যদি আপনার সংস্থার একাধিক কর্মচারী থাকে এবং সেই কর্মচারীরা তাদের ব্যক্তিগত ক্রেডিট কার্ডগুলিতে কোম্পানির জন্য ভ্রমণ বা কেনাকাটা করে তবে আপনাকে ক্রেডিট কার্ডের ফেরত প্রদানের নীতির প্রয়োজন।ক্রেডিট কার্ড ফেরত প্রদানের নীতিগুলি আপনাকে কোন ব্যয়গুলি ফেরত দেওয়া হবে তা নির্ধারণ করার অনুমতি দেয়, ব্যয়ের উপর একটি টুপি সেট করে এবং অর্থ প্রদান প্রক্রিয়া কিভাবে কাজ করে সে সম্পর্কে কর্মচারীদের অবহিত করে।
প্রাক অনুমোদন প্রয়োজন কিনা তা নির্ধারণ করুন
মানব সম্পদ এবং অ্যাকাউন্টিংয়ের কোন ধরনের চার্জ আশা করা যায় তা যদি কোনও ধারণা না থাকে তবে কর্মচারী ক্রেডিট কার্ডের ব্যয়গুলি বাজেটের দুঃস্বপ্ন হতে পারে। কিছু বা সমস্ত ক্রেডিট কার্ড ব্যয় প্রাক-অনুমোদনের প্রয়োজন ক্রেডিট কার্ড প্রতিদান চার্জ পুনর্মিলনের সময় স্টিকার শক বাতিল করতে পারেন। ভ্রমণ বা ব্যয় অনুমোদন ফর্ম এবং ক্রয় আদেশগুলি মানব সম্পদগুলি এবং অ্যাকাউন্টিংকে সহায়তা দেওয়ার সময় অননুমোদিত ব্যয়গুলি বন্ধ করতে সহায়তা করতে পারে যা খরচগুলি ফেরত দেওয়া হবে এমন একটি বলপার্ক ধারণা পেতে পারে।
খরচ সীমা সেট করুন
ব্যয়ের জন্য সীমা নির্ধারণ করে ক্রেডিট কার্ড ফেরত প্রদানের পদ্ধতি হল ক্রেডিট কার্ড প্রতিদান নীতিগুলি বাজেটের সমস্যাগুলি প্রতিরোধ করতে সহায়তা করে। খাবার, হোটেল এবং বিনোদনের জন্য খরচ সীমা নির্ধারণ করা ভ্রমণে ফেরত প্রদানের প্রতিযোগিতা রাখবে, তবে পরিষেবা বা সামগ্রীগুলির জন্য ফেরত প্রদানগুলি ক্রয় আদেশ বা প্রাক-অনুমোদনের মাধ্যমে নিয়ন্ত্রণ করা উচিত। খাবারের জন্য স্ট্যান্ডার্ড ভ্যালু, উদাহরণস্বরূপ, কর্মচারীদের রসিদগুলি চালু করার প্রয়োজনীয়তাগুলি সরাতে পারে এবং এমন সংস্থার জন্য সহায়ক যা প্রচুর পরিমাণে ফেরত প্রদানের প্রক্রিয়া করে।
কত খরচ ব্যয় করা হবে তা নির্ধারণ করুন
কোন ক্রেডিট কার্ড প্রতিদান নীতি পরিষ্কারভাবে কোন খরচ ফেরত দেওয়া হবে তা নির্ধারণ করা উচিত। খাদ্য, ভ্রমণ এবং বাসস্থানের খরচগুলি ফেরত প্রদানের জন্য আদর্শ খরচ হলেও, কোম্পানির সংস্কৃতিগুলি অন্যান্য খরচগুলি যা প্রতিদান সাপেক্ষে ব্যয় করতে পারে, যেমন ক্লায়েন্টদের বিনোদনের খরচ, বর্ধিত ব্যবসায়িক ভ্রমণের জন্য মদ্যপ পানীয় এবং লন্ড্রি পরিষেবা বাদে বা বাদ দেওয়ার মতো। আপনার নীতিটি কতগুলি খরচ ফেরত দেওয়া যেতে পারে তা নির্ধারণ করতে হবে, এবং যখন, ব্যয় অ্যাকাউন্টের কর্মচারী অপব্যবহার এড়াতে হবে।
পুনঃপ্রতিষ্ঠার জন্য কি প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন
কর্মচারী ক্রেডিট কার্ড চার্জ পুনঃপ্রতিষ্ঠা অ্যাকাউন্টিং এবং মানব সম্পদগুলির জন্য দ্রুততর হয়ে উঠতে পারে যদি প্রতিদান নীতিটি কোন নথির প্রয়োজন তা নির্ধারণ করে না। যদিও কিছু সংস্থা পৃথক রসিদগুলিতে নির্ভর করে, অন্যরা ইমেলের প্রাপ্ত রসিদগুলি বা ক্রেডিট কার্ড বিবৃতিগুলির টীকাযুক্ত কপিগুলি ব্যবহার করে বা অতিরিক্ত কাগজপত্রগুলি এড়ানোর জন্য সর্বাধিক ফেরতযোগ্য খরচগুলির জন্য মানক ভাতা সেট করে। আপনার প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে reimbursements আয়তন আপনার নীতি নির্দেশ করা উচিত।
