অনেক সময়, ব্যক্তিগত বা ব্যবসায়িক পরিস্থিতির ক্ষেত্রে, আপনাকে কাউকে একটি চিঠি লিখতে হবে এবং এটির একটি অনুলিপি অন্য ব্যক্তির কাছে পাঠাতে হবে। ইমেলের মত ইলেকট্রনিক যোগাযোগগুলি ব্যবহার করার সময় এটি একটি অপেক্ষাকৃত সহজ পদ্ধতি, কারণ আপনি একবার প্রেরণ বোতামের এক ক্লিকেই সমস্ত প্রাপককে একটি ইমেল পাঠাতে সক্ষম হন। যে ক্ষেত্রে আপনি কাউকে হার্ড-কপি চিঠি পাঠাচ্ছেন, এটি একটি অতিরিক্ত প্রাপককে একটি অনুলিপি পাঠানোর জন্য আরো বেশি চ্যালেঞ্জিংয়ের কারণ, কারণ ইমেল বার্তাগুলির একাধিক অনুলিপি এবং কয়েকটি অতিরিক্ত ধাপগুলি পাঠানোর মতো প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রক্রিয়া করা হয় না এবং বিবেচনার প্রয়োজন হয়।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
স্টেশনারি
-
সব প্রাপকদের জন্য মেইলিং ঠিকানা
-
খামে
-
ডাকমাসুল
আপনি প্রাথমিক প্রাপক এবং অন্য ব্যক্তির কাছে পাঠাতে চান এমন চিঠি লিখুন। আপনার নাম এবং স্বাক্ষর নীচের চিঠিটি নীচে "সিসি" এবং দ্বিতীয় ব্যক্তির নাম টাইপ করুন। প্রাথমিক "সিসি" "কার্বন অনুলিপি" এর জন্য দাঁড়িয়ে আছে এবং টাইপাইটারে কাগজের দুই শিটের মধ্যে কার্বন পেপারের শীট ব্যবহার করে টাইপস্টের অক্ষরের কপি তৈরি করার সময় থেকে একটি হোল্ডওভার হয়।
আসল চিঠি দুটি কপি করুন। প্রাথমিক প্রাপকের কাছে মূল চিঠিটি মেইল করুন। "সিসি" লাইন যোগ করা হবে যারা প্রত্যেক ব্যক্তির জন্য চিঠি কপি করুন। আপনার ব্যক্তিগত ফাইলের জন্য চিঠি একটি কপি সংরক্ষণ করুন। প্রাথমিক এবং মাধ্যমিক প্রাপক উভয় আপনার চিঠিতে আপনি যে তথ্যটি লিখেছেন এবং উভয়ই জানতে পারবে যে প্রতিটি চিঠি পেয়েছে।
আপনি স্বাক্ষরিত মূল চিঠি এক কপি করুন। আপনি আসল প্রাপককে সচেতন হতে চান না এমন অতিরিক্ত প্রাপককে পাঠাতে চিঠির এই কপিটি ব্যবহার করবেন। প্রাথমিক প্রাপকের কাছে মূল চিঠিটি মেইল করুন।
আপনার স্বাক্ষর নীচের চিঠিটি নীচে অক্ষরের কপিতে "বিসি" এবং দ্বিতীয় প্রাপকের নাম যোগ করুন। আপনার ব্যক্তিগত ফাইলের জন্য একটি অনুলিপি তৈরি করার পরে দ্বিতীয় প্রাপকের কাছে এটি মেল করুন। প্রাথমিক "বিসিএস" "অন্ধকার কার্বন অনুলিপি" এর পক্ষে দাঁড়িয়েছে এবং এর অর্থ প্রাথমিক প্রাপকটি জানেন না যে তার চিঠিটির একটি অনুলিপি অন্য পক্ষকে পাঠানো হয়েছে।
পরামর্শ
-
আপনি যদি কোনও ব্যবসার বিষয়ে বা অভিযোগের একটি চিঠি লেখেন তবে আপনার কপিটি স্থানীয় স্থানীয় ব্যবসায় ব্যুরোতে পাঠাতে সহায়ক হতে পারে। আপনার অভিযোগ আরো গুরুত্ব সহকারে নেওয়া যেতে পারে।
সতর্কতা
পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে, এটি "cc" বা "bcc" ব্যবহার করতে সহায়ক বা বিরক্তিকর হতে পারে। সাবধানে বিবেচনা করুন যে আপনি উভয় পক্ষকে আপনার চিঠির তথ্য সম্পর্কে সচেতন হতে চান এবং আপনি যদি প্রাথমিক প্রাপককে সচেতন হতে চান যে আপনি যে চিঠিটি পাঠিয়েছেন সেটি অন্য পক্ষের সাথে ভাগ করা হচ্ছে।
