ফাইলিং একটি বয়স পুরানো সিস্টেম যা নথি খুঁজে পাওয়া সহজ করে তোলে। এই নথিতে চিঠিপত্র, মেমো, আর্থিক রেকর্ড, রিপোর্ট এবং চিঠিপত্রের অন্যান্য ফর্ম অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। একটি সুসঙ্গত এবং দক্ষ ফাইলিং সিস্টেম অর্জন করতে, আপনি সঠিক পদ্ধতি নিযুক্ত করা আবশ্যক। এমনকি আজকের ইলেকট্রনিক যুগেও, ব্যবসায় এবং হোম অফিসগুলিতে এখনও কাগজের ফাইলগুলি বজায় রাখতে হবে।
ধরন
বিভাগে আপনার ফাইল গ্রুপ। প্রধান বিভাগ প্রাথমিক শিরোনাম হবে, এটির অধীনে থাকা অন্যান্য সমস্ত ফাইলগুলি উপস্থাপন করবে (উপসাগরীয়)। বিভাগের সুযোগ উপর নির্ভর করে, এটি সম্পূর্ণ ফাইলিং মন্ত্রিসভা ড্রয়ার অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। উদাহরণ স্বরূপ:
বিভাগ: পলল রেজিস্ট্রি 2014 উপশিরোনাম: Payroll নিবন্ধন জানুয়ারী 2014 Payroll নিবন্ধন ফেব্রুয়ারী 2014 Payroll নিবন্ধন মার্চ 2014
বছরের শেষে আপনার উপসাগরীয়দের চালিয়ে যান। যদি আপনার বিভাগ একটি সম্পূর্ণ ড্রয়ার পূরণ করবে, একটি লেবেল তৈরি করুন এবং ড্রয়ারের বাইরের দিকে রাখুন; আপনার উপসাগরীয় ফোল্ডার লেবেল এবং ড্রয়ারের ভিতরে তাদের রাখুন। আপনার বিভাগগুলির জন্য ঝুলন্ত ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করুন যখন আপনার এক ড্রয়ারের জন্য বিভিন্ন বিভাগ থাকে এবং তাদের ভিতরে লেবেলযুক্ত সাবক্যাটিভ ফাইল ফোল্ডারগুলি রাখুন।
ফাইলিং নিয়ম
দুটি মৌলিক ফাইলিং নিয়ম বর্ণানুক্রমিক এবং তারিখ ফাইলিং হয়। বর্ণানুক্রমিক ফাইলিং করার সময়, বর্ণমালা চিঠি অনুযায়ী ফাইল। তারিখ ফাইলিংয়ের জন্য, উপরে আপনার সবচেয়ে সাম্প্রতিক ফাইল ফাইল করুন। বর্ণানুক্রমিক ফাইলিং প্রয়োগ করার বিভিন্ন নিয়ম আছে।
নাম দিয়ে ফাইল করার সময়, প্রথম অক্ষরের ফাইলটি (যেমন, ল্যাংস্টন নির্মাণ, পার্কিনসন ক্যারোয়াশ, নদী ও সহযোগী, থমসন এবং কোম্পানি)।
প্রথম নামটি একই রকম হলে, দ্বিতীয় অক্ষরের ফাইলটি (যেমন, এস, অ্যাডেল, এঙ্গি, আগস্ট)।
শেষ নামের দ্বারা ফাইল (অর্থাত্, কনর, লুক, ডেনভার, মেরিওন; ফুলের্টন, জেডি; Schuster, AP)।
উপনামগুলি একই রকম হলে প্রাথমিকভাবে ফাইল (যেমন, গ্যারিসন, ডিসি; গ্যারিসন, EF; গ্যারিসন, জিএইচ; গ্যারিসন, YB)।
উপনামটিতে একটি উপসর্গ থাকে (যেমন, দে লা হোয়া, GU; ডি মার্ক, ডিএস; ভ্যান ডের রয়, FH; ভ্যান আন্ডার, PE)।
যখন দুটি (প্রথম, অ্যান্ডারসন & লেবারম্যান, সাইপ্রাস এবং ফ্লোরসহেম) প্রথম উপাধি দ্বারা ফাইল।
ফাইল ম্যাক, ম্যাক, এম 'ম্যাকের মতো ফাইল; সেন্ট সেন্ট এবং সেন্ট হিসাবে সেন্ট (অর্থাত, ম্যাকইনটাইরে, ম্যাককনাট, ম'লভেরার বা সেন্ট পলস, সেন্ট মেরি)।
ফাইল রক্ষণাবেক্ষণ
একবার আপনার ফাইলিং সিস্টেমটি সুষ্ঠুভাবে জায়গা হয়ে গেলে, আপনাকে এটি বজায় রাখতে হবে। দায়ের করা সব নথি জন্য একটি মনোনীত ট্রে আছে; তাদের চারপাশে মিথ্যা রাখা না। ফাইলের সাথে ফোল্ডার বা ড্রয়ারগুলি প্যাক করবেন না; এই তাদের নিষ্কাশন করা কঠিন করে তোলে। প্রতিদিন অন্তত একবার কিছু ফাইলিং করার চেষ্টা করুন। আপনি যদি একটি ছোট কোম্পানি চালান, সপ্তাহে একবার এটি করুন। যদি আপনার কাছে এমন ফাইল থাকে যা ব্যবহার থেকে জড়িয়ে থাকে তবে তাদের জন্য নতুন ফাইল তৈরি করুন। পুনর্ব্যবহারযোগ্য বিন বা ছিদ্র মধ্যে অবাঞ্ছিত কাগজ রাখুন। আপনার ফাইল গোপন থাকে, সবসময় ড্রয়ার লক মনে রাখবেন।
