বড় এবং ছোট উভয় ব্যবসাগুলি, কর্মচারীদের ছোট কেনাকাটা বা অন্যান্য ব্যবসায়িক-সম্পর্কিত খরচগুলির জন্য অর্থ প্রদানের জন্য একটি উপায় হিসাবে কোম্পানী দ্বারা জারি করা ক্রেডিট কার্ডগুলি ব্যবহার করে। অপব্যবহারের সম্ভাবনা হ্রাস করার জন্য, কার্ড ব্যবহারের জন্য সুনির্দিষ্ট নীতিগুলি কর্মচারীদের এবং তাদের সুপারভাইজারদের কাছে যোগাযোগ করা উচিত। এই নীতিগুলি যথাযথ ব্যবহার, নিরাপত্তা, সীমাবদ্ধতা এবং পর্যালোচনা পদ্ধতিগুলির মতো সমস্যাগুলি সমাধান করা উচিত।
কার্ডধারী দায়িত্ব
ব্যবসায়িক ক্রেডিট কার্ডগুলি পেতে নির্বাচিত কর্মচারীকে কার্ডের নিরাপত্তা, কোম্পানির সাথে সম্পর্কিত তথ্যের গোপনীয়তার জন্য দায়ী করা উচিত। এই দায়িত্বটি নিরাপদ স্থানে কার্ড রাখা, কার্ড ব্যক্তিগত সনাক্তকরণ নম্বর এবং প্রতারণামূলক কার্যকলাপের বিবৃতি পর্যালোচনা করা উচিত। কার্ড ক্রেডিট কার্ড ছাড়া অন্য কারও দ্বারা ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করা উচিত নয়। হারিয়ে যাওয়া বা চুরি করা কার্ডগুলি কার্ড প্রদানকারী এবং কোম্পানি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব রিপোর্ট করা উচিত।
ব্যয় সীমা
কোম্পানির ক্রেডিট কার্ড কর্মচারীদের প্রত্যাশিত চাহিদা অনুযায়ী খরচ সীমা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এই সীমাটি নির্বাহের সময় কর্মচারীকে যোগাযোগ করা উচিত এবং কঠোরভাবে পালন করা উচিত। কর্মচারীদের এই সীমা অতিক্রম না করা বা অতিরিক্ত সীমা জরিমানা বা ফি বহন করা নিশ্চিত করা উচিত। কোম্পানি ক্রেডিট কার্ড নগদ অগ্রগতি জন্য ব্যবহার করা উচিত নয়।
ব্যবহার রিপোর্টিং
নিয়োগকর্তা নিয়মিত ব্যবহারিক সুপারভাইজারকে নিয়মিত ব্যবহারের প্রতিবেদনগুলির জন্য দায়ী করা উচিত।এই রিপোর্টগুলিতে পৃথক চার্জ, মূল রসিদ এবং উপযুক্ত কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং কোডগুলির বিশদ ব্যাখ্যা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এই তথ্য প্রযোজ্য মাসিক বিবৃতি সংযুক্ত করা উচিত এবং দেরী পেমেন্ট ফি এড়াতে পর্যাপ্ত সময় জমা দেওয়া উচিত।
ব্যক্তিগত ব্যবহার
কর্মচারী ক্ষতিপূরণ প্যাকেজের অংশ হিসাবে অন্তর্ভুক্ত না হওয়া পর্যন্ত, কোনও কোম্পানির ক্রেডিট কার্ডের ব্যক্তিগত ব্যবহারের অনুমতি দেওয়া উচিত নয়। ব্যক্তিগত ব্যবহারের ব্যবসা বা সংশ্লিষ্ট খরচ অপারেশন সরাসরি সম্পর্কিত কোন চার্জ হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা উচিত। জরুরি অবস্থার ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য অতিরিক্ত ব্যাখ্যা এবং কোম্পানির অবিলম্বে পরিশোধের প্রয়োজন হতে হবে।
ব্যবহার পর্যালোচনা
কর্মচারী ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার নিয়মিত ভিত্তিতে পরিচালিত করা উচিত। এই পর্যালোচনা কর্মচারী এর অবিলম্বে সুপারভাইজার এবং ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং বিভাগের সদস্য উভয় দ্বারা পরিচালিত করা উচিত। কর্মচারীর কাজের দায়িত্বগুলির জন্য প্রযোজ্য এবং উপযুক্ত হিসাবে ব্যবহার নির্ধারণের জন্য কর্মচারীর তত্ত্বাবধানকারীকে দায়ী করা উচিত। অ্যাকাউন্টিং বিভাগ নিশ্চিত করতে হবে যে পেমেন্ট এবং ক্রেডিটগুলি সঠিকভাবে প্রক্রিয়া করা হচ্ছে এবং ব্যবহারের সীমা অতিক্রম করা হয়নি।
