং রিপোর্টের পাশাপাশি আপনার ব্যবসায়টি ট্যাক্স এজেন্সি এবং ঋণদাতাদের দ্বারা সম্পূর্ণ করতে হবে, আপনি কাস্টমাইজড প্রতিবেদনগুলি তৈরি করতে পারেন যা আপনার লাইনটি এক ঘণ্টার মধ্যে উত্পাদিত পণ্য মূল্যের প্রতিটি মূল্যকে আপনার প্রতিটি বিক্রয়ের জন্য বিক্রয় পরিসংখ্যানগুলিতে ট্র্যাক করে কর্মীদের। এই সংখ্যা কৌশলগত সিদ্ধান্ত তৈরীর সমালোচনামূলক। আপনার ব্যবসায়ের কোন দিকগুলি সবচেয়ে মুনাফা অর্জন করে এবং এটি সর্বাধিক মূল্যবান তা চিহ্নিত করার জন্য তারা আপনাকে সাহায্য করতে পারে। তারা সংশোধন করতে পারে এমন সমস্যার জন্য আপনার মনোযোগকেও কল করতে পারে, যেমন উত্পাদনগুলির দিকগুলি যা খুব বেশি সময় নেয় এবং খুব বেশি খরচ করে।
ব্যবসা কিভাবে অ্যাকাউন্টিং করতে পারেন
আপনার ব্যবসাটি আপনার অ্যাকাউন্টিং ইন-হাউস করতে পারে অথবা প্রক্রিয়াটির সাথে সহায়তার জন্য বাহ্যিক পেশাদার নিয়োগ করতে পারে। অনেক কোম্পানি অভ্যন্তরীণ কর্মীদের মৌলিক হিসাবরক্ষণের মতো কিছু কাজ সম্পন্ন করে, এবং তারপরে বার্ষিক করগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য বাইরে অ্যাকাউন্টেন্টের সাথে চুক্তিবদ্ধ করে এই দুইটি পদ্ধতির সংকর ব্যবহার করে।
ইন-হাউস একাউন্টিং আপনার ব্যবসায়কে গভীরভাবে জানেন, আপনার আয় এবং ব্যয়ের রেকর্ডিং করার সুবিধা দেয়। আপনার ব্যবসায়ের সাথে গভীরভাবে জড়িত এমন একটি বই-সরবরাহকারী, রসিদগুলিতে আইটেমগুলি সনাক্ত এবং শ্রেণিবদ্ধ করতে সক্ষম হবেন, এটি নির্ধারণ করা হয় যে সামগ্রীগুলি আপনার বিক্রি করা সামগ্রীর সামগ্রীগুলির মধ্যে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে কিনা বা কোনও দৃশ্যের আয়োজনের জন্য আপনার প্রয়োজনীয় সরবরাহ সরবরাহ করতে পারে। যাইহোক, একটি ইন-হাউস বইয়ের মালিকের এমন পেশাদার দক্ষতা থাকতে পারে না যে একজন বহিরাগত এই মিশ্রণে আনতে পারে। এই জ্ঞানটি আপনার প্রাথমিক হিসাবরক্ষণের সেটআপের মতো সিস্টেমগুলি তৈরি করার জন্য এবং সেইসাথে ব্যয়ের মতো অর্থোপার্জনগুলি ধরার জন্যও কার্যকর, যা বৈধভাবে ছাড়যোগ্য নয়।
বাহিরের বাইককিপার আপনার কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়াগুলিতে অভিজ্ঞতা এবং দৃষ্টিকোণ আনতে পারে। একজন পেশাদার হিসাবে, এই বইয়ের মালিক সম্ভবত বেশ কয়েকটি ব্যবসার বইগুলি দেখেছেন এবং আপনার সিস্টেমগুলি কীভাবে আপডেট করবেন তা আপনাকে দেখাতে পারে যাতে তারা আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ করে এবং ব্যাংকার এবং কর আদায়কারীর মতো অন্যান্য পেশাদারদের দ্বারা বোঝা যায়। তবে, একজন বহিরাগত আপনার ব্যবসাটি কীভাবে কাজ করে এবং আপনি কোন তথ্যটি সবচেয়ে বেশি কাজে লাগাতে পারেন তা বোঝার অন্তর্বর্তী হিসাবে ভাল কাজ নাও করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার একাউন্টেন্ট সম্ভবত কোন পণ্যদ্রব্যের দৃষ্টিকোণ থেকে বহনকারী জায়গুলি বুঝতে পারবেন না। তবুও পণ্যদ্রব্যের বিভিন্ন বিভাগগুলি কীভাবে চলছে তার তথ্য আপনার ক্রয়কে সুরক্ষিত করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে।
ব্যবসার জন্য অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রকার
অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার: অনলাইন অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামগুলি আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্ট অ্যাকাউন্টের সাথে আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলির সাথে সিঙ্ক করার সুবিধা দেয়। এই পদ্ধতিটি সহজেই আপনার ব্যাঙ্ক ফিডগুলির মধ্যে এটি সন্ধান করে এবং ডান বোতামগুলিতে ক্লিক করে লেনদেনগুলি প্রবেশ করা সহজ করে। এই বৈশিষ্ট্যটির সম্ভাবনা কমিয়ে দেয় যে আপনি ব্যয়টি মিস করবেন, যেমন আপনি যদি কাগজে প্রাপ্তির সাথে শুরু করেন এবং একটি হারিয়ে যান। অনলাইন একাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে আপনি নিজের কম্পিউটার ব্যবহার করার পরিবর্তে কোনও কম্পিউটার থেকে আপনার অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রাম অ্যাক্সেস করতে পারবেন। তবে, অনলাইন অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামগুলি প্রতিটি লেনদেন প্রক্রিয়া করার জন্য ডেস্কটপ সংস্করণগুলির চেয়ে বেশি সময় নেয় এবং আপনি যখন কয়েক ডজন এন্ট্রি তৈরি করছেন তখন এই সময় যোগ করা হয়। এছাড়াও, ব্যাংক ফিডগুলির সাথে মিলিত রসিদগুলির অনুশীলনটি ধীর এবং গুরুতর হতে পারে এবং যদি একক ক্রয়ের সামগ্রী সামগ্রী এবং সরবরাহের মতো একাধিক বিভাগে আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে তবে এই পদক্ষেপটি প্রয়োজনীয়। QuickBooks সবচেয়ে জনপ্রিয় এবং সবচেয়ে রেট অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার। জেরো ম্যাক ব্যবহারকারীদের জন্য অত্যন্ত সম্মানিত, এবং জোহো খুব ছোট ব্যবসার জন্য বিশেষ করে ভাল কাজ করে।
ডেস্কটপ একাউন্টিং সফ্টওয়্যার: যদিও অনলাইন অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামগুলি জনপ্রিয়তার সাথে বেড়ে উঠছে, তবে ডেস্কটপ সংস্করণগুলি এখনও অনেক ব্যবহারকারীর জন্য সুবিধা দেয়। আপনি এক-সময় ক্রয়ের সাথে একটি ডেস্কটপ অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রাম কিনতে পারেন, যখন অনলাইন প্রোগ্রাম চলমান মাসিক ফি চার্জ করে। যখন আপনি একটি ডেস্কটপ প্রোগ্রাম ব্যবহার করেন, তখন আপনার সমস্ত তথ্য আপনার কম্পিউটারে সহজেই উপলব্ধ থাকে, ক্লাউডের অবস্থানের পরিবর্তে এটি নিরাপত্তা সমস্যাগুলির জন্য ঝুঁকিপূর্ণ এবং ব্যাপকভাবে সিস্টেম ব্যর্থতাগুলি। ডেস্কটপ অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ক্লাউড-ভিত্তিক সিস্টেমের তুলনায় অনেক বেশি সরল, এটি সনাক্ত করা এবং ত্রুটির এবং অসঙ্গতি সনাক্ত করা সহজ করে তোলে। তাদের আপেক্ষিক সরলতার কারণে, ডেস্কটপ সিস্টেমগুলি আপনার কোম্পানির ব্যক্তিগত চাহিদার সাথে মানিয়ে নিতে আরও সহজ।
কাস্টম এবং ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম
আপনার ব্যবসায়টি যদি ছোট এবং আপনার প্রয়োজনগুলি সহজ হয় তবে আপনাকে আসলে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের প্রয়োজন নেই। আপনি এক্সেল বা Google পত্রকগুলির সাহায্যে স্প্রেডশিটগুলি ডিজাইন করতে পারেন যা আপনাকে জানতে প্রয়োজনীয় বৈকল্পিকগুলি ট্র্যাক করতে এবং যোগ করতে সহায়তা করে, যেমন শ্রেণীবদ্ধ ব্যয় এবং চলমান উপার্জন। এই প্রোগ্রামগুলি আপনাকে আপনার ব্যবসার জন্য যে কোনও উপায়ে আপনার তথ্য রাখতে এবং সংগঠিত করতে সহায়তা করবে এবং হোমগ্রাউন্ড স্প্রেডশিটগুলি আপনার করের অর্থ প্রদান এবং আপনার ক্রিয়াকলাপগুলি বোঝার জন্য আপনাকে কী জানাতে হবে সেগুলি যতক্ষণ না জানায় ততক্ষণ পর্যন্ত সম্পূর্ণরূপে বৈধ অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি তৈরি করবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এমন একটি Payroll সিস্টেম সেট আপ করতে পারেন যা নির্দিষ্ট কাজ যেমন ঘন্টা হিসাবে ব্যয় করে লগ ইন করে। তারপরে আপনি এই উত্পাদনের ব্যবহার প্রতি উত্পাদন ঘন্টা উত্পাদিত পণ্যের গড় ডলার মান গণনা করতে পারেন এবং আপনি সপ্তাহে সপ্তাহে এই চিত্রটি পরিবর্তন করে দেখতে পারেন।
কিন্তু আপনি ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্টিং করতে একটি কম্পিউটার প্রয়োজন নেই। ব্যবসায় মালিকরা শতাব্দী ধরে সম্পন্ন করেছেন, এটি হস্তলিখিত লেজার রাখা সম্পূর্ণরূপে বৈধ। অফিসের সরবরাহের দোকান যথাযথভাবে আকারের কলাম সহ অ্যাকাউন্টিং বই বিক্রি করে এবং আপনি আয় এবং ব্যয়ের তালিকাবদ্ধ এবং শ্রেণিবদ্ধ করতে এই ব্যবহার করতে পারেন। একটি ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের সাহায্যে, আপনাকে হাত দ্বারা সমস্ত পরিসংখ্যান যোগ করতে হবে, যা অ্যাকাউন্টিংয়ের সময় ব্যয় করে নাটকীয়ভাবে বাড়ায়। যাইহোক, ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম কম্পিউটারের glitches এবং কম্পিউটারিত সিস্টেমের সাথে আপনি সম্মুখীন হারানো তথ্য ঝুঁকি ধরনের ঝুঁকিপূর্ণ নয়। সত্য, আপনার ঘরটি পুড়ে যেতে পারে এবং আপনি আপনার অ্যাকাউন্টারকে হারাতে পারেন তবে হার্ডওয়্যার ব্যর্থতা বাড়ির আগুনের চেয়ে অনেক বেশি সাধারণ।
একক এন্ট্রি বনাম দ্বি-প্রবেশ অ্যাকাউন্টিং
আপনার ব্যবসা ছোট এবং তুলনামূলকভাবে সহজ হলেও, আপনি একক এবং ডবল-এন্ট্রি হিসাবরক্ষণের মধ্যেও চয়ন করতে পারেন। একটি একক-এন্ট্রি সিস্টেম কেবল আপনি যা ব্যয় করেছেন এবং অর্জন করেছেন তা ট্র্যাক করে এবং এই পরিমাণগুলি লম্বা করে। আপনি যদি একটি হস্তাক্ষরযুক্ত ব্যাবহারকারী বা আপনি নিজের স্প্রেডশিট তৈরি করে থাকেন তবে আপনি সম্ভবত একক-এন্ট্রি অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করে থাকেন। একটি ডবল-এন্ট্রি সিস্টেম আপনার অ্যাকাউন্টিং তথ্য আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট এবং আপনার ব্যালেন্স শীটের সাথে সম্পর্কিত অন্যান্য তথ্য দিয়ে সিঙ্ক করে। প্রত্যেক সময় আপনি যখন মনে করেন আপনার কোম্পানী উপার্জন অর্জন করেছে, তখন আপনি (অথবা আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার তৈরি করবেন) একটি সংশ্লিষ্ট এন্ট্রি প্রদর্শন করবেন যেখানে এটি আপনার ব্যবসার মধ্যে দেখানো অর্থ যেমন একটি নির্দিষ্ট ব্যাঙ্ক একাউন্টে প্রদর্শিত হবে। একইভাবে, প্রতিবার আপনি যখন ব্যয়ের জন্য অর্থ প্রদান করেন, তখন একটি ডবল-এন্ট্রি সিস্টেম দেখায় যে আপনার সংস্থা কীভাবে অর্থ ব্যয় করেছে। আপনি কোনও দ্বি-প্রবেশপত্রের হিসাবরক্ষণ ব্যবস্থা বজায় রাখেন এমন কোনও আইনি প্রয়োজন নেই, তবে আপনি যদি একক-এন্ট্রি বইগুলি রাখেন তবে আপনাকে আপনার বর্তমান সম্পদের সাথে তুলনা করার জন্য আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের সাথে তুলনা করার এবং পুনর্মিলন করার একটি উপায় বিকাশ করা উচিত।
সঠিক অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম নির্বাচন
প্রতিটি ব্যবসা জন্য সঠিক যে কোন অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম আছে। আপনার কোম্পানির বইগুলি কীভাবে সেট আপ করবেন তা চয়ন করার সময়, কোন ধরণের তথ্য আপনার সবচেয়ে বেশি প্রয়োজন তা বিবেচনা করুন এবং এটির জন্য আপনি কোন সংস্থানগুলি উৎসর্গ করতে ইচ্ছুক তা বিবেচনা করুন। আপনি যদি সংখ্যাগুলির সাথে কাজ করতে না ঘৃণা করেন এবং তারা আপনার কাছে খুব কমই বুদ্ধিমান হন, তাহলে বাইরে থাকা একজন পেশাদারকে ভাড়া করুন তবে আপনি যে রিপোর্টগুলি পেয়েছেন তা বোঝার জন্য যত তাড়াতাড়ি সম্ভব শিখতে চেষ্টা করুন। আপনার যদি সময় এবং আগ্রহ থাকে তবে যতটা সম্ভব আপনার নিজের অ্যাকাউন্টিংটি করুন। আপনার সংগৃহীত তথ্য প্রাসঙ্গিক এবং অর্থপূর্ণ হবে এবং আপনি কীভাবে আপনার ব্যবসায়কে সর্বাধিক সফল করে তুলতে মূল্যবান অন্তর্দৃষ্টি লাভ করবেন।
