যদিও শব্দ সংযুক্তি এবং ঘন ঘন প্রায়ই বাণিজ্যিক অক্ষরে বিনিময়ে ব্যবহৃত হয়, তারা আইটেম সহ বিভিন্ন পদ্ধতি প্রতিনিধিত্ব করে। কঠোর অর্থে, একটি সংযুক্তিটি একটি পৃথক ডকুমেন্ট হিসাবে বিবেচনা করা হয় যখন একটি সংযুক্তি অক্ষরের অংশ বলে মনে করা হয়। সরকারের মতো কিছু সংস্থার জন্য, প্রতিটিের জন্য পাঠানো চিঠিপত্রের দ্বারা নির্ধারিত হয়, অন্যদিকে অন্যের জন্য এটি গ্রহণযোগ্য।
একটি সংযুক্তি যোগ করা হচ্ছে
একটি সংযুক্তি একটি দস্তাবেজ যা ব্যবসা পত্রের অংশ। এটা চিঠি মধ্যে তথ্য যোগ বা আরও বর্ণনা। কিছু উদাহরণগুলিতে একটি স্প্রেডশীট রয়েছে যা আর্থিক বিলিং বা পূর্বাভাসগুলির একটি চাক্ষুষ ব্যাখ্যা সরবরাহ করে যা একটি চার্ট যা ব্যবসা প্রবণতা বা বাজেটের গ্রাফিক দৃশ্য দেয়। একটি সংযুক্তি পাঠানোর সময়, আধা-কোলন এবং সংযুক্তি সংখ্যা সহ অক্ষরের নীচের বাম দিকে "সংযুক্তি" শব্দটি অন্তর্ভুক্ত করুন। চিঠির তথ্যটি বর্ধিত বা আরও ব্যাখ্যা করার জন্য আপনাকে চিঠিটির শরীরের উল্লেখ করা উচিত যে কোনও আইটেম সংযুক্ত করা আছে (বা একাধিক আইটেম সংযুক্ত রয়েছে)।
একটি এনক্লোজার সহ
একটি এনক্লোজার একটি দস্তাবেজ যা ব্যবসার চিঠি ছাড়াও। এটি নিজস্ব দস্তাবেজ হিসাবে একা দাঁড়াতে পারে এবং দস্তাবেজটি কীভাবে ব্যাখ্যা করতে হয় তা ব্যাখ্যা করার জন্য ব্যবসার অক্ষরের প্রয়োজন হয় না। একটি বাণিজ্যিক চিঠিতে একটি ঘের পাঠানোর সময়, একটি আধা-কোলন সহ "এনক" অক্ষর রাখুন বা বাম দিকের অক্ষরের নীচে "এনক্লোজার" শব্দটি লিখুন। তারপর নথির নাম রাখুন। এটি পাঠককে সতর্ক করে দেয় যে দ্বিতীয় নথিতে চিঠিপত্রটি অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। একটি ডকুমেন্টের জন্য উপযুক্ত একটি নথির একটি উদাহরণ একটি কভার লেটার সহ একটি সারসংকলন অন্তর্ভুক্ত। সারসংকলন চিঠি থেকে আলাদা এবং সহজে একা দাঁড়িয়ে।
ইমেল সংযুক্তি
কিছু পরিস্থিতিতে, একটি সংযুক্তি এবং একটি ঘের মধ্যে পার্থক্য করার জন্য উপলব্ধ কোন পদ্ধতি নেই। আপনি ইমেল দ্বারা একটি ব্যবসা চিঠি পাঠানোর সময় এই পরিস্থিতিতে এক। প্রদত্ত কোনও এনক্লোজার অপশন নেই এবং ইমেলটি ইলেকট্রনিক ট্রান্সমিশন একটি ফর্ম, ইমেল দ্বারা প্রেরিত সমস্ত নথি একটি সংযুক্তি হয়ে ওঠে। সংযুক্তি ইমেলের সাথে পাঠানো একটি ডাউনলোডযোগ্য আইটেম হিসাবে ইমেল যুক্ত করা হয়।
ফেডারেল সরকার ব্যবহার
নির্দিষ্ট ফেডারেল সরকারী শাখায় সংযুক্তি এবং পরিবেষ্টনের ব্যবহারের জন্য নিয়ম থাকতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, তাদের চিঠিপত্রের হ্যান্ডবুকে মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে জিওলজিক্যাল সার্ভে বর্ণনা করে যে তাদের সাথে চিঠিপত্র পাঠানোর সময় সংযুক্তি এবং একটি ঘোড়া কিভাবে পরিচালনা করা যায়। তাদের হ্যান্ডবুকের মতে, চিঠিপত্রটি একটি মেমো হলে আপনি সংযুক্তি হিসাবে একটি আইটেম পাঠান, যখন এটি একটি চিঠি হয় তবে অতিরিক্ত দস্তাবেজের জন্য আপনি শব্দটি ঘন ঘন ব্যবহার করতে হবে। উভয় ক্ষেত্রেই, স্বাক্ষর ব্লকের নীচে "সংযোগ" বা "সংযুক্তি" দুটি লাইন টাইপ করুন। এই কাজটি পরিবেষ্টনের বা সংযুক্তি সন্ধান করতে পাঠক বলে। যদি তারা অনুপস্থিত থাকে, তাহলে তাদের পাঠানোর জন্য জিজ্ঞাসা করুন কারণ তাদের চিঠি বা মেমো পাঠানোর উদ্দেশ্য ছিল।
যদি একাধিক সংযুক্তি বা ঘের থাকে, তাহলে "2 পরিবেষ্টনের" বা "3 সংযুক্তি" যেমন উল্লেখ করুন। যদি পাঠ্যের মধ্যে চিহ্নিত না হয় তবে শব্দটির পরে একটি কোলন ব্যবহার করুন, পরবর্তী নথিতে নথির শিরোনাম বা ব্যাখ্যা অনুসরণ করুন। উদাহরণস্বরূপ: "এনক্লোজার:" (পরবর্তী লাইন) দুটি স্পেস ইন্ডেন্ট করুন এবং বিরাম শেষ না করে "জন ক। অ্যাডামস পুনরায় শুরু করুন" যোগ করুন। যখন একাধিক পরিবেষ্টন বা সংযুক্তি থাকে যা পাঠ্যটিতে উল্লিখিত হয় না, প্রতিটি শিরোনামটি আলাদা লাইনে বর্ণনা করে। উদাহরণস্বরূপ: 2 সংযুক্তি: (পরবর্তী লাইন) দুটি স্পেস এবং টাইপ ইন্ডেন্ট করুন: "জন ক। অ্যাডামস পুনরায় শুরু করুন" (পরবর্তী লাইন) ইন্ডেন্ট দুটি স্পেস এবং টাইপ: পুরষ্কার এবং অর্জনের তালিকা "কোন শেষ বিরাম চিহ্ন ছাড়াই।
