একটি গ্রাহক হারানো একটি দু: খজনক পরিস্থিতিতে যে ব্যবসায়ে প্রতিদিন ঘটে। যখন কোনও ব্যবসায় গ্রাহককে হারায়, তখন প্রায়শই তাকে তার ক্ষমা চিঠি লিখে তাকে ফিরিয়ে আনতে চেষ্টা করে। গ্রাহকরা পণ্য এবং পরিষেবাগুলি ক্রয় বন্ধ করে দেওয়ার সময় ব্যবসাগুলি হারাতে পারে। আপনার ব্যবসায় অসন্তুষ্টি কারণে একটি গ্রাহক হারান, তাকে একটি চিঠি লিখতে চেষ্টা করুন। চিঠি ব্যক্তিগত, ধরনের এবং সংক্ষিপ্ত করুন। একটি ক্ষমা প্রার্থনা এবং তার আনুগত্য এবং ব্যবসা ফিরে পেতে উপযুক্ত শব্দ বলুন।
কোম্পানী লটারহেড ব্যবহার করুন। যখন আপনি কোনও গ্রাহককে ফেরত পেতে একটি চিঠি লিখেন, তখন কোম্পানির লটারহেড ব্যবহার করুন এবং একটি ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রাম ব্যবহার করে এটি টাইপ করুন। গ্রাহকের নাম এবং ঠিকানা বরাবর চিঠি শীর্ষে তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন।
চিঠি ঠিকানা। গ্রাহকের নাম এবং অভিবাদন শব্দ "প্রিয়" ব্যবহার করে চিঠিটি চিঠি লিখুন। গ্রাহককে ব্যক্তিগত চিঠিটি ধরে রেখে আপনি তাকে ও তার ব্যবসায়কে পৃথকভাবে মূল্যবান বলে জানান।
চিঠি শুরুতে ক্ষমাপ্রার্থী। যখন কোনও ব্যবসায় গ্রাহককে হারায়, তখন প্রায়শই গ্রাহক কিছু কারণে অসন্তুষ্ট হন। এটি গ্রাহকের পরিষেবা সমস্যা, পণ্য এবং পরিষেবাগুলির গুণমান বা মূল্য সম্পর্কিত উদ্বেগগুলির কারণে হতে পারে। সুনির্দিষ্ট কারণটি অন্তর্ভুক্ত করুন, যদি আপনি এটি জানেন, গ্রাহক আপনার ব্যবসায় ব্যবহার বন্ধ করে দিয়েছেন। আন্তরিক হোন এবং গ্রাহককে জানাবেন যে আপনি সত্যিই দুঃখিত এবং এটি আপনার স্বাভাবিক ব্যবসায়িক মানগুলির প্রতিফলন নয়। গ্রাহক আপনার ব্যবসার ব্যবহার বন্ধ করে দেওয়ার কোনো সুস্পষ্ট কারণ নেই তবে ক্ষমা করার কোন প্রয়োজন নেই। পরিবর্তে, গ্রাহককে বলুন যে আপনি তাকে মিস করেন এবং আশা করেন ভবিষ্যতে সে আবার আপনার পরিষেবাগুলি ব্যবহার করবে।
অফার সংশোধন। পরিস্থিতি ঠিক করতে গ্রাহকের কাছে কিছু প্রস্তাব করুন। আপনি একটি বিনামূল্যে পরিষেবা, বিক্রয় বন্ধ শতাংশ, ফ্রি শিপিং বা একটি বিনামূল্যে উপহার অফার করতে পারেন। প্রস্তাবটি এমন কিছু যা নিশ্চিতভাবে গ্রাহকের উপর প্রভাব ফেলবে।
গ্রাহক ধন্যবাদ। তিনি আপনার কোম্পানির সাথে ব্যবসা করেছেন বছর ধরে গ্রাহকের ধন্যবাদ এবং কৃতজ্ঞতা। গ্রাহককে বলুন যে আপনি আশা করছেন যে তিনি তার সিদ্ধান্ত পুনর্বিবেচনা করবেন এবং ভবিষ্যতে আপনার পণ্য ও পরিষেবাদি তাকে সন্তুষ্ট করবেন। আপনার ফোন নম্বর, সরাসরি এক্সটেনশান এবং ইমেল ঠিকানাটি ছেড়ে দিন এবং যদি তার কোন মন্তব্য, উদ্বেগ বা প্রশ্ন থাকে তবে তাকে কল করতে বলুন।
চিঠি বন্ধ করুন। আপনার নাম অনুসরণ করে "আন্তরিকভাবে" চিঠি স্বাক্ষর করুন।
