একটি ব্যবসায়িক স্মারকলিপি, বা মেমো, আসন্ন সভায় সহকর্মীদের এবং কর্মীদের সদস্যদের অবহিত করার সবচেয়ে সহজ উপায়। মিটিংয়ের কার্যকর বিজ্ঞপ্তি একটি পরিষ্কার, সংক্ষিপ্ত এবং পেশাদার পদ্ধতিতে মৌলিক মিটিংয়ের তথ্য সরবরাহ করবে।
বিশিষ্ট তথ্য
- একটি সাধারণ চার বিন্দু বিন্যাস অনুসরণ করুন শিরোনাম জন্য, যা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত থেকে, থেকে, তারিখ এবং বিষয় আপনার কর্মীদের সভার জন্য বৃত্তে _ __ "To" ক্ষেত্রটি সভায় আমন্ত্রিত প্রত্যেককে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। "থেকে" আপনার নাম এবং কাজের শিরোনাম তালিকাবদ্ধ হবে। দিন বিতরণ বিজ্ঞপ্তি দিন। "বিষয়" ক্ষেত্রের মধ্যে মেমো কী আছে তা লিখুন, যেমন, 15 আগস্ট, ২019 তে "পরিচালকদের সভা"।
- সাক্ষাতের উদ্দেশ্য রাষ্ট্র সময় এবং অবস্থান সহ সমস্ত মৌলিক প্রাসঙ্গিক তথ্য বরাবর খোলার অনুচ্ছেদে। উদাহরণস্বরূপ, "বৈঠকটির উদ্দেশ্য সংশোধিত কর্মচারী উত্সাহ পরিকল্পনা সম্পর্কে আলোচনা করা। বৈঠকে শুরু হবে 3 পিএম। প্রধান সম্মেলন কক্ষে এবং এক ঘন্টার জন্য শেষ। সব ম্যানেজার এবং সুপারভাইজার উপস্থিত থাকতে হবে। "
- আচ্ছাদিত করা হবে কি একটি সারসংক্ষেপ প্রদান করুন মেমো শরীরের বৈঠককালে। তথ্য সংক্ষিপ্ত রাখুন, যদি সম্ভব হয়; প্রকৃত সভায় আলোচনা করা বিবরণ ছেড়ে। উদাহরণস্বরূপ, "আপনার প্রতিক্রিয়ার ফলে, কোম্পানিটি 1 লা সেপ্টেম্বর ২019 তারিখে সংশোধিত কর্মচারী উত্সাহ পরিকল্পনাটি চালু করবে। নতুন পরিকল্পনা কেবলমাত্র ব্যক্তিদের মাসিক এবং ত্রৈমাসিক লক্ষ্য পূরণের সময়েই কেবল ব্যক্তিদের তুলনায় বিক্রয় দলগুলিকে পুরস্কৃত করবে। আমরা দলগুলিতে কাজ করে আমাদের বিক্রয় কর্মীদের সুবিধা চিনতে এবং আর্থিক প্রবৃদ্ধি সঙ্গে এই প্রবণতা লালনপালন আশা করি। "
পরামর্শ
-
নোটিশ সমস্ত তথ্য সভায় প্রাসঙ্গিক হতে হবে। বৈঠকে আলোচনা করা হবে না যে কোনো কোম্পানির সাথে সম্পর্কিত বিষয় যে তথ্য সহ এড়িয়ে চলুন।
বৈঠকের আগে
- তারা প্রস্তুত করার প্রয়োজন হলে নোটিশ প্রাপকদের জানা সভায় উপস্থিত হওয়ার আগে কোন উপায়ে বা পড়তে উপকরণ। একটি উদাহরণ হতে পারে: "আপনি প্রতিটি দিনের শেষে সংশোধিত উদ্দীপক পরিকল্পনা বিন্যাস এবং নীতি ইমেল করা হবে। সময় এগিয়ে নথি পর্যালোচনা করুন যাতে আপনি বিষয়বস্তু আলোচনা করার জন্য প্রস্তুত এবং যেখানে প্রয়োজন বোধ করা হয় ব্যাখ্যা করার জন্য প্রস্তুত করা হবে।"
- মিটিং এজেন্ডা বিতরণ করা হবে আমন্ত্রিতদের বলুন। উদাহরণস্বরূপ: "আমি বৈঠকের আগে অন্তত 24 ঘন্টা ইমেলের মাধ্যমে এজেন্ডা বিতরণ করব। অনুগ্রহ করে প্রাপ্তির ভিত্তিতে এজেন্ডা পর্যালোচনা করুন।"
- আমন্ত্রণকারীদের যদি আপনি সাক্ষাত্কারে যোগ দিতে না পারেন তবে আপনাকে অবিলম্বে জানাতে বলুন, তাই আপনি তাদের সাথে তথ্য পর্যালোচনা করার জন্য সময় নির্ধারণ করতে পারেন। এমনকি যদি আপনি একটি বাধ্যতামূলক সাক্ষাৎ মেমো পাঠাচ্ছেন, তবে কিছু কর্মচারী বা আমন্ত্রিত ব্যক্তি কাজের সাথে সম্পর্কিত ভ্রমণে ছুটিতে বা শহরের বাইরে থাকতে পারে।
পরামর্শ
-
আমন্ত্রণকারীদের জানতে দিন যে আপনি মিটিংয়ের বিষয়ে প্রশ্নগুলির উত্তর দিতে ইচ্ছুক কিনা বা প্রকৃত মিটিংয়ে সমস্ত স্পষ্টকরণগুলি সমাধান করা উচিত কিনা তা জানতে দিন। যদি আপনি অগ্রিম প্রশ্ন করবেন তবে একটি যোগাযোগ টেলিফোন নম্বর বা ইমেল ঠিকানা সরবরাহ করুন।
