এমন অনেক ঘটনা আছে যেখানে আপনাকে অন্য কারো পক্ষ থেকে একটি চিঠি লিখতে বলা হতে পারে। আইনজীবী, উদাহরণস্বরূপ, নিয়মিত এটা করতে। অন্যান্য পরিস্থিতিতে এমন ব্যক্তিদের জন্য লেখা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যারা নিজেরাই এটি করার দক্ষতা রাখে না বা যারা দ্বিতীয় ভাষা শিখছে এবং ইংরেজিতে লিখতে পারে না। অফিস থেকে আপনার বসের অনুপস্থিতি তার পক্ষে একটি চিঠি লিখতে বলার আরেকটি কারণ হতে পারে। আপনি অন্য কারো জন্য চিঠি লেখেন কিনা তা সত্ত্বেও, বিন্যাস সামঞ্জস্যপূর্ণ।
বিষয়বস্তু নির্ধারণ করুন
যে ব্যক্তির সাথে আপনি চিঠি লিখতে যাচ্ছেন তার সাথে কথা বলুন। কভারের একটি তালিকা তৈরি করুন, ব্যক্তিটিকে চিঠিটি ঠিকানা দিতে এবং যে কোনও বিশদ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। যতক্ষণ না আপনি মনে করেন যে আপনার কাছে সঠিকভাবে লিখতে আপনার কাছে যথেষ্ট ব্যাকগ্রাউন্ড তথ্য আছে তা অক্ষরের বিষয় নিয়ে আলোচনা করুন।
লেটারহেড এবং বিজনেস লেটার ফরম্যাট ব্যবহার করুন
লেটারহেড লিখুন যদি সম্ভব হয় কারণ এটি আপনার চিঠিপত্রের বিশ্বাসযোগ্যতা দেয়। যদি আপনার কাছে লেটারহেড না থাকে, তবে আপনি পৃষ্ঠার উপরে চিঠি লেখার জন্য ব্যক্তির ঠিকানা লিখুন, একটি স্থান ছেড়ে দিন এবং তারিখ টাইপ করুন। সালাম দিয়ে শুরু করুন, "প্রিয়" ব্যক্তির নাম, শিরোনাম এবং কমা অনুসরণ করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কোনও সংস্থার কাছে লেখেন তবে এটি "প্রিয় মিস ব্রিগেস" বা "প্রিজাইডিং জজকে" আদালতের কাছে পাঠাবে।
ব্যবসা অক্ষরের জন্য ব্লক বিন্যাস গ্রহণ করুন। সমস্ত বাক্য পৃষ্ঠাটির বাম দিকে শুরু হয়; অনুচ্ছেদের একটি লাইন স্থান দ্বারা পৃথক করা হয়। আপনার বন্ধন মধ্যে দূরত্ব আপনার স্বাক্ষর জন্য অনুমতি তিন থেকে চার লাইন। তাদের হাতের লেখার পরিবর্তে ব্যবসায়িক অক্ষর টাইপ করুন।
লেখক ঘোষণা করুন
যদি উপযুক্ত হয় তবে আপনি অন্য ব্যক্তির পক্ষ থেকে লেখেন যে ঘোষণা করুন, যেমন আদালতে একটি চিঠিতে। এটি যদি অন্য ব্যক্তির নামের অধীনে যাওয়া একটি চিঠি হয় তবে আপনাকে এটি লিখতে হবে না যে সে নিজেকে লেখেননি। শারীরিক আঘাত বা ভাষা সমস্যাগুলির ক্ষেত্রে এই কারণটি ইঙ্গিত দেয়: "আমি জেরেমি স্মিথারদের পক্ষে লিখছি কারণ সে তার কব্জি স্কিইং উভয়ই ভেঙ্গে দিয়েছে।"
কার্যকর, সহজে বুঝতে ভাষা ব্যবহার করুন
বিন্দু পেতে. চিঠিপত্র - অন্য কেউ পক্ষে হোক না কেন - সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত হতে হবে। আপনি লেখার কারণটি লেখেন এবং তারপরে আপনার সমর্থক ধারনাগুলির জন্য একটি নতুন অনুচ্ছেদের সূচনা করুন। অনুচ্ছেদের পরিবর্তন এবং ধারণা পরিবর্তন করার সময় একটি স্থান ছেড়ে মনে রাখবেন। সহজে বুঝতে ভাষা লিখুন। একটি ছোট শব্দ যখন একটি বড় শব্দ ব্যবহার করবেন না এবং আপনার বাক্য সংক্ষিপ্ত রাখা। আপনার ব্যাপক শব্দভান্ডার সঙ্গে আপনার পাঠক ছাপানোর চেষ্টা বরং স্বচ্ছতার জন্য লক্ষ্য।
একটি আনুষ্ঠানিক ভয়েস ব্যবহার করুন
স্বন ব্যবসা অনুরূপ রাখুন। ফুলের শব্দগুলি এড়িয়ে চলুন এবং আপনি যে বিষয়ে লিখছেন তাতে মনোযোগ দিন। এই বিষয়ে আপনার মতামত প্রদান করবেন না যদি না এমন একটি ভাল কারণ থাকে।
স্ট্রং বন্ধ করুন
চূড়ান্ত অনুচ্ছেদের মধ্যে চিঠি এর বিষয়বস্তু সংক্ষিপ্ত বিবরণ। এছাড়াও আপনি যে ব্যক্তিকে চিঠি লিখেছেন সেটি নির্দিষ্ট করতে চান। একটি ত্রুটিপূর্ণ সরঞ্জাম প্রতিস্থাপন বা একটি বৈঠক জন্য অনুরোধ হতে পারে। চিঠিটির ব্যবসায়িক স্বর সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ থাকার জন্য বন্ধ "আন্তরিক" বা "আন্তরিকভাবে আপনার" ব্যবহার করুন। যেমন শব্দগুলি "শীঘ্রই কথা বলুন" বা "আপনার বন্ধু" উপযুক্ত নয়। সাইন ইন করুন এবং আপনার নামে টাইপ করুন, তারপরে "যে ব্যক্তিটির জন্য আপনি লিখছেন তার পক্ষে" শব্দটি অনুসরণ করুন।
পর্যালোচনা
একটি দিন বা তার জন্য আপনার চিঠি ছেড়ে এবং তারপর সম্পাদনা করুন। পাশাপাশি ব্যাকরণ এবং বানান ভুলগুলি, "পাস এবং অতীত" বা "প্রভাব এবং প্রভাব" হিসাবে সাধারণত বিভ্রান্ত শব্দগুলির জন্য নজর রাখুন। আপনার আসল তালিকাটির বিরুদ্ধে এটি নিশ্চিত করুন যে আপনি কিছু ভুলে গেছেন না তা নিশ্চিত করুন। চিঠি এর প্রাপক জায়গায় নিজেকে রাখুন। নিজেকে জোরে এটি পড়ুন এবং স্বন এবং কন্টেন্ট জন্য এটি মূল্যায়ন। অনুযায়ী সম্পাদনা করুন। যার পক্ষে আপনি লিখেছেন তার সাথে চিঠির পর্যালোচনা করুন। আপনি অন্তর্ভুক্ত ব্যক্তি চেয়েছিলেন কিছু উপেক্ষা না নিশ্চিত করুন।
