Memos প্রায়ই একটি সময়ে অনেক মানুষের কাছে পাঠানো হয় এবং একটি ব্যবসা চিঠি মত ব্যক্তিগতকৃত করা বোঝানো হয় না। একটি ব্যবসা মেমো নির্দেশ দিতে বা শ্রোতা জানাতে লেখা হয়। যে শ্রোতা আপনার প্রতিষ্ঠানের সদস্য বা ক্লায়েন্ট হিসাবে তৃতীয় পক্ষ হতে পারে। একটি ক্লায়েন্ট মেমো লেখার সময়, আপনার মেমো জুড়ে পেশাদার থাকা এবং প্রচুর তথ্য দিতে আরও গুরুত্বপূর্ণ। আপনার সংস্থার তথ্য যেমন অতিরিক্ত ক্লায়েন্ট মেমো সহ অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
আপনার ক্লায়েন্ট মেমো জন্য শিরোনাম তৈরি করুন। শিরোনাম বিভাগ থেকে, তারিখ, তারিখ এবং বিষয়। বিভাগে আপনি সমস্ত মেমো পাঠানোর জন্য ক্লায়েন্টদের অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনার নাম থেকে বিভাগে যায়। মেমো পাঠানোর তারিখটি "তারিখ," এর পরে লেখা উচিত এবং মেমো বিষয়টিকে স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা করা উচিত, যেমন "ওয়েবসাইট প্রকল্পের জন্য অতিরিক্ত তথ্য প্রয়োজন।"
আপনার ক্লায়েন্ট মনে সঙ্গে প্রথম অনুচ্ছেদ লিখুন। প্রথম অনুচ্ছেদ সংক্ষিপ্তভাবে আপনার মেমোর জন্য আপনার উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করে এমন কিছু বাক্য হওয়া উচিত। ওয়েবসাইট প্রকল্প উদাহরণটি ব্যবহার করে, আপনি যে প্রকল্পটি ক্লায়েন্টের জন্য কাজ করছেন সেটি ব্যাখ্যা করবেন, কেন আপনি অতিরিক্ত তথ্য এবং সেই তথ্যটি কেন প্রয়োজন। এটি একটি সারাংশ, তাই কোন বিবরণ এখনো অন্তর্ভুক্ত করা প্রয়োজন।
মেমো শরীরের লিখুন, যা সাধারণত কয়েক অনুচ্ছেদ দীর্ঘ। এই যেখানে আপনি ক্লায়েন্ট এর রেফারেন্সের জন্য বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করা হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কোনও ওয়েবসাইট প্রকল্পটির কোন দৃষ্টিভঙ্গি নিয়ে সমস্যা করছেন এবং ক্লায়েন্টের কাছ থেকে আপনার কোন নির্দিষ্ট তথ্য প্রয়োজন তা নিয়ে আলোচনা করতে পারেন।
ক্লোজিং অনুচ্ছেদে, যদি প্রযোজ্য হয়, তবে নিতে ক্লায়েন্টের প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন। তথ্য প্রদানকারী মেমো যেমন একটি নতুন কোম্পানির নীতিতে ক্লায়েন্ট আপডেট করা, এই বিভাগটির প্রয়োজন হবে না। ওয়েবসাইট প্রকল্প উদাহরণে, তবে আপনাকে অতিরিক্ত তথ্য পাঠানোর জন্য আপনি কীভাবে ক্লায়েন্টকে ব্যাখ্যা করতে হবে। ক্লায়েন্টের কোনও পদক্ষেপের প্রয়োজন নেই, যদি আপনার প্রশ্ন থাকে তবে আপনি আপনার যোগাযোগের তথ্য দিতে পারেন। তার সময় জন্য তাকে ধন্যবাদ ভুলবেন না।
