কিভাবে একটি ভার্চুয়াল অফিস সেট আপ। একটি বিশ্বব্যাপী পরিবেশে, কর্মক্ষেত্রে বিশ্বব্যাপী অবস্থিত কর্মীদের সঙ্গে কার্যত কোন সীমানা নেই। রিয়েল এস্টেটের ক্রমবর্ধমান দামের সাথে, ভার্চুয়াল অফিস অনেক ব্যবসায়ী মানুষের কাছে আকর্ষণীয় ঘটনা হয়ে উঠেছে। কোম্পানিগুলি কোনও নির্দিষ্ট স্থানে থাকতে পারে তবে কর্মচারীরা হোটেল, ক্যাফে বা বাড়ির বিভিন্ন স্থান থেকে তাদের প্রতিদিনের অফিসের বিষয়গুলি পরিচালনা করে।
আপনার ভার্চুয়াল অফিসের জন্য একটি ব্যবসার ঠিকানা সিদ্ধান্ত। এটি একটি মেলবক্স নম্বর হতে পারে অথবা আপনি কর্পোরেট-সাউন্ডিং ঠিকানা পেতে একটি সিএমআরএ (বাণিজ্যিক মেল রিসিভিং এজেন্সি) মেলবক্স পরিষেবা ব্যবহার করতে পারেন।
আপনার সংযোগ অপশন তাকান। তার ইমেল, সেল ফোন, অনলাইন ফোরাম, ইনস্ট্যান্ট ম্যাসেঞ্জার, ভিওআইপি এবং আরও অনেক কিছু থেকে চয়ন করতে হয়।
সেটআপের জন্য প্রস্তুত ভার্চুয়াল অফিসের জন্য আপনার নির্বাচিত অবস্থান করুন। জায়গাটি পূরণ করুন এবং আপনি যেভাবে চান তা একটি ওয়ার্কিং বায়ুমণ্ডল তৈরি করুন। কম্পিউটার, ফ্যাক্স মেশিন এবং টেলিফোন লাইনগুলির মতো প্রয়োজনীয় ইলেকট্রনিক্স ইনস্টল করার জন্য পর্যাপ্ত রুম আছে তা নিশ্চিত করুন।
আপনার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে আপনার কম্পিউটারে প্রয়োজনীয় সফ্টওয়্যার ইনস্টল করুন। কিছু প্রোগ্রাম বিশেষভাবে ওয়েব কনফারেন্সিং, উপস্থাপনা, মিটিং সময়সূচী এবং তাই জন্য ডিজাইন করা হয়। অনলাইনে আক্রমণ থেকে আপনার পিসিকে সুরক্ষিত করার জন্য একটি নির্ভরযোগ্য অ্যান্টি-ভাইরাস প্রোগ্রাম চয়ন করাও ভাল ধারণা।
টেলিফোন পরিষেবা সরবরাহকারীর সাথে যোগাযোগ করুন এবং আপনার কোনও অনলাইন উপস্থিতি ছাড়াই কল পরিচালনা করতে সহায়তা করার জন্য একটি ইন্টারেক্টিভ ভয়েস প্রতিক্রিয়া (আইভিআর) সুবিধা সহ একটি আধুনিক ফোন সিস্টেম পান। তাদের অন্তর্নির্মিত প্রযুক্তি একটি যুক্তিসঙ্গত মূল্যে আসে এবং তারা কেবলমাত্র প্রকৃত ব্যবহারের জন্য চার্জ করে।
তথ্য, অত্যাবশ্যক যোগাযোগ, ফাইল এবং নথির পাশাপাশি ভার্চুয়াল প্রাইভেট নেটওয়ার্ক (ভিপিএন) তে প্রবেশ করার জন্য কেবলমাত্র কোম্পানির নিয়োগকর্তাদের দ্বারা অ্যাক্সেস করতে বোঝানো একটি ইন্ট্রানেট সুবিধা সেট করুন যাতে স্থানান্তরিত উপাদান সম্পূর্ণ গোপনীয় হয়। এন্ট্রি, প্রস্থান এবং অ্যাক্সেসের তথ্যগুলি রেখে আপনার সংস্থার ডেটাবেস অ্যাক্সেস করছে এমন ট্র্যাক রাখুন।
সহকর্মীদের, ক্লায়েন্ট বা অন্যদের সাথে আপনার অফিসিয়াল সভাগুলিগুলিকে এক কাপ কফি থেকে যে কোনও জায়গাতেই ভাল হিসাবে নির্ধারণ করুন। যদি আপনার সমস্ত পরিচিতিগুলি শারীরিকভাবে সেখানে অক্ষম হয় তবে আপনি ওয়েব ক্যাম, সেল ফোন এবং তাত্ক্ষণিক বার্তাবহ ব্যবহার করে যোগাযোগের ব্যবস্থা করতে পারেন।
আপনার কর্মীরা নিয়মিত টাইমশীটগুলি তাদের কাজের ঘন্টার সংখ্যা রেকর্ড করার জন্য নিশ্চিত করুন। সুনির্দিষ্ট কাজের জন্য নির্ধারিত আনুমানিক ঘন্টার উপর ভিত্তি করে এই টাইমশীটগুলি পদ্ধতিগতভাবে চেক করুন অ-উত্পাদনশীল সময় চেকে ব্যয় করা।
পরামর্শ
-
বেশ কয়েকটি ব্যবসায়িক অ্যাপ্লিকেশন "স্যুটস" আকারে আসে যেখানে বেশিরভাগ প্রোগ্রামগুলি একটি ভার্চুয়াল অফিস সেট আপ করার জন্য এবং আরও বেশি কিছু অন্তর্ভুক্ত করে। মাইক্রোসফ্ট অফিস, লোটাস, কোরল এবং অ্যাপলওয়ার্কস এর মধ্যে কয়েকটি জনপ্রিয় স্যুট রয়েছে। আপনার যদি বাজেট থাকে তবে আপনার কর্মীদের প্রয়োজনীয় ল্যাপটপ, ওয়াই-ফাই সেল ফোন, ভিওআইপি এবং অন্যান্য সরঞ্জামগুলি সরবরাহ করুন। তারপর আপনি এবং আপনার কর্মক্ষমতা দক্ষতার সাথে সংযুক্ত করা যেতে পারে।
সতর্কতা
সিস্টেম ক্র্যাশ হলে আপনার প্রতিদিনের ব্যবসায়ের সম্পূর্ণ ম্যালডাউন এড়াতে নিয়মিত আপনার ডেটা ব্যাকআপ করুন। এটি প্রকৃতপক্ষে একটি দুঃস্বপ্ন দৃশ্যকল্প হতে পারে।
