কমিটি মিটিং উভয় অলাভজনক এবং লাভজনক ব্যবসা উভয় চলমান একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। কিছু কমিটি একটি আনুষ্ঠানিক ভিত্তিতে কাজ করে, নির্দিষ্ট কর্ম সম্পাদন করার জন্য প্রয়োজন মেটানোর সাথে সাথে, অন্যান্য কমিটি আরো আনুষ্ঠানিক। কিছু আর্থিক অডিট, নির্বাহী নির্বাচন, স্টক অফার, সদস্যপদ অনুমোদন এবং নিরাপত্তা তত্ত্বাবধানের মতো কিছু জিনিসগুলির জন্য আইনি দায়িত্ব রয়েছে। এই কমিটিগুলি রবার্টের আদেশের নিয়ম বা অনুরূপ বিধি হিসাবে এই প্রোটোকলগুলি ব্যবহার করে একটি আনুষ্ঠানিক মিটিং কাঠামো গ্রহণ করার সম্ভাবনা বেশি।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
বিষয়সূচি
-
মিনিট
কমিটির বৈঠকে কমপক্ষে এক সপ্তাহ আগে একটি লিখিত কর্মসূচী তৈরি করুন এবং পাঠান। কমিটির প্রত্যেককে এজেন্ডা পর্যালোচনা এবং বৈঠকে আলোচনা করা বিষয়গুলির জন্য প্রস্তুতির সময় দরকার।
সময় অর্ডার করার জন্য মিটিং কল। এটি সাধারণত কমিটির চেয়ার দ্বারা করা হয়। বৈঠককালে উপস্থিত সভায় সচিবকে কয়েক মিনিট সময় নিতে হবে। সময়মত সভায় সভা আহ্বান জানিয়ে জনগণকে সময়মত দেখাতে উৎসাহিত করে এবং কমিটির সদস্য ও তাদের সময় সকলের প্রতি শ্রদ্ধা প্রদর্শন করে।
বৈঠকে উপস্থাপন করা হবে এজেন্ডা এবং কোন রিপোর্ট কপি বিতরণ। কমিটি চলমান ভিত্তিতে পূরণ, পূর্ববর্তী বৈঠকের মিনিট কপি বিতরণ। কমিটির সদস্যদের মিনিট, এজেন্ডা এবং অন্যান্য প্রতিবেদন পর্যালোচনা করার জন্য সময় দিন। পূর্ববর্তী সভার মিনিট সম্পর্কে কোন মন্তব্য আছে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন এবং তারপর মিনিট গ্রহণ করার জন্য একটি গতি এবং দ্বিতীয়টি জিজ্ঞাসা করুন।
বৈঠক সময় প্রতিটি আইটেম আবরণ বিষয়সূচি আদেশ অনুসরণ করুন। আলোচনা অধীনে এজেন্ডা আইটেম প্রাসঙ্গিক যে গতি তৈরি করতে অনুমতি দিন। একটি গতিতে কথা বলতে ইচ্ছুক যারা প্রতিটি সদস্য স্বীকৃতি। এক ব্যক্তির সাথে একযোগে কথা বলতে এবং প্রত্যেক ব্যক্তির যদি শব্দের শোনাতে সুযোগ দেওয়া হয়। আলোচনা সম্পন্ন হলে গতিতে ভোটের জন্য কল করুন। কিছু ক্ষেত্রে, সদস্যদের সংশোধন প্রস্তাব করা হবে এবং কমিটির চেয়ার প্রস্তাবের আগে সংশোধনের জন্য একটি ভোট ডাকবে।
বৈঠকটি শেষ হলে এজেন্ডাটি সম্পন্ন হলে বা মিটিংয়ের নির্ধারিত শেষের সময় আসে। কমিটির চেয়ার ছাড়াই একটি সভা, দ্বিতীয় বা ভোট ছাড়াই স্থগিত করা হতে পারে। সেক্রেটারী কোন অসম্পূর্ণ ব্যবসা রেকর্ড করে যাতে এটি পরবর্তী বৈঠকের এজেন্ডাে রাখা যায়।
পরামর্শ
-
সর্বাধিক আনুষ্ঠানিক কমিটির সভায় সদস্যদের একটি কোরাম বৈধ হতে সভা জন্য উপস্থিত হতে হবে। প্রতিষ্ঠানের আইন দ্বারা একটি কোরাস অর্জন করা হয় তা নির্ধারণ করবে। এটি সাধারণত অন্তত অর্ধেক সদস্য।
