আপনার একটি ছোট কোম্পানি বা বৃহৎ কর্পোরেশন আছে কিনা তা ব্যবসার ক্ষেত্রে তৈরি নথিগুলি সঠিকভাবে সংরক্ষণ এবং পরিচালনা করা গুরুত্বপূর্ণ। এই চুক্তি এবং প্রকল্প রিপোর্ট ডিজিটাল ফাইল এবং ট্যাক্স আয় থেকে কিছু অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। যেখানে ডকুমেন্ট এবং রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট আসে। এর প্রধান উদ্দেশ্য রেকর্ডকৃত তথ্য প্রক্রিয়া করা, সাধারণ কাজের প্রক্রিয়াগুলি উন্নত করা এবং দ্রুততর পুনরুদ্ধারের তথ্য প্রদান করা। বিভিন্ন ধরনের রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বিদ্যমান, এবং প্রতিটি স্বাতন্ত্র্যসূচক বৈশিষ্ট্য আছে।
একটি রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কি?
ব্যবসা রসিদ বা চালান অনুপস্থিত, misfiled নথি এবং দুর্নীতিগ্রস্ত ফাইল ব্যবসার মালিকদের মধ্যে সব সাধারণ অভিযোগ। ২005 থেকে ২018 সালের মধ্যে, তথ্য ভঙ্গের ফলে মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে ২২ মিলিয়নের বেশি রেকর্ড প্রকাশ করা হয়েছিল। উপরন্তু, কর্মচারীরা তাদের কোম্পানির কার্যকলাপ সম্পর্কিত তথ্যের জন্য অনুসন্ধানের সময় অর্ধেক ব্যয় করে। ২6 শতাংশের বেশি বলেছে যে তাদের প্রতিষ্ঠানের ডেটা ম্যানেজমেন্ট কিছুটা বিশৃঙ্খল।
বড় এবং ছোট কোম্পানীর নির্দিষ্ট সময়ের জন্য তাদের রেকর্ড রাখা প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, ব্যাংক এবং ক্রেডিট কার্ড বিবৃতি, কমপক্ষে সাত বছর ধরে নিরাপদ স্থানে সংরক্ষণ করা উচিত। একই ট্যাক্স রিটার্ন প্রস্তুতি নথি জন্য যায়। বিনিয়োগ অ্যাকাউন্ট বিবৃতি, বাতিল চেক এবং বেতন stubs অন্তত এক বছরের জন্য রাখা আবশ্যক।
এই নথি হারিয়ে বা ক্ষতিগ্রস্ত হয় কি? এটা হ্যাক করা হয়েছে বুঝতে আপনার কম্পিউটার বাঁক কল্পনা। আপনার অফিস বিল্ডিং আগুন ধরা হলে, আপনার সব ফাইল চিরতরে হারিয়ে যেতে পারে। নিশ্চিত, আপনি সর্বদা একটি ভিন্ন স্থানে অনুলিপি রাখতে পারেন, কিন্তু এতে আরো স্থান এবং উচ্চতর খরচ অন্তর্ভুক্ত করা হবে।
একটি রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম, এছাড়াও একটি আরএমএস সিস্টেম হিসাবে পরিচিত, সবকিছু অনেক সহজ করতে পারেন। এই ধরনের সফটওয়্যার আপনাকে লেনদেন, অর্থ প্রদান এবং অন্যান্য ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপের প্রমাণ হিসাবে অফিসিয়াল রেকর্ড সংরক্ষণ, ব্যবহার এবং ব্যবহার করতে দেয়। সর্বশেষ নথি এবং রেকর্ড ব্যবস্থাপনা প্রোগ্রামগুলিতে অনুসন্ধান সরঞ্জাম, স্ক্যানিং ক্ষমতা, ধারণ এবং শ্রেণিবদ্ধকরণ সরঞ্জাম, সম্মতি ট্র্যাকিং ফাংশন এবং আরও অনেক কিছু এর মতো উন্নত বৈশিষ্ট্য রয়েছে।
রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট কেবল তখনই নিশ্চিত হয় না যে আপনার ফাইলগুলি যখনই তাদের প্রয়োজন তখন সহজেই উপলব্ধ হবে তবে এটি আপনার সংস্থার মধ্যে কার্যপ্রবাহ এবং উত্পাদনশীলতা উন্নত করতে পারে। কর্মচারীরা দ্রুত তথ্য পুনরুদ্ধার, তথ্য প্রক্রিয়া, রেকর্ড প্রতিটি সিরিজের মালিক সনাক্ত এবং অপ্রয়োজনীয় তথ্য নিষ্কাশন করতে সক্ষম হবে।
ক্লাউড ভিত্তিক রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার
ক্লাউড-ভিত্তিক রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সাহায্যে আপনার সমস্ত নথি এক জায়গায় রয়েছে। এই ডিজিটাল স্টোরেজ সমাধানটি আপনার সংস্থার মধ্যে ফাইলের জন্য গুদাম হিসাবে কাজ করে, যা আপনাকে যে কোনও সময় যে কোনও স্থানে অ্যাক্সেস করার অনুমতি দেয়। এটি বিশেষ করে দূরবর্তী দলগুলির সাথে সাথে একাধিক অবস্থানে অফিসগুলির সাথেও সংস্থার জন্য উপযোগী।
এই ধরনের আরএমএস সফ্টওয়্যার আপনার ফাইলগুলিকে নিরাপদ রাখে এবং রুটিন ব্যাকআপগুলি সঞ্চালনের জন্য অতিরিক্ত প্রোগ্রামগুলির প্রয়োজনগুলি বাদ দেয়। উপরন্তু, এটি ব্যবহারকারীদের অন্যান্য দলের সদস্যদের নির্দিষ্ট ফাইল বরাদ্দ করতে এবং ইমেলগুলি পাঠানোর পরিবর্তে রিয়েল টাইমে বিজ্ঞপ্তি পাঠাতে সক্ষম করে। যেহেতু হোস্টের সার্ভারে ডেটা সংরক্ষণ করা হয়, তাই এটি সাইবার আক্রমণের পক্ষে কম ঝুঁকিপূর্ণ।
এন্টারপ্রাইজ রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার
বড় প্রতিষ্ঠান সাধারণত এন্টারপ্রাইজ রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার জন্য নির্বাচন। এই প্রোগ্রামগুলিতে উন্নত ক্ষমতা রয়েছে এবং তথ্যগুলি বড় পরিমাণে সঞ্চয়, সংগঠিত এবং প্রক্রিয়া করতে পারে। একটি এন্টারপ্রাইজ RMS সিস্টেমের সাহায্যে, আপনি শারীরিক এবং ডিজিটাল রেকর্ডগুলি পরিচালনা করতে, প্রতিটি ফাইলের অবস্থান এবং অবস্থানটি ট্র্যাক করতে এবং আপনার ডেটা উত্তরাধিকার সিস্টেম থেকে সর্বশেষ সফটওয়্যারে স্থানান্তরিত করতে সহজ পাবেন।
সেরা ফলাফলের জন্য, নিরাপদ ব্যবহারকারী অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ, রিয়েল-টাইম ডেটা ইন্ডেক্সিং এবং নিষ্পত্তি ব্যবস্থাপনার প্রক্রিয়া সহ একটি প্রোগ্রাম নির্বাচন করুন। একটি নির্ভরযোগ্য এন্টারপ্রাইজ RMS সিস্টেম আপনাকে হোল্ডে রেকর্ড রাখতে, পূর্ণ-পাঠ্য অনুসন্ধান পরিচালনা করতে এবং কোনও উত্স থেকে যে কোনও ফর্ম্যাটে শারীরিক এবং ডিজিটাল রেকর্ড আমদানি করতে দেয়। এই বৈশিষ্ট্যগুলি আপনার ব্যবসার ক্রিয়াকলাপগুলিকে সুদৃঢ় করতে এবং আরও ভাল সিদ্ধান্ত নেওয়ার দিকে পরিচালিত করতে পারে।
এই ধরনের রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার আরও অন্যান্য বিভাগে আরও ভাঙ্গা যাবে। বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপনা সিস্টেম, ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং ডিজিটাল ইমেজিং সিস্টেম উল্লেখ করতে মাত্র কয়েক। কোনটি চয়ন করতে আপনার কোম্পানির চাহিদা এবং বাজেটের উপর নির্ভর করে।
