চুক্তি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া কিভাবে পরিচালনা করবেন

চুক্তি ব্যবস্থাপনাটি চুক্তিটির পরামিতিগুলি চুক্তির মধ্যে উল্লিখিত নির্দেশিকা অনুসারে অনুসরণ করা হয় তা নিশ্চিত করার অনুশীলন। এর ফলে, চুক্তিবদ্ধ জীবন চক্রের ক্রমাগত ব্যবস্থাপনা যথাযথ প্রেক্ষাপটে চুক্তির পূর্ণতা নিশ্চিত করার জন্য মেনে চলতে হবে। চুক্তির ধরন, নিয়োগ চুক্তি থেকে নির্মাণ চুক্তি পর্যন্ত পরিচালিত হচ্ছে, সমস্ত একই পদ্ধতি অনুসরণ করে সঠিকভাবে পরিচালিত হতে পারে।

তার সম্পূর্ণতা চুক্তি মাধ্যমে পড়ুন। সময় ফ্রেম এবং নির্দিষ্ট তারিখ সহ কী তথ্য পয়েন্ট হাইলাইট। লক্ষ্যপূর্ণ সমাপ্তির সময়গুলি বোঝা এবং নজর রাখা হয় তা নিশ্চিত করতে সেই ক্যালেন্ডার বা অন্যান্য সময়সূচী অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে সেই সমালোচনামূলক তারিখগুলি চিহ্নিত করুন। চুক্তির মূল ক্ষেত্রগুলি হাইলাইট করুন যা চুক্তিতে নামযুক্ত কাজের কর্মচারীদের কাজের দায়িত্ব এবং সামগ্রিক চুক্তির দায়িত্ব তালিকাবদ্ধ করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি নতুন বিল্ডিং নির্মাণ চুক্তির সাথে সাথে সমস্ত সাব-কন্ট্রাক্টিং কাজটি সম্পন্ন করার জন্য যোগাযোগের একটি বিন্দু এবং দায়ী পার্টি হিসাবে একটি ফোরাম্যান নামকরণ করা হবে।

চুক্তির পরামিতিগুলির মধ্যে উল্লিখিত প্রতিটি নির্দিষ্ট তারিখের আগে অগ্রিম আপডেট মিটিং এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলি ভাল। চুক্তির সার্বিক অগ্রগতিতে আপনাকে আপডেট করার জন্য দায়ী ব্যক্তিদের সাথে মুখোমুখি হন বা ফোন মিটিংগুলি নিশ্চিত করুন। চুক্তির সার্বিক অগ্রগতির হিসাব করার জন্য এবং উদ্ভূত সমস্যা ও উদ্বেগগুলি মোকাবেলার উপায় হিসাবে অন্তর্বর্তীকালীন মিটিংগুলি ব্যবহার করুন।

চুক্তির সাথে জড়িত সমস্ত পক্ষের জন্য কখন এবং কোথায় কথা বলা হয়েছিল সে সম্পর্কে খুব বিস্তারিত নোট রাখুন। একটি নিয়মিত এবং রুটিন ভিত্তিতে বলেন দল সঙ্গে চেক ইন করুন। চূড়ান্ত চুক্তির প্রেক্ষিতে উল্লিখিত সময়সূচী অনুসারে জিনিসগুলি চলছে তা নিশ্চিত করতে প্রতি সপ্তাহে একবার ইমেল বা ফোন পাঠান।

চুক্তিতে জড়িত সমস্ত পরিচালক এবং উপবিষয়ক আছে একটি সাপ্তাহিক ভিত্তিতে আপনি বিস্তারিত আপডেট তালিকা পাঠান। সমস্ত চুক্তি অগ্রগতি একটি কাগজ ট্রেলার বজায় রাখার জন্য ইমেইল, ফ্যাক্স বা ঐতিহ্যগত মেল মাধ্যমে পাঠানো আপডেট আছে। একটি নিরাপদ এবং সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য অবস্থান সব চিঠিপত্র রাখুন।

ব্যবহৃত সামগ্রীর সঠিক এবং ক্রমাগত হালনাগাদকৃত তালিকা, উপকরণ প্রয়োজনীয়, শিপিং এবং গ্রহণের সময়সূচী, চুক্তি কার্যসূচি, চুক্তি সমাপ্তির জন্য গৃহীত শ্রম ঘন্টা এবং চুক্তির বাজেট প্রভাবিত করে অন্যান্য সমস্ত ডেটা বজায় রাখুন। খরচ ছাঁটাই এবং উত্পাদনশীলতা বাড়ানোর উপায়গুলির জন্য প্রতি চার থেকে ছয় সপ্তাহের মধ্যে চুক্তি বাজেট পর্যালোচনা, মূল্যায়ন এবং মূল্যায়ন করুন।

সমস্যাগুলি বা সমস্যাগুলি আপনার মনোযোগে নিয়ে আসা হলে চুক্তি নিয়ে আলোচনা করার জন্য অতিরিক্ত মিটিংগুলি ধরে থাকুন। উদ্বেগগুলি প্রধান সমস্যা হয়ে উঠার জন্য অপেক্ষা করবেন না, প্রক্রিয়ার শুরুতে সমাধান খুঁজে বের করে বড় সমস্যাগুলি বন্ধ করে দেওয়ার চেষ্টা করুন।