যদিও সকল সভাগুলো "রবার্টের আদেশের নিয়ম" কঠোরভাবে অনুসরণ করতে হয় না, তবে তাদের আগে পরিকল্পনা করা দরকার এবং একটি নির্দিষ্ট এজেন্ডা রাখা উচিত। সভায় অংশগ্রহণকারীরা নিয়ন্ত্রণ হারিয়ে ফেললে এবং আলোচনাগুলি অনেক দিকনির্দেশনায় যেতে পারে এমন একটি মিটিংয়ের মধ্যে সবচেয়ে খারাপ জিনিসগুলির মধ্যে একটি। এই ক্ষেত্রে, সামান্য বা কিছুই সম্পন্ন করা হয় না, এবং সভাটি সম্পূর্ণ সময় অপচয় এবং আহ্বায়কদের বিরুদ্ধে একটি চিহ্ন শেষ হয়।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
বিষয়সূচি
-
কাগজ প্যাড
-
pencils
-
অডিও চাক্ষুষ উপকরণ এবং সরঞ্জাম
শুধুমাত্র একটি আইটেম আচ্ছাদিত করা যাচ্ছে, এমনকি যদি একটি নির্দিষ্ট এজেন্ডা পরিকল্পনা। রিপোর্ট দিতে যে কেউ যথেষ্ট সতর্কতা দিন। এজেন্ডা কেন সভায় অনুষ্ঠিত হচ্ছে এবং চূড়ান্ত উদ্দেশ্য সবার জন্য ব্যাখ্যা করে। এজেন্ডাটির সময়সীমা থাকা উচিত, তাই যারা উপস্থিত থাকে তারা তাদের বাকি দিনের পরিকল্পনার পরিকল্পনা করে।
মিটিংয়ের কয়েকদিন আগে আলোচনা করা যাচ্ছে এমন নথিগুলির একটি অনুলিপি সহ পরিচারকদের সরবরাহ করুন। তাদের প্রতিবেদনের বিষয়ে কথা বলার জন্য এবং তাদের চিন্তাভাবনা ও মন্তব্যগুলি নিয়ে আসতে প্রস্তুত হোন। কেউ কেউ কাগজটি পড়তে চায় না, অন্যরা এটি নিয়ে আলোচনা করছে।
সভায় অবদান রাখেন এমন প্রত্যেক ব্যক্তির প্রতি কৃতজ্ঞতা বাড়ান। উপস্থিত প্রতিটি ব্যক্তির কাছ থেকে ইনপুট পেতে চেষ্টা করুন এবং ব্যক্তিগত মন্তব্য সহ তার অংশগ্রহণের জন্য প্রতিটিকে ধন্যবাদ।
সভায় উপস্থিত প্রতিটি প্রধান পাঠকের সাথে একটি ফলো আপ নোট পাঠান। যদি এটি নোট নিয়ে আনুষ্ঠানিকভাবে মিলিত হয়, তবে পরবর্তী সময়ে গ্রুপটি পূরণ হওয়ার আগে প্রতিটি ব্যক্তির এই পর্যালোচনা করা উচিত।
পরামর্শ
-
প্রত্যেক ব্যক্তির দেরীতে আসতে দেরি করবেন না। একবার বা দুবার দেরী হচ্ছে ঠিক, কিন্তু প্রতিটি সময় সম্পূর্ণ অসম্মান দেখায়।
সতর্কতা
যদি মনে হয় মিটিংটি এজেন্ডাটিতে উল্লেখিত দশ মিনিটেরও বেশি সময় ধরে চলবে তবে অবিরত বা আবার দেখা হবে কিনা সে বিষয়ে ভোট দিন।
