বহিরাগত যোগাযোগ সাংগঠনিক কাঠামোর বাইরে যারা একটি ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠানের সাথে যোগাযোগ করে। এটি গ্রাহকদের এবং ক্লায়েন্টদের থেকে, ইউটিলিটি সরবরাহকারী এবং ব্যবসায়িক অংশীদারদের, তহবিলগুলি উত্থাপনকারী সংস্থার এবং মূলত যে কেউ কোম্পানীর প্যারোলে নেই। ভাল বাহ্যিক যোগাযোগ ভাল অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের মতোই গুরুত্বপূর্ণ, তাই কোম্পানির বাইরে যারা কোম্পানির বাইরে তাদের একই যত্ন এবং সম্মান পায় তা নিশ্চিত করার জন্য বিশেষ যত্ন নেওয়া প্রয়োজন।
বাহ্যিক প্রতিক্রিয়া জড়ো করা। প্রতিক্রিয়াগুলি পরিষেবা এবং পণ্য প্রদানের আপনার ক্ষমতার শক্তি এবং দুর্বলতাগুলি বহন করে এমন সকল বহিরাগত উত্সগুলির দ্বারা কোম্পানির তৈরি করা প্রতিবেদনগুলি বোঝায়। গ্রাহকরা অভিযোগ করতে কল করেন বা আপনি আপনার কর্মক্ষমতা রেট বা অন্য পদ্ধতি ব্যবহার করে এমন ক্লায়েন্টদের সমীক্ষা অফার করেন, প্রতিক্রিয়া আপনার যোগাযোগের ক্ষমতার মধ্যে বিন্দুকে নির্দেশ করবে।
আপনি খুঁজে বের করে বহিরাগত যোগাযোগের বিষয় ঠিকানা। আপনি গ্রাহকদের মনে করতে পারেন যে তাদের প্রতি শ্রদ্ধাশীল আচরণ করা হচ্ছে না, অথবা তারা কোম্পানির প্রতিনিধির দ্বারা চালানো হয়। আপনার ইমেল পরিষেবা স্প্যাম হিসাবে ক্লায়েন্টদের ইমেলগুলিকে ভুলভাবে লেবেল করে দেখতে পারে যাতে অনুরোধ এবং প্রশ্নগুলি গ্রহণ না হয়। শত শত সম্ভাব্য বাহ্যিক যোগাযোগ সমস্যা আছে। একবার আপনি ভুল যোগাযোগের কারণ কি খুঁজে বের করেন, আপনি এগিয়ে যেতে পারেন।
বাহ্যিক যোগাযোগ সমস্যা জন্য একটি সমাধান তৈরি করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি গ্রাহকরা রিপোর্ট করেন যে প্রতিনিধিরা খুব বেশি প্রযুক্তিগত শব্দের ব্যবহার করে, তখন প্রতিনিধিদেরকে কেবল প্রয়োজনীয় জিনিসগুলি ভাঙ্গানোর জন্য প্রশিক্ষণ দেয়। আপনার ক্লায়েন্টরা যদি আপনার ফোন পরিষেবাটি কাজ করছে না বলে রিপোর্ট করছে তবে এটি মেরামত করুন এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব নেভিগেট করা সহজ করে সেট করুন। যদি অনলাইন গ্রাহকরা আরও তথ্য চান তবে আপনার ওয়েবসাইট আপডেট করুন এবং সম্ভবত তাদের অর্ডারগুলি ট্র্যাক করার জন্য বা কোন প্রতিনিধি থেকে তাত্ক্ষণিক বার্তা সহায়তা পেতে একটি উপায় সরবরাহ করুন। সমাধান যাই হোক না কেন, এটি উদ্বেগ মোকাবেলা এবং একটি কার্যকর সমাধান উপস্থাপন করা উচিত।
আপনার বহিরাগত যোগাযোগ সমস্যা সমাধানের জন্য প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করুন। আপনার কোম্পানির কর্মীদের জন্য এবং বহিরাগত যোগাযোগ প্রক্রিয়ার অংশগ্রহনকারী বাইরের প্রতিনিধিদের জন্য উভয়ই এই সমস্যার সমাধান করেছেন কিনা তা সমাধানের জন্য আপনার সমাধানগুলির দ্বারা প্রভাবিত হওয়া ব্যক্তিদের অনুভূতিগুলি পেতে হবে।
