গ্রাহক সেবা কাজ কিছু দক্ষতা এবং শিষ্টাচার প্রয়োজন। গ্রাহকদের কাছ থেকে সুবিধাজনক মতামত বজায় রাখার ক্ষেত্রে ফোন মানের পরিষেবা দ্বারা গ্রাহকদের সন্তুষ্ট রাখা। কিছু মৌলিক গ্রাহক পরিষেবা টিপস অনুসরণ করে এবং আপনার বাক্যাংশগুলি কীভাবে চয়ন করবেন তা জানার জন্য, গ্রাহকদের এবং আপনার বসকে সুখী রাখতে দীর্ঘ পথ চলবে।
করতে পারেন, না পারে
সবসময় গ্রাহক সেবা ইতিবাচক কল রাখা মনে রাখবেন। BusinessKnowHow.com অনুসারে, আপনি কোন ব্যক্তির জন্য কী করতে পারেন তা সরাসরি সরাসরি যান না। পরিবর্তে, সমস্যার সমাধান করতে বা কলারকে সামঞ্জস্য করতে আপনি কী করতে পারেন তার উপর ফোকাস করুন।
যদি কেউ ভাঙা পণ্যের সাথে অসন্তুষ্ট হয়, উদাহরণস্বরূপ, আপনি অর্থ ফেরত দিতে পারবেন না বলে না। আপনি যদি প্রতিস্থাপন পাঠাতে পারেন তবে আপনি যদি এটি চয়ন করতে পছন্দ করেন তবে এটি আরও ভাল ছাপ তৈরি করবে।
ক্ষমাপ্রার্থী এবং নিন্দা
কলকাতার ক্রোধের জন্য দোষারোপ থাকা সত্ত্বেও, পরিস্থিতিটি হ্রাস করা এবং আহ্বায়ককে শান্ত করা আপনার কাজ।
বিজনেস্কেউহো ডটকমের মতে, রাগ করার আহ্বান জানানোর জন্য একটি ভাল উপায়, আন্তরিকভাবে পরিস্থিতির জন্য ক্ষমা চাওয়া। এই ক্ষমা কলকারীটিকে মনে করে যে কোম্পানি তাদের রাগ সম্পর্কে উদ্বিগ্ন এবং তারা আপনার কাছে "অর্জিত" হয়েছে। ক্ষমাপ্রার্থী এছাড়াও নাম অনুসারে কলারকে উল্লেখ করার একটি প্রধান সুযোগ, তাদের আরও ব্যক্তিগত মনোযোগ দেওয়ার এবং কথোপকথনকে বন্ধুত্বপূর্ণ পালনের জন্য বাধ্য করা।
একাধিক লাইন
যখন আপনি একটি গ্রাহকের সাথে কাজ করছেন তখন দ্বিতীয় কলটি আসে, বিনীতভাবে তাদের এক মুহুর্ত ধরে ধরে রাখতে এবং তারপর অন্য কলারের কাছে যান, আপনার কোম্পানির নাম দিয়ে উত্তর দেয় এবং অবিলম্বে জিজ্ঞাসা করে যে তারা কি মুহূর্ত ধরে ধরে রাখতে পারে। একবার আপনার অনুমতি নেওয়ার পরে, তাদেরকে ধরে রাখুন এবং আপনার অন্য কলটিতে ফিরে যান যেখানে আপনি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব মোড়ানো চেষ্টা করবেন।
আপনি যদি প্রথম কলকারখানাটি মোড়ানো করার জন্য যথেষ্ট সময় নেবেন তবে এগিয়ে যান এবং নম্রভাবে জিজ্ঞাসা করুন যে আপনি যদি অন্য ব্যক্তির সাথে শেষ হয়ে যাওয়ার সাথে সাথে কলটি ফেরত দিতে নাম এবং ফোন নম্বর পেতে পারেন। অধিকাংশ মানুষ এই দীর্ঘ, অনির্ধারিত হোল্ড সময় পছন্দ হবে।
আপনার স্টাফ জানুন
গ্রাহক সেবা ফোনের কাজ করার সময় একটি গুরুত্বপূর্ণ ক্ষমতা সব উত্তর জানতে হয়। অবশ্যই এমন সময় আসবে যখন আপনি এমন একটি প্রশ্ন পাবেন যা আপনি উত্তরটি জানেন না, তবে নিয়মটির পরিবর্তে এটি ব্যতিক্রম করুন। যদি আপনি আত্মবিশ্বাসী এবং নির্ভরযোগ্য তথ্য হিসাবে ধ্বনিত একটি ইতিবাচক গ্রাহক সেবা অভিজ্ঞতা জন্য করা হবে। এবং যদি আপনি উত্তর জানেন না, এটা জাল না। কেবল বলুন আপনি জানেন না এবং আপনি এটি দেখতে এবং তাদের ফিরে পেতে হবে।
সঠিক শব্দ নির্বাচন
কল সেন্টার হেল্পার ওয়েবসাইট অনুসারে গ্রাহক পরিষেবা ফোন সেটিংসে কাজ করার সময় অনেক ইতিবাচক শব্দ এবং বাক্যাংশ ব্যবহার করুন। আপনার কলকারীদের সহজে বসাতে এবং তাদের জানাতে যে তারা তাদের সমস্যা সম্পর্কে সচেতন এবং বোঝে এমন কারো সাথে কথা বলছে, যেমন "আমি আপনাকে সহায়তা করতে পেরে খুশি হব" বা "আমি সম্পূর্ণরূপে বুঝতে পারি" হিসাবে বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করুন।
মনে রাখবেন তারা আপনাকে কিছু ক্ষেত্রে পরামর্শের জন্য ডাকছে। "আমি সুপারিশ করব" যেমন বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করুন অথবা "ভবিষ্যতে এই অসুবিধার এড়াতে …"
