পোস্টাল পরিষেবার তুলনায় ইমেলটি ব্যবসা যোগাযোগ পাঠানোর দক্ষ এবং দ্রুত পদ্ধতি। এটি নথি বিনিময় করার একটি সহজ উপায়। একটি সংযুক্তি সহ একটি ব্যবসায়িক ইমেল পাঠানোর সময় বিবেচনা করা কিছু বিষয় তার আকার, প্রোগ্রাম সংযুক্তি এবং ভাইরাস সম্ভাবনা তৈরি করতে ব্যবহৃত হয়। এটা মনে রাখাও গুরুত্বপূর্ণ যে প্রাপক শুধুমাত্র আপনার বার্তাটি দেখে নাও। একটি অনুকূল ছাপ ছেড়ে যে একটি পেশাদারী স্বন ব্যবহার করুন।
একটি বিষয় লাইন লিখুন যা যথেষ্ট পরিমাণে বার্তা প্রতিফলিত করে। নির্দিষ্ট বিষয় লাইন কর্মচারী কোম্পানি প্রকল্প অনুযায়ী ইমেল সংগঠিত সাহায্য করবে। "গুরুত্বপূর্ণ" বা "অনুগ্রহ করে পড়ুন" হিসাবে অস্পষ্ট শিরোনাম ভবিষ্যতে বার্তাগুলি সনাক্ত করা কঠিন করে তোলে।
সংক্ষিপ্ত এবং পড়তে সহজ যে একটি বার্তা রচনা করুন। কর্মচারীদের প্রতিদিন প্রচুর পরিমাণে ইমেল বার্তাগুলি ছড়িয়ে দিতে হবে এবং দীর্ঘ বার্তা পড়তে একটু সময় লাগবে। একটি সুস্পষ্ট ফন্ট ব্যবহার করুন, প্রচুর পরিমাণে সাদা স্থান অন্তর্ভুক্ত করুন এবং যথোপযুক্তভাবে উচ্চ এবং নিম্নতর অক্ষরগুলি নিযুক্ত করুন। বিনীত কিন্তু পেশাদার, এবং পেশাদারী salutations সঙ্গে শুরু এবং শেষ একটি স্বন যে আপনার বার্তা লিখুন।
সংযুক্তি পড়ুন। ব্যস্ত কর্মচারী প্রায়ই সময় জন্য rushed এবং এটি কোন রেফারেন্স আছে যদি সংযুক্তি উপেক্ষা করতে পারে। প্রাপককে সংযুক্তিটি কী এবং এর সাথে কী করতে হবে তা জানতে দিন।
প্রেরণ করার আগে আপনি নথিটি সংযুক্ত করেছেন কিনা তা নিশ্চিত করুন। "ই-মেইল: এ লিখন ইট ওয়েল গাইড - লেখার জায়গায় ই-মেইল লিখতে এবং পরিচালনা করতে" এর লেখক জ্যানিস ফিশার চ্যান বলেছেন, আপনার বার্তাটি লিখার আগে ডকুমেন্ট সংযুক্ত করার পরামর্শ দেওয়া হয়।
আপনার পাঠককে ফাইলটি খুলতে কোন প্রোগ্রামটি প্রয়োজন তা জানতে দিন। মাইক্রোসফ্ট অফিস সুইট এবং অ্যাডোব অ্যাক্রোব্যাট রিডার কর্মস্থলে ব্যবহৃত সাধারণ অ্যাপ্লিকেশন।
সংযুক্তিটি ডাউনলোড করতে প্রাপককে কত সময় লাগবে তা বিবেচনা করুন। WinZip এর মত বড় ফাইলগুলির জন্য একটি ফাইল সংকোচনের প্রোগ্রামটি ব্যবহার করুন, বা ফাইলটিকে ছোট অংশে আলাদাভাবে পাঠান যা আপনি আলাদাভাবে পাঠাতে পারেন। ব্যস্ত কর্মচারী বিবেচনার জন্য, আপনি বার্তাটি শরীরের নথিতে পেস্ট করতে পারেন।
আপনার বার্তা প্রফোড। বানান এবং ব্যাকরণগত ত্রুটি অস্বাভাবিক প্রদর্শিত। এছাড়াও আপনার বার্তা মধ্যে slang, সংক্ষেপ এবং ইমোটিকন ব্যবহার এড়াতে। এই সুপরিচিত পদ হতে পারে কিন্তু তারা ব্যবসায়িক বার্তা অনুপযুক্ত।
পাঠানোর আগে আপনার বার্তা এবং ভাইরাসগুলির জন্য সংযুক্ত নথিটি স্ক্যান করুন।
ডাউনলোড করার আগে ভাইরাস জন্য সংযুক্তি স্ক্যান পাঠক উত্সাহিত একটি দাবিত্যাগ অন্তর্ভুক্ত করুন। প্রাপক আপনার সংযুক্তি মাধ্যমে একটি ভাইরাস পায় যদি এটি আইনি পদক্ষেপ সম্ভাবনা থেকে আপনার কোম্পানী রক্ষা করতে পারে।
সতর্কতা
সংযুক্তি হিসাবে চেইন মেইল, স্প্যাম বা রসিকতা পাঠান না। তারা অপ্রাসঙ্গিক এবং অনুপযুক্ত।
