মিটিং মিনিট ডকুমেন্টেশন সঠিকভাবে সংস্থা এবং মনোযোগ একটি মহান চুক্তি প্রয়োজন। মিনিট সাক্ষাৎ প্রায়ই আইনী নথি হয়ে ওঠে, তাই আলোচনা সঠিকভাবে সংক্ষিপ্ত করা গুরুত্বপূর্ণ। একটি ব্যাকআপ অনুলিপি তৈরি করুন এবং এটি একটি নিরাপদ স্থানে সংরক্ষণ করুন এবং প্রাসঙ্গিক দলগুলিতে অতিরিক্ত কপি বিতরণ করুন। অনুশীলনের সাথে, মিটিংয়ের মিনিট সঠিকভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে নথিভুক্ত করা অনেক সহজ হয়ে ওঠে।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
ল্যাপটপ কম্পিউটার
-
ওয়ার্ড প্রসেসিং সফ্টওয়্যার
-
সভা বিষয়সূচি
-
রবার্ট এর আদেশ নিয়ম কপি
মিটিং মিনিট ডকুমেন্টেশন
আপনার ল্যাপটপ সেট আপ এবং যেতে প্রস্তুত পেতে, প্রথম দিকে আগমন। তারিখ, সময়, অবস্থান এবং অংশগ্রহণকারীদের তালিকা নোট করুন। আপনার টাইপিং গতির জন্য যতটা সম্ভব আলোচনা সভা রেকর্ড করুন। বানান বা ব্যাকরণগত ত্রুটি সম্পর্কে চিন্তা করবেন না। আপনি কোনও পদক্ষেপ বা কর্মের আইটেমটি পাস করার মতো গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপটি মিস করলে, মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীকে শব্দটি স্পষ্ট করার জন্য জিজ্ঞাসা করা ঠিক। তথ্য কোন ক্ষতি রোধ করতে মাঝে মাঝে নথি সংরক্ষণ করুন।
সভার পরে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার মিটিং মিটিং সম্পাদনা করুন, যখন আপনার আলোচনাটির স্মৃতি এখনও তাজা। কোন বানান বা ব্যাকরণ ভুল সংশোধন করুন এবং ফরম্যাটিংটি নথি জুড়ে সামঞ্জস্যপূর্ণ নিশ্চিত করুন। পাঠকদের অবহিত করার জন্য "ড্রাফ্ট" ওয়াটারমার্কটি সন্নিবেশ করান যে মিনিটগুলি এখনো অনুমোদিত হয়নি এবং সরকারীভাবে তৈরি করা হয়েছে। একটি ফাইল নাম ব্যবহার করে ফাইলটি সংরক্ষণ করুন যা সনাক্ত করা সহজ এবং পরবর্তীতে বিভক্ত করা, যেমন "স্ট্রাটকোনাস মিনিটস ডিসেম্বর 5"।
বৈঠকের চেয়ারম্যান বা আলোচনায় পর্যালোচনা করার জন্য মনোনীত আরেকজন ব্যক্তিকে পাঠান। আপনি প্রতিক্রিয়া উপর ভিত্তি করে, আবার মিনিট সম্পাদনা করুন। সম্পাদনা করার সময়, মিনিটের সততা বজায় রাখার জন্য সতর্ক থাকুন। এমন কোনো আলোচনা যুক্ত করবেন না যা ঘটে না, বা যে কোনও আলোচনায় ঘটেছে তা সরাও। আবার ফাইল সংরক্ষণ করুন।
মিনিট আনুষ্ঠানিক অনুমোদন না হওয়া পর্যন্ত নথিতে "খসড়া" ওয়াটারমার্ক রাখুন। এটি সাধারণত একই কমিটির পরবর্তী সভায় ঘটে।
কমিটি মিনিট অনুমোদন করে একবার, "খসড়া" ওয়াটারমার্ক মুছে ফেলুন এবং ফাইলটি আবার সংরক্ষণ করুন। প্রয়োজন হলে কমিটির সদস্যদের অনুমোদিত মিনিট বিতরণ করুন।
পরামর্শ
-
সভার সময় রেফারেন্স হিসাবে ব্যবহারের জন্য রবার্টস রুলস অফ অর্ডার (অথবা আপনার কমিটি যে কোন নির্দেশিকা ব্যবহার করে) এর একটি অনুলিপি আছে। এই আপনি সঠিকভাবে মিটিং কার্যধারা রেকর্ড করতে সাহায্য করতে পারেন।
কিছু লোক প্রথমে শর্ট্যান্ড ব্যবহার করে মিটিং মিনিটগুলি দস্তাবেজ করতে পছন্দ করে, তারপরে নোটগুলি টাইপ করুন। এই পদ্ধতিটি পাশাপাশি ল্যাপটপ ব্যবহার করে মিনিট সময় নিতে পারে। এটা আপনার ব্যক্তিগত পছন্দ উপর নির্ভর করে।
খুব গুরুত্বপূর্ণ মিটিংয়ের জন্য, কার্যধারার অডিও রেকর্ডিং করতে একটি টেপ রেকর্ডার ব্যবহার করে বিবেচনা করুন।
