কোন ব্যাপার আপনি আপনার গাড়ী কত ভাল ঝোঁক, এটি এখনও অপ্রত্যাশিতভাবে আপনি ভেঙ্গে হতে পারে। একই গ্রাহক সেবা সঙ্গে সত্য রাখে। যখন অসন্তুষ্ট, অসুখী বা রাগান্বিত গ্রাহকের মুখোমুখি হন, তখন একটি গভীর শ্বাস নিন এবং মনে রাখবেন মাইক্রোসফ্ট প্রতিষ্ঠাতা বিল গেটস একবার উপদেশ দিয়েছেন: "আপনার সবচেয়ে অসুখী গ্রাহকরা আপনার শেখার সর্বশ্রেষ্ঠ উৎস।" গ্রাহক ভুল বা সঠিক কিনা, গোপন অনুসন্ধানের উপর ফোকাস করেন পাঠ; তারপরে আপনার প্রতিক্রিয়া, লিখিত বা অন্যথায়, আন্তরিকতা, কৌতূহল, বিনয়ীতা এবং আপনার গ্রাহকের সাথে ব্যবসায়িক অংশীদার হিসাবে কাজ করার জন্য আগ্রহের বিষয় এবং উভয় ক্ষেত্রেই উদ্বুদ্ধ হবে।
দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানান, প্রতিক্রিয়ায় একটি ল্যাগ আপনার গ্রাহকের অস্বস্তি বাড়িয়ে তুলতে পারে। প্রতিক্রিয়ার সহজ সৌজন্যে হতাশাকে হ্রাস করবে এবং অনলাইন সোশ্যাল মিডিয়া বা ওয়েবসাইট "মেগাফোনস" ব্যবহার করে তার অভিযোগ ও শ্রোতাগুলিকে বাড়িয়ে তুলবে।
আপনার অসুখী গ্রাহক আশ্বস্ত। রাষ্ট্র যে আপনি তার অসন্তুষ্টি সচেতন এবং অভিযোগ অবিলম্বে তদন্ত করা হয়। আপনার উদ্বেগ প্রকাশ করুন এবং একটি আন্তরিক ক্ষমা প্রস্তাব। এছাড়াও সমস্যাটির বিষয়ে আরও জানতে আপনার ইচ্ছা রাষ্ট্র, বিশেষত যদি শুরুতে বিশদগুলি প্রকাশ না করা হয়, সেইসাথে আপনার সমস্যাটি দ্রুত সমাধান করার জন্য আপনার আগ্রহ। একটি ফোন কল বা মুখোমুখি বৈঠক জন্য একটি তারিখ সেট করুন।
ইতিমধ্যে গ্রাহক সেবা দৃষ্টিকোণ থেকে সমস্যা গবেষণা। কর্মীদের, দলের সদস্য বা অন্য কেউ যে অসুখী পরিস্থিতির মধ্যে জড়িত থাকতে পারে দৃষ্টিভঙ্গি পান। একটি উদ্দেশ্যমূলক, স্বতঃস্ফূর্ত স্বরবোধের পরিবর্তে ফ্যাক্ট-ফাইন্ডিং পদ্ধতিটি গ্রহণ করুন যা পরিস্থিতি আরও জোরদার করতে পারে। আপনার লক্ষ্য ভবিষ্যতে পুনরাবৃত্তি থেকে একটি সমস্যা প্রতিরোধ করার জন্য এবং আপনার গ্রাহকের চাপ সম্পর্কিত সমস্যাটির যুক্তিসঙ্গত সমাধান নির্ধারণ করার জন্য তথ্যগুলিতে হ্যান্ডেল পেতে কেবল।
আপনি অসুখী গ্রাহক সাথে কথা বলুন। তাকে তার হতাশা বা অসহায়ভাবে এবং বিরতি ছাড়া অসন্তুষ্ট অনুমতি দিন। যখন তিনি যথেষ্ট পরিমাণে শান্ত হলেন, তখন বিষয়টি সমাধান করার জন্য আলোচনাটি চালু করুন। একটি নির্দিষ্ট সমাধান প্রস্তাব করুন যা দ্রুত এবং অর্থপূর্ণভাবে তার অসন্তুষ্টি উপশম করবে। আলোচনা চালিয়ে যান যতক্ষণ না আপনি উভয় পদক্ষেপের সাথে একমত হন এবং তার প্রয়োগের জন্য একটি সময় ফ্রেম স্থাপন করুন।
দুর্ভাগ্যজনক বিষয় নথিভুক্ত করুন, আপনার অনুসরণ আলোচনা এবং একটি আনুষ্ঠানিক চিঠিতে চূড়ান্ত চুক্তি। একটি পেশাদারী, বিনীত এবং কৃতজ্ঞ স্বন বজায় রাখা। সমস্যা দ্বারা সৃষ্ট অসুবিধার এবং অসন্তোষের জন্য আবার ক্ষমাপ্রার্থী। আপনার গ্রাহক এবং প্রতিক্রিয়া জন্য আপনার গ্রাহক ধন্যবাদ, যা আপনার পণ্য বা সেবা উন্নতির জন্য অপরিহার্য। যদি প্রযোজ্য হয়, তবে একই সমস্যাটি আবার ঘটতে বাধা দেওয়ার জন্য আপনি যে পদক্ষেপগুলি নিচ্ছেন তা বর্ণনা করুন। আপনার এবং গ্রাহকের মধ্যে একটি শক্তিশালী সম্পর্কের জন্য আপনার আশা এবং আশাবাদ প্রকাশ করুন।
পরামর্শ
-
প্রাথমিকভাবে আপনার অসুখী গ্রাহকের কাছে একটি মাধ্যম ব্যবহার করে প্রতিক্রিয়া জানান, যেমন একটি ফোন কল বা ইমেল। ব্যাপারটির তাত্পর্য জোরদার করতে ফলো-আপ চিঠিপত্রের জন্য একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি ব্যবহার করুন। আপনার অক্ষরের একটি ব্লক বা আধা ব্লক বিন্যাস গ্রহণ করুন।
যখন আপনি আপনার ক্ষমাপ্রার্থী প্রস্তাব, পূর্ণ দায়িত্ব গ্রহণ। অজুহাত বা বদলাতে দোষারোপ করা হয়তো ফায়ারফক্স বা বিষয়গুলিকে আরও খারাপ করে তুলতে পারে।
যুক্তিসঙ্গত এবং যুক্তিসঙ্গত সমাধানের জন্য লক্ষ্য করুন যা আপনার অসুখী গ্রাহককে এতটা খুশি করবে যে সে তার সন্তুষ্টি প্রকাশ করতে অনলাইন মিডিয়া ব্যবহার করতে পারে। যাইহোক, সমাধানগুলি উত্থাপন করবেন না যে আপনি নির্ধারিত সময়সূচীতে বিতরণ বা বাস্তবায়ন করতে পারবেন না।
একটি গ্রাহক সেবা সমস্যা জড়িত ব্যক্তিদের আপনার চিঠি একটি কপি প্রদান করুন। এই পরিস্থিতি সংশোধন করার জন্য আপনি যে ব্যবস্থা গ্রহণ করছেন সে সম্পর্কে তাদের অবগত রাখবে। ভবিষ্যতে কী কী এড়াতে হবে এবং কীভাবে গ্রাহকের অভিযোগগুলিতে সুন্দরভাবে এবং কার্যকরভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে তা শিখতে আপনার গ্রাহক পরিষেবা টিমের এটি একটি দুর্দান্ত উপায়।
