আপনি কিভাবে আপনার অফিস ফাইল সংগঠিত চয়ন দক্ষতা এবং উত্পাদনশীলতা উপর একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রভাব আছে। একটি ফাইলিং সিস্টেম অফিসে কিভাবে ফাইল ব্যবহার করা হয় তার উপর ভিত্তি করে থাকা উচিত, ফাইলটির কোন বৈশিষ্ট্যগুলি প্রায়শই উল্লেখ করা হয় এবং কীভাবে ফাইলগুলি মৌখিকভাবে অনুরোধ করা হয়। এই প্রশ্নের উত্তর আপনাকে আপনার ফাইলগুলি সংগঠিত করার জন্য সেরা সিস্টেম নির্ধারণ করতে সহায়তা করবে।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
ফাইলিং মন্ত্রিসভা
-
ফাইল ফোল্ডারস
-
ফাইল লেবেল
নির্ধারিত তারিখ বা তারিখের তারিখ অনুসারে আপনি পূর্বনির্ধারিত সংখ্যায়ন পদ্ধতি ব্যবহার করে ক্রমানুসারে বিষয়বস্তুর মাধ্যমে alphabetically ফাইলগুলি সংগঠিত করবেন কিনা তা নির্ধারণ করুন। অস্থায়ী এবং স্থায়ী ফাইল তৈরি করুন। অস্থায়ী ফাইলগুলি বর্তমানে সক্রিয় ফাইলগুলির একটি শেষ তারিখ রয়েছে যা কোনও সময় ফাইলটি ধ্বংস করা বা সংরক্ষণাগারভুক্ত ফাইলগুলিতে স্থাপন করা যেতে পারে। অস্থায়ী ফাইলগুলির উদাহরণগুলিতে বর্তমান প্রকল্পগুলি, অ্যাকশন আইটেম এবং উপকরণ পড়তে হবে। স্থায়ী ফাইলগুলি প্রায়শই অ্যাক্সেস করা হয় না তবে ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য সংরক্ষণাগারগুলিতে রাখতে হবে।
রেফারেন্স করা যেতে পারে এমন নথিতে আপনার লেবেল শিরোনাম এবং সংজ্ঞাগুলি লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেম ব্যবহার করেন, তবে প্রতিটি বিষয়টির সাথে সংশ্লিষ্ট সংখ্যাটি লিপিবদ্ধ করুন এবং সেই বিষয়গুলির মধ্যে তালিকাভুক্ত করা দস্তাবেজের উদাহরণগুলি তালিকাভুক্ত করুন। নথি ফাইল করার সময় এই সামঞ্জস্য বজায় রাখতে সাহায্য করে।
অস্থায়ী নথি, স্থায়ী দস্তাবেজ এবং ট্র্যাশের জন্য পাইল তৈরি করুন। ফাইলিং সিস্টেম তাদের অন্তর্ভুক্ত করার আগে ডকুমেন্ট সাজান। সংরক্ষণ করা প্রয়োজন কি না ফাইল করবেন না।
একটি ফাইল স্টোরেজ অবস্থান চয়ন করুন। আপনি সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য যেখানে আপনার ডেস্ক ড্রয়ারে অস্থায়ী সক্রিয় ফাইল ফাইল করা প্রয়োজন সিদ্ধান্ত নিতে পারে। কর্মীদের মধ্যে শেয়ার করা ফাইল অফিসে অবস্থিত কেন্দ্রীয় হতে হবে। যদি আপনি সুরক্ষিত থাকা ফাইলগুলির সাথে কাজ করেন, যেমন ক্লায়েন্টদের ব্যক্তিগত তথ্য ধারণকারী ফাইলগুলি, একটি লকিং ফাইল মন্ত্রিসভা ব্যবহার করুন এবং অফিসে কারা অ্যাক্সেস পাবে তা নির্ধারণ করুন।
আপনার ফাইল তৈরি করুন। আপনার বর্ণমালা, সংখ্যাসূচক বা কালানুক্রমিক সিস্টেম সঙ্গে ফাইল লেবেল। মনে রাখবেন যে যখন আপনি আপনার লেবেল শিরোনামগুলির সাথে নির্দিষ্ট হতে চান, তখন আপনি শিরোনামগুলিকে বিস্তৃত হতে চান যা বিভিন্ন ধরনের নথি অন্তর্ভুক্ত করতে যথেষ্ট। উদাহরণস্বরূপ, একটি নির্দিষ্ট মিটিং নাম দিয়ে একটি ফাইল লেবেল করার পরিবর্তে এক বছরে উপস্থিত মিটিংয়ের জন্য একটি ফাইল তৈরি করুন এবং এতে সমস্ত প্রাসঙ্গিক নথি সংরক্ষণ করুন। এটি আপনাকে অসংখ্য ফাইল তৈরি করতে দেয় যা শুধুমাত্র এক বা দুটি দস্তাবেজ সংরক্ষণ করা হবে।
পরামর্শ
-
সহজ মনে রাখবেন সবসময় ভাল। জটিল ফাইলিং সিস্টেমগুলি এড়িয়ে চলার চেষ্টা করুন যা আপনার জন্য কঠিন এবং মনে রাখতে হবে। বিল পরিশোধ বা চালান হিসাবে তারিখ নির্দিষ্ট কাজ জন্য একটি tickler ফাইল ব্যবহার করুন। কর্মের উপর নির্ভর করে মাসিক বা দিন অনুসারে আপনার টিকারার ফাইলটি সংগঠিত করুন এবং ফাইলগুলি খালি করুন কারণ নথিগুলি নিক্ষেপ করে বা স্থায়ী ফাইলটিতে সরানোর মাধ্যমে কাজ সম্পন্ন হয়।
