অলাভজনক প্রতিষ্ঠানগুলি দাতব্য দানগুলিতে তাদের নির্ভরতার কারণে বা তাদের কর-ছাড়ের স্থিতি থাকার কারণে বিভিন্ন স্টেকহোল্ডারদের কাছ থেকে তদন্তের অধীনে আসে। মিডিয়া, দাতা, অভ্যন্তরীণ রাজস্ব পরিষেবা বা অন্যান্য আগ্রহযুক্ত স্টেকহোল্ডারদের দ্বারা পর্যালোচনা করা হলে আপনার ক্রয় অনুশীলনগুলি নিখুঁতভাবে পাস করে তা নিশ্চিত করার জন্য, আগ্রহের নীতিগুলি বা স্বচ্ছতার অভাবের কারণে যেগুলি ক্রয় নীতিগুলি তৈরি করা গুরুত্বপূর্ণ তা তৈরি করা গুরুত্বপূর্ণ।
একাধিক বিড
কিছু অলাভজনক প্রতিষ্ঠানের জন্য নির্দিষ্ট বিক্রেতার জন্য একাধিক বিড প্রাপ্ত সংস্থাটির সাথে একটি নির্দিষ্ট ডলার স্তরের উপরে কেনাকাটা করা উচিত। এটি ক্রয়কারী এজেন্ট, বিভাগীয় প্রধান বা নির্বাহী পরিচালক কোনও বন্ধু, পরিবারের সদস্য বা ব্যবসায়িক সহযোগীকে একটি চুক্তি প্রদান করতে পারে যা ব্যক্তিগত পুরস্কার বা প্রত্যক্ষ ঘুষ প্রদান করে। এটি একটি দীর্ঘমেয়াদী সরবরাহকারীকে প্রতি বছর হার বা পরিষেবা হ্রাস থেকে বাধা দেয় কারণ এটি জানে যে এতে কোন প্রতিযোগিতা নেই।
নিম্ন বিড বনাম শ্রেষ্ঠ বিড
আপনার সংস্থান নীতিটি আপনার সংস্থার প্রকল্প, পরিষেবা বা পণ্যগুলির সর্বনিম্ন বিড নিতে পারে বা আপনাকে সেরা বিড নিতে অনুমতি দেয়। সেরা বিড প্রসঙ্গ হতে পারে না, তবে এটি সংস্থার জন্য আরও ভাল মূল্য সরবরাহ করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি স্পোর্টস বিপণন সংস্থা অন্য কোন ফার্মের চেয়ে কম ফি জন্য দাতব্য 10-কিলোমিটার রাস্তা রেস চালানোর প্রস্তাব দিতে পারে তবে উচ্চতর দরকষাকষির রাস্তা ঘোড়ায় আরো বেশি অভিজ্ঞতা থাকতে পারে এবং আরও বেশি পরিচিতি থাকতে পারে যারা স্পনসরশিপ কিনতে পারে। কিছু ক্ষেত্রে, একটি অলাভজনক চুক্তি সর্বনিম্ন দরজার ব্যতীত অন্য কোনও ব্যবসায়ের কাছে যাওয়ার অনুমতি দেয়, যতক্ষণ না চুক্তির সর্বনিম্ন দর এবং ক্রয়কারী এজেন্টের নির্দিষ্ট শতাংশের মধ্যে থাকে, বিভাগীয় প্রধান বা পরিচালন সর্বনিম্ন দর কেনার কারণগুলি দেখাতে পারে সেরা বিড হয় না।
প্রস্তাবের জন্য অনুরোধ
আপনার ক্রয় নীতির অংশ হিসাবে, একটি নির্দিষ্ট ডলার পরিমাণের চেয়ে বড় প্রকল্প, পরিষেবা বা পণ্যগুলির প্রস্তাবগুলির জন্য একটি অনুরোধ তৈরি করুন এবং ইস্যু করুন। একটি RFP একটি স্ট্যান্ডার্ড পদ্ধতি ব্যবসার ব্যবহার যা সম্ভাব্য দরদাদের সাথে চুক্তির একই উদ্দেশ্যগত প্রয়োজনীয়তার সাথে যোগাযোগ করে। RFPs অলাভজনকদের সাহায্য করে আপেল-থেকে-আপেলের তুলনা তুলনা করে।
স্বার্থের দ্বন্দ্ব
পক্ষপাতিত্ব বা পক্ষপাতিত্বের চেহারাগুলি প্রতিরোধ করতে, আপনার বোর্ড সদস্য এবং পরিচালনা কর্মীদের জিজ্ঞাসা করুন যদি তাদের কোন বন্ধু, পরিবার সদস্য বা ব্যবসায়িক অংশীদার থাকে যা আপনার কেনা পণ্য বা পরিষেবাদি বিক্রি করে। অনেক অলাভজনক সংস্থাগুলির এমন নীতি রয়েছে যা সংস্থাগুলিকে ব্যবসায়িক অংশীদারিত্ব থেকে নিষিদ্ধ করে যা মূল স্টেকহোল্ডারদের সাথে ঘনিষ্ঠ সম্পর্ক থাকে। বড় চুক্তি অনুমোদন করার আগে, তাদের মধ্যে কোনও একটি দ্বন্দ্ব আছে কিনা তা নির্ধারণ করতে আপনার মূল অংশীদারদের সাথে সম্ভাব্য ব্যবসায়িক অংশীদারের নামগুলি ভাগ করুন।
স্বচ্ছতা
কারণ মুনাফা লাভের জন্য অন্যান্য সংস্থার সাথে প্রতিযোগিতায় অংশ নেন না, কারণ তারা জনসাধারণের সাথে ব্যবসায়িক তথ্য প্রকাশের স্বাধীনতা অর্জন করে। আপনার ক্রয় নীতি আপনার ওয়েবসাইটে জনসাধারণের জন্য সহজেই উপলব্ধ করা। বোর্ড মিটিংয়ে পরিচালক বোর্ডকে দেওয়া কোষাধ্যক্ষের রিপোর্টে বড় কেনাকাটা সম্পর্কিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
সাস্টেনিবিলিটি
আপনি "সবুজ" ব্যবসায় অনুশীলন ব্যবহার করে এমন ব্যবসার অগ্রাধিকার দিতে চাইতে পারেন। এটি এমন সংস্থাগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে যা জনসাধারণের বিবৃত এবং শক্তি এবং পানি ব্যবহার, পুনর্ব্যবহারযোগ্য, জৈব এবং অ বিষাক্ত পদার্থ ব্যবহার বা প্যাকেজিং কমাতে সর্বাত্মক পদক্ষেপ গ্রহণ করতে পারে।
