এমনকি টেলিফোন এবং ইন্টারনেটের সাথেও, ব্যবসার উদ্দেশ্যে পুরানো-ফ্যাশন চিঠি পাঠানোর জন্য কখনও কখনও প্রয়োজনীয়। চিঠির সাথে আপনার ব্যবসার অ্যাকাউন্টের রেকর্ডগুলি আপডেট করা কার্যকরী, কারণ অক্ষরগুলি ভুলে যাওয়ার সম্ভাবনা কম (যেমন ফোন কল) এবং কম উপেক্ষা করা যেতে পারে (ইমেলগুলির মতো)। তারা একটি সহজ কাগজ ট্রেইল প্রদান। আপনি যদি আপনার রেকর্ডগুলি একটি চিঠির সাথে আপডেট করতে চান তবে আপনার সমস্ত বুনিয়াদি কভার করার জন্য কয়েকটি টিপস অনুসরণ করুন।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
কম্পিউটার
-
মুদ্রাকর
-
কাগজ
-
কপিয়ার
-
খাম
-
স্ট্যাম্প
যথাযথ ব্যক্তিকে আপনার আপডেটকৃত তথ্যটি নিশ্চিত করতে যথাযথ বিভাগকে চিঠিটি ঠিকানা দিন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি আপনার চেকবাক্স বা ডেবিট কার্ড নম্বর পরিবর্তন করেন তবে অ্যাকাউন্টে প্রদেয় বিভাগগুলিতে আপনার চিঠিটি ঠিকানা দিন। আপনি যদি আপনার ঠিকানা পরিবর্তন করেন, আপনার চিঠি ঠিকানা "গ্রাহক রেকর্ড।" আপনি যদি কোন বিভাগকে আপনার অনুরোধটি পরিচালনা করতে চান তা নিশ্চিত না হন, তাহলে কোম্পানিকে কল করুন এবং আপনার চিঠির ঠিকানা দেওয়ার আগে জিজ্ঞাসা করুন, অথবা কোম্পানির ওয়েবসাইটে তথ্য সন্ধান করুন।
কোম্পানির রেকর্ড এবং আপনার নিজের ব্যক্তিগত রেকর্ডের জন্য চিঠির শীর্ষে থাকা তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি নির্দিষ্ট পরিষেবার তারিখ হিসাবে আপনার পরিষেবাদি বাতিল বা ডাউনসাইজড করার অনুরোধ করেন তবে কোম্পানী আপনার অনুরোধটি যথাযথভাবে প্রক্রিয়া করে না, আপনার কাছে অ-অর্থ প্রদানের কারণ রয়েছে কারণ আপনার তারিখের একটি অনুলিপি রয়েছে।
আপনার অ্যাকাউন্ট নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন। এটি আপনার অনুরোধ প্রক্রিয়াকরণকারীকে আপনার অ্যাকাউন্টটি সনাক্ত করতে এবং আপনার অনুরোধটি দ্রুত পূরণ করতে সহায়তা করবে।
আপনার পুরানো তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি আপনার ফোন নাম্বারটি পরিবর্তন বা পরিবর্তন করেন তবে চিঠির মধ্যে "এই আমার পুরানো ঠিকানা ছিল" বা "এটি আমার পুরানো ফোন নম্বর।" আপনার রেকর্ড আপডেট করার জন্য আপনার অ্যাকাউন্টটি টেনে আনতে কোম্পানির এই তথ্য প্রয়োজন হতে পারে।
আপনার নতুন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। চিঠিতে রাষ্ট্র, "এটি আমার নতুন ঠিকানা" বা "এটি আমার নতুন ফোন নম্বর।" আপনি আপনার আপডেট হওয়া তথ্যকে গাঢ় মুদ্রণ বা একটি বড় ফন্টে রাখতে চান যাতে আপনার অনুরোধ প্রক্রিয়া করা ব্যক্তিটি তথ্যটি সনাক্ত করার সময়টি সহজ করে তুলতে পারে।
অনুরোধ রিটার্ন চিঠিপত্র। আপনার তথ্য আপডেট করা হয়েছে তা আপনাকে অবহিত করে আপনাকে ফেরত পাঠানোর জন্য একটি চিঠি পাঠানো হবে। যখন আপনি আপনার নিশ্চিতকরণ চিঠি পাবেন, তখন আপনার রেকর্ডগুলির জন্য এটি নিরাপদ স্থানে রাখুন।
আপনি পাঠানোর আগে চিঠিটির একটি অনুলিপি তৈরি করুন, কেবলমাত্র এটি পুনরায় পাঠানোর প্রয়োজন হলে বা পরবর্তী তারিখে এটি পড়ুন।
