আপনি একটি নতুন নির্মাণ ব্যবসা আছে বা আপনি শুধু আপনার কোম্পানীর নতুন গ্রাহকদের চেষ্টা করতে চান কিনা, একটি প্রচারমূলক চিঠি মেইলিং একটি বিজ্ঞ বিক্রি কৌশল। যতটা সম্ভব বিশ্বাসযোগ্য এবং পেশাদার হিসাবে উপস্থিত হতে, আপনার চিঠি সঠিক ব্যবসায়িক অক্ষর বিন্যাস এবং কৌশল অনুসরণ করা উচিত। চিঠিটির প্রাপক (গ্রাহক, বিনিয়োগকারী বা ঋণদাতা) উপর নির্ভর করে, আপনাকে সর্বোত্তম ছাপ দেওয়ার জন্য প্রতিটিটি কাস্টমাইজ করতে হবে, যদিও প্রতিটি চিঠিতে আপনি যে নির্মাণ পরিষেবাদিগুলি প্রস্তাব করেন সেগুলির সংক্ষিপ্ত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
এমন একটি শিরোনাম তৈরি করুন যা আপনার নির্মাণের ব্যবসায়, ঠিকানা, একটি ব্যবসা ফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করে। শিরোনামের নিচে ডাবল স্পেস এবং বর্তমান তারিখ টাইপ করুন।
ডাবল স্পেস এবং প্রাপকের নাম টাইপ করুন, তার কাজের শিরোনাম (যদি প্রযোজ্য হয়), তার কোম্পানির নাম এবং ঠিকানা, সমস্ত বাম-সমর্থনযোগ্য এবং একক স্থান।
একটি আনুষ্ঠানিক অভিবাদন টাইপ করুন, প্রাপকের নাম অনুসারে অভিবাদন (অর্থাত "প্রিয় মিসেস স্মিথ")। এমনকি যদি আপনি একই চিঠিটির একাধিক কপি পাঠাচ্ছেন, তবে আপনি প্রতিটি প্রাপকের ঠিকানায় সময় নিয়ে আরও ভাল ইমপ্রেশন এবং ব্যক্তিগত সংযোগ তৈরি করবেন।
আপনার সবচেয়ে আকর্ষণীয় তথ্যের সাথে শুরু হওয়া একটি দুই-তিন-বাক্যের প্রাথমিক সূত্রটি লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ব্যবসায় ছাদ পরিষেবাগুলিতে একটি বড় ডিসকাউন্ট সরবরাহ করছে, সম্প্রতি সম্প্রদায়ের জন্য একটি উল্লেখযোগ্য নির্মাণ প্রকল্প সম্পন্ন করেছে, অথবা সম্প্রতি উপলব্ধ এমন ইউটিলিটি ইনস্টলেশনের মতো একটি পরিষেবা প্রদান শুরু করেছে, যা প্রাপককে এই তথ্যটি অবিলম্বে দিতে দেয় তাদের মনোযোগ দখল।
আপনার প্রচার সম্পর্কে আরও বিস্তারিত জানার জন্য, কভার লেটারের শরীরটি লিখুন। প্রাপক আপনার নির্মাণ ব্যবসার সাথে পরিচিত না হলে, আপনি যে পরিষেবাগুলি সরবরাহ করেন তার একটি-থেকে-দু-বারের সারাংশ সরবরাহ করুন। যদিও আপনি সম্ভবত আপনার চিঠির সাথে কিছু ধরণের বিক্রয় করার চেষ্টা করছেন, তবুও আপনার কোম্পানী পরিবর্তে প্রাপককে কীভাবে সাহায্য করতে পারে সেই বিষয়ে এই অক্ষরের এই অংশটি ধরে রাখুন।
পরবর্তী ধাপটি ব্যাখ্যা করে, একটি কর্ম সমাপ্তি অন্তর্ভুক্ত একটি সমাপ্তি অনুচ্ছেদ লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি পুনর্নির্মাণের উপর বিক্রয় করে থাকেন তবে তারিখগুলি উল্লেখ করুন। আপনি যদি কোনও নতুন পরিষেবা সরবরাহ করেন তবে আপনি প্রাপকের প্রয়োজনীয়তাগুলি বিশ্বাস করেন, তা নিয়ে আলোচনা করার জন্য পরবর্তীতে আপনি কীভাবে যোগাযোগ করবেন তা নির্দেশ করুন। আনুষ্ঠানিকভাবে বন্ধ করার সময় তার সময় এবং শেষের জন্য প্রাপককে ধন্যবাদ (অর্থাত "আন্তরিক")। আপনার নাম এবং কাজের শিরোনাম ক্লোজিংয়ের নিচে ডবল স্থান টাইপ করুন।
বন্ধনীর সাথে সংযুক্ত নথির সংখ্যা সহ আপনার নামের নীচে ডবল ব্যবধান বা ফ্লাইয়ারগুলি চিহ্নিত করুন। উদাহরণস্বরূপ: "পরিবেষ্টনের (3)।"
