কিভাবে আমি অফিসের কর্মীদের একটি চিঠি দিয়ে পরিবর্তনকারীদের ভাড়াটেদের অবহিত করব?

যখন বাড়িওয়ালা অফিসের কর্মীদের পরিবর্তন করে, তখন সেই পরিবর্তনের ভাড়াটেদের পরামর্শ দেওয়া সহায়ক হয়, বিশেষ করে এমন কর্মীদের কর্মীদের যারা প্রায়ই ভাড়াটেদের সাথে যোগাযোগ করে। কর্মীদের ভাড়াটেদের এবং চিঠিতে অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তনগুলি পরামর্শ করা সহজ।

সমস্ত ভাড়াটেদের নাম ও ঠিকানাগুলির একটি তালিকা সংগ্রহ করুন যা পরিবর্তন দ্বারা প্রভাবিত হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একাধিক অবস্থানে স্থান ভাড়া দেন এবং সেইজন্য একাধিক ভাড়া অফিস পরিচালনা করেন তবে আপনাকে কেবল সেই ভাড়াটেদের সাথে যোগাযোগের প্রয়োজন হবে, যেখানে পরিবর্তন ঘটেছে যেখানে ভাড়া অফিসের সাথে কাজ করে। আপনি যদি শুধু একটি অফিস আছে, অবশ্যই, সব ভাড়াটে সতর্ক।

কোম্পানির লটারহেড শীর্ষে থাকা চিঠিটি "অফিসিয়াল" করে তৈরি করুন এবং আপনি যে তারিখগুলি সবচেয়ে বেশি অক্ষর বিতরণ করতে চান তার জন্য এটি তারিখ দিন। প্রতিটি চিঠি ব্যক্তিগতকৃত করতে মেমেমার প্রযুক্তি ব্যবহার করুন, অথবা আপনি প্রতিটি চিঠি "প্রিয় ভাড়াটে" সম্বোধন করে আরও সাধারণ বিন্যাস ব্যবহার করতে পারেন।

চিঠির বিষয়বস্তুটি সংক্ষিপ্ত এবং ব্যবসায়ের মতো হওয়া উচিত এবং সাধারণত সামগ্রীর দুটি অনুচ্ছেদের পাশাপাশি একটি বন্ধ হওয়া অনুচ্ছেদও গ্রহণ করা উচিত। প্রথম অনুচ্ছেদের মধ্যে কর্মীদের পরিবর্তন রিপোর্ট। যদি নতুন কর্মী প্রস্থানকারী কর্মচারীর সমস্ত দায়িত্ব গ্রহণ করে বলে, তাহলে কর্তব্যগুলি তালিকাভুক্ত করুন: "জেনি স্মিথ 1২ মার্চ তারিখে ফার্ম ছেড়ে যাবেন এবং মেরি জোন্স দ্বারা প্রতিস্থাপিত হবে, যিনি ভাড়াটে অভিযোগ, রক্ষণাবেক্ষণের জন্য দায়ী হবেন অনুরোধ, ভাড়া সংগ্রহ এবং সব সম্পর্কিত প্রশ্নের উত্তর।"

অন্য দিকে, যদি পূর্বে প্রস্থান কর্মচারী দ্বারা সঞ্চালিত কর্তব্য বিদ্যমান এবং / অথবা নতুন কর্মীদের মধ্যে বিতরণ করা হবে, প্রথম অনুচ্ছেদের মধ্যে যে প্লেইন করা; উদাহরণস্বরূপ: "জেনি স্মিথ 12 মার্চ তারিখে ফার্ম ছেড়ে চলে যাবেন এবং মেরি জোন্স দ্বারা প্রতিস্থাপিত হবে, যিনি ভাড়াটে অভিযোগ ও রক্ষণাবেক্ষণের অনুরোধের জন্য দায়ী হবেন। জো হোয়াইট ভাড়া সংগ্রহ এবং সমস্ত সম্পর্কিত প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার দায়িত্ব গ্রহণ করবে।"

দ্বিতীয় অনুচ্ছেদের মধ্যে, সমস্ত প্রাসঙ্গিক তারিখ অন্তর্ভুক্ত; উদাহরণস্বরূপ, অনেক ক্ষেত্রে, একজন কর্মী শুক্রবার ছেড়ে যায় এবং প্রতিস্থাপন নিম্নলিখিত সোমবার রিপোর্ট করে। অন্য ক্ষেত্রে, প্রস্থান কর্মচারী নতুন ট্রেন যখন একটি overlap সংক্ষিপ্ত সময়ের আছে। পরিবর্তনের তারিখ থেকে এগিয়ে যাওয়ার তারিখ থেকে দ্বিতীয় অনুচ্ছেদটি বন্ধ করুন, সমস্ত প্রাসঙ্গিক প্রশ্ন, মন্তব্য এবং সমস্যাগুলি তাদের জন্য নতুন করে দায়ী ব্যক্তিদের কাছে নির্দেশিত হওয়া উচিত এবং তাদের আবার নাম দেওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, "15 মার্চ শুরু করে, মেরি জোন্সকে অভিযোগ ও রক্ষণাবেক্ষণের অনুরোধগুলি ঠিকানা দিন এবং ভাড়া দেওয়ার জন্য জো হোয়াইটের সাথে যোগাযোগ করুন।"

চূড়ান্ত অনুচ্ছেদে, ভাড়াটেদের জানান যে তারা কোনও উদ্বেগ, মন্তব্য বা প্রশ্নগুলির সাথে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে বিনা দ্বিধায়। চিঠি স্বাক্ষর করুন "আন্তরিকভাবে," আপনার নাম অনুসরণ করে।

পরামর্শ

• ল্যান্ডলর্ড বা তাদের কর্মীরা এই ধরণের চিঠিপত্র হস্তান্তর বা মেলাতে পারে; অন্যথায়, তারা ভাড়া রসিদ দিয়ে বিতরণ করা যেতে পারে।

  চুম্বন হতে বিরক্ত এবং খুব বেশী তথ্য দিতে, এমনকি যখন জিনিস সুস্পষ্ট প্রতিরোধ। "জেনি স্মিথ একটি সন্তান রেখে যাচ্ছেন," অথবা "জেনি স্মিথ বিয়ে করছেন এবং তার হানিমুনে যাচ্ছেন, এবং তারপর রাষ্ট্র থেকে সরে যাবেন" উভয়ই অনেক বেশি তথ্য দেওয়ার উদাহরণ। Jennie যাকে সে পছন্দ করে তার তথ্য ভাগ করে নেবে, এবং ব্যবসার জন্য প্রয়োজনীয় যা আপনার চিঠি সীমাবদ্ধ করা যাক।