আপনি যতটা চেষ্টা করবেন না কেন, কখনও কখনও আপনি পরিকল্পিত মত জিনিস কাজ করে না। যখন এটি ব্যবসার সাথে ঘটে তখন আপনি মূল্যবান গ্রাহক বা ক্লায়েন্টকে বিরক্ত করে ফেলতে পারেন। সম্ভবত আপনি অবিশ্বাস্যভাবে একজন গ্রাহকের কাছে অযৌক্তিক ছিলেন বা আপনার একজন কর্মচারীর যথাযথভাবে একটি পরিস্থিতি পরিচালনা করা হয়নি। হয়তো আপনি একটি ক্লায়েন্ট এর নির্দিষ্ট সময়সীমা মিস করেছেন বা একটি আইটেম অপর্যাপ্ত পরিমাণ পাঠানো হয়েছে। একটি ক্ষমা চিঠি লেখার ক্ষেত্রে আপনার কাজের সম্পর্ক চলতে থাকে তা নিশ্চিত করতে নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে জোর দেওয়া যেতে পারে। আপনি যদি ভুল করে থাকেন তবে বিলম্ব ঘটেছে, ত্রুটিপূর্ণ পণ্য পাঠিয়েছেন বা দরিদ্র পরিষেবা সরবরাহ করেছেন, আপনি আপনার গ্রাহক বা ক্লায়েন্টের আন্তরিক ক্ষমা চাইছেন।
কিভাবে একটি গ্রাহক একটি Apology পত্র লিখুন
যখন আপনি গ্রাহক পরিষেবা শিল্পগুলিতে কাজ করেন, তখন আপনার ব্যবসায়টি আপনার গ্রাহকদের সাথে কীভাবে আচরণ করে তা কেবলমাত্র ভাল। গ্রাহকরা হৃদয়কে "গ্রাহক সর্বদা সঠিক" বলে অভিহিত করেন। কোনও গ্রাহককে অন্যায় অনুভব করার ক্ষেত্রে কিছু ঘটে গেলে, ক্ষমা লেখার জন্য এটি ভাল অনুশীলন।
গ্রাহকের কাছে ক্ষমা চাওয়া চিঠি কোম্পানির লটারহেডে লেখা উচিত, বা কোম্পানির অভিযোগের জন্য বিন্দু ব্যক্তি দ্বারা ইমেলের মাধ্যমে পাঠানো উচিত। অভিযোগ করা ব্যক্তিটিকে সময়মতো পাঠানো উচিত। আপনার চিঠিটি কি ঘটেছিল তা স্বীকার করে একটি ক্ষমা শুরু করা উচিত। আপনার কর্মের জন্য দায়িত্ব গ্রহণ করুন এবং গ্রাহক শোনা বোধ করতে ভুলবেন না। গ্রাহককে জানাতে চেষ্টা করুন যে তিনি কীভাবে অনুভব করেছিলেন এবং তিনি কেন বিরক্ত ছিলেন তা আপনি দেখতে পারেন। অবশেষে, যখন সম্ভব ভুল ভুল করার একটি উপায় প্রস্তাব।
উদাহরণ:
প্রিয় মিশেল,
গত সপ্তাহে আমাদের দোকানে আপনি যে পরিষেবাটি পেয়েছেন সে সম্পর্কে আমাকে যোগাযোগ করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমাদের ক্যাশিয়র আপনার আইটেম ফেরতের সাথে পরিস্থিতি পরিচালনা করার জন্য আমি ক্ষমাপ্রার্থী। আমি দুঃখিত, তিনি আপনার ফেরত সম্পর্কে ভুল তথ্য প্রদান করেছেন। আপনাকে বলার আগে আপনাকে একজন ম্যানেজারের সাথে চেক করা উচিত ছিল, যদি আপনার কাছে রসিদ থাকে তবে সে কেবল ফেরত দিতে পারে। দুঃখিত, আপনি আমাদের ক্যাশিয়ারের সাথে বিতর্ক করে ২0 মিনিট অতিবাহিত করেছেন। আমি খুব হতাশ হতে হবে। আপনি যদি এই সপ্তাহে স্টোরটিতে আসতে চান তবে আমি ব্যক্তিগতভাবে আপনার রিটার্ন পরিচালনা করব। এটি শুধুমাত্র কয়েক মিনিট সময় লাগবে।
বিনীত,
রজার এস।
দোকান ব্যবস্থাপক
কিভাবে একটি ক্লায়েন্ট ক্ষমা করবেন
চলমান ক্লায়েন্ট সঙ্গে সম্পর্ক আপনার ব্যবসার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। এটি দীর্ঘমেয়াদী, প্রতিষ্ঠিত ক্লায়েন্ট বা অপেক্ষাকৃত নতুন এক কিনা, আপনি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব উত্থাপিত যেকোনো সমস্যার সমাধান করতে চান তা নিশ্চিত করতে চান।
একটি ক্লায়েন্টকে ক্ষমাপ্রার্থী করার জন্য, এটি একটি চিঠি লিখতে দীর্ঘ পথ হয়ে যায়। এটি ইঙ্গিত করে যে আপনি তার উদ্বেগটি হৃদয়ে নিয়েছেন এবং আপনার ব্যস্ত সময়সূচি থেকে চিঠি লিখতে সময় নেন। গ্রাহকের কাছে ক্ষমা চাওয়া চিঠিটি, কোম্পানির লটারহেডে চিঠি লিখতে হবে অথবা ইমেলের মাধ্যমে পাঠানো উচিত, আপনার বা বিভাগের প্রধানের দ্বারা। ভুল বা নজরদারী কেন ঘটেছে তা দেখার জন্য প্রয়োজনীয় অভ্যন্তরীণ তদন্তের পরে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব চিঠি পাঠানোর চেষ্টা করুন। আপনার ক্লায়েন্ট বিরক্ত কেন বুঝতে বোঝায় যে একটি ক্ষমা সঙ্গে চিঠি শুরু। ভুলের জন্য দায়িত্ব গ্রহণ করুন এবং সংশোধনমূলক ব্যবস্থা সরবরাহ করুন। যেহেতু আপনার চলমান সম্পর্ক রয়েছে, তাই আলোচনা করার সময় সেট আপ করাও ভাল ধারণা যাতে আপনি কী ঘটেছে তা নিয়ে আলোচনা করতে পারেন।
প্রিয় মাইকেল,
আমি খুব দুঃখিত, আমরা সাম্প্রতিকতম ওয়েবসাইট পুনর্বিন্যাসের জন্য নির্দিষ্ট সময়সীমা মিস করেছি। আমরা আপনাকে পিছনে চলমান ছিল জানানোর জন্য আমি ক্ষমাপ্রার্থী চাই। আমাদের প্রকল্প পরিচালক আপনাকে বলেছিলেন যে জানুয়ারির নির্দিষ্ট সময়সীমা পূরণের জন্য প্রকল্পটি ট্র্যাক করা হয়নি। তার সাথে কথা বলার পর, মনে হচ্ছে যে তিনি প্রকল্পগুলির সাথে খুব বেশি লোড হয়েছিলেন এবং তিনি যা যা হওয়া উচিত ছিল তার উপরেও ছিলেন না। আমি প্রকল্প সময়সীমা মিস্ মিস্ কিভাবে হতাশাজনক জানি। আমি আপনাকে আশ্বস্ত করতে পারি যে আমরা সপ্তাহের শেষে প্রকল্পটি সম্পূর্ণ করতে পারি। আমি আপনার বিশ্বাসের পরবর্তী বিবৃতি থেকে এক সপ্তাহের পেমেন্ট কাটাতে ইচ্ছুক। আমি আপনার সাথে এই আলোচনা খুশি। আপনি একটি সুযোগ পেতে হলে আমার সাথে যোগাযোগ করুন।
বিনীত,
ব্রুক বি।
ডিজাইন পরিচালক ড
ক্ষমাপ্রার্থী কেন এটা অপরিহার্য
ক্ষমাপ্রার্থী একটি ভাল ব্যবসা অনুশীলন। এটি দেখায় যে আপনি আপনার গ্রাহকদের এবং ক্লায়েন্টদের সাথে আপনার চলমান সম্পর্ক সম্পর্কে যত্নশীল। এটি দেখায় যে আপনি প্রতিরক্ষামূলক বা অভিযোগকারীর বিরুদ্ধে অন্যায় পক্ষের অনুভূতিগুলি স্বীকার করতে ও সম্মান করতে পারেন।
আপনার ভুলের মালিকানা নিয়ে অনেক সততা দেখা দেয়, যা আপনার সাথে ব্যবসা চালিয়ে যেতে চায় এমন গ্রাহক বা ক্লায়েন্টকে উৎসাহিত করতে পারে।
