একটি ব্যবসা প্রতি বছর শত শত বা হাজার হাজার ফাইল মোকাবেলা করতে পারে। সংগঠনটি গুরুত্বপূর্ণ কিছু অনুসন্ধান করার সময় আপনি যে বিরক্ত, তীব্র অনুভূতি অনুভব করে তা নির্মূল করে। সঠিক ফাইলিং সিস্টেম আপনার ব্যবসায়কে আরও সহজে এবং কার্যকরভাবে চালাতে সহায়তা করতে পারে।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
নথি পত্র
-
ফাইল হ্যাঙ্গিং
-
লেবেল ট্যাব
আপনার ফাইল বিশ্লেষণ। প্রকল্প বা কালক্রমিকভাবে দ্বারা ক্লায়েন্ট শেষ নাম দ্বারা তাদের বাছাই করা ভাল? একটি ফাইল অনুসন্ধান করার সময় আপনি ব্যবহার বৈশিষ্ট্য নির্বাচন করুন।
পরিষ্কারভাবে আপনার ফাইল লেবেল। ঝুলন্ত ফোল্ডারে ছোট ফাইলগুলিকে আলাদা করুন। উদাহরণস্বরূপ, "জুলাই ২008" এর নিজস্ব লেবেলযুক্ত হ্যান্ডিং ফোল্ডার থাকতে পারে, এবং আপনি সেই মাসে হ্যাঙ্গিং ফোল্ডারে সমস্ত চুক্তি বা ফোল্ডারগুলি সন্নিবেশ করতে পারেন।
বিভিন্ন ফাইলিং ক্যাবিনেটের মধ্যে পৃথক ফাইল। প্রশাসনিক ফাইলগুলির জন্য একটি মন্ত্রিসভা আছে যেমন অর্ডার সরবরাহ, বেতন সম্পর্কিত তথ্য এবং সারসংকলন; সম্পূর্ণ চুক্তি এবং পেমেন্ট এবং প্রকল্প তথ্য সঙ্গে ক্লায়েন্ট ফাইলের জন্য অন্য মন্ত্রিসভা; এবং আপনার ব্যবসা প্রয়োজন অন্য কোন ধরনের। পরিষ্কারভাবে ক্যাবিনেটের লেবেল।
আপনার সহকর্মীদের কাছে উপস্থাপন করার আগে আপনার ফাইলিং সিস্টেম পরীক্ষা করুন। আপনি সহজে সবকিছু খুঁজে পেতে পারেন এবং আপনি সংগঠিত জিনিস উপায় জ্ঞান করে তোলে তা নিশ্চিত করুন। আপনি ক্রোনিয়ানগতভাবে সবকিছু সংগঠিত করেছেন তবে পরীক্ষাটি বর্ণমালা অনুসারে আরো জ্ঞান করে, আপনার সিস্টেম পরিবর্তন করে।
একটি সংক্ষিপ্ত বৈঠক ডাকুন এবং ফাইলিং সিস্টেম ব্যাখ্যা। সিস্টেমটি কীভাবে কাজ করে এবং সিস্টেম অনুসরণ করার গুরুত্ব কী তা সবাই বুঝে।
ফাইলিং করতে হবে সিদ্ধান্ত নিন। আপনি একজন ব্যক্তির কাছে ফাইলিং জমা দিতে পারেন, অথবা প্রতিটি কর্মী তার নিজের ফাইলিং করতে পারেন। কর্মীদের তাদের অফিসে একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা থাকতে পারে, তবে আপনি এখনও চার্জযুক্ত একজন ব্যক্তির সাথে একটি কেন্দ্রীয় ফাইলিং সিস্টেমের প্রয়োজন।
দৈনিক গুরুত্বপূর্ণ নথি ফাইল করুন। রুটিন ফাইলিং আপনাকে সংগঠিত থাকতে সহায়তা করে এবং এটি হওয়া প্রয়োজনের চেয়ে বড় কাজ হওয়ার থেকে ফাইলিং রাখে। প্রতিটি অফিসে ট্রে ফাইলিং ব্যবহার করুন এবং নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি কাজ দিনের শেষে ট্রেগুলি খালি হয়।
প্রতি ছয় থেকে 12 মাস ফাইলিং সিস্টেম মূল্যায়ন। আপনার সিস্টেম থেকে পুরানো উপাদান Purge।
