আপনি নির্দিষ্ট কর্মচারীদের ক্রেডিট কার্ড ইস্যু করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় আপনাকে সেই কার্ডগুলি ব্যবহারের নিয়ন্ত্রন করার নিয়ম এবং প্রবিধানগুলি সংস্থাপন করতে হবে। এমন পদ্ধতির একটি সেট থাকাও একটি ভাল ধারণা যা ক্রেডিট কার্ড খরচ ট্র্যাক রাখতে এবং নিয়ন্ত্রণে ব্যয় রাখতে সহায়তা করবে। কোম্পানির ক্রেডিট কার্ডগুলি শুধুমাত্র সেই কর্মচারীদের জারি করা উচিত যারা তাদের ব্যবসার উদ্দেশ্যে যেমন ভ্রমণ বা অফিসের খরচগুলি প্রয়োজন। একটি কোম্পানির ক্রেডিট কার্ডের শর্তগুলির মধ্যে একটি হওয়া উচিত যে কার্ডটি অপব্যবহারের পরিসমাপ্তি ঘটবে।
ব্যক্তিগত ব্যবহার
বিজনেস ক্রেডিট কার্ড মাঝে মাঝে কেনাকাটা এবং ব্যবসায় ভ্রমণের তহবিল দেওয়ার সুবিধাজনক উপায় সরবরাহ করতে পারে, তবে তারা অপব্যবহারের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ সুযোগও উপস্থাপন করে। ভাল নীতি এবং পদ্ধতিগুলি তাদের ব্যক্তিগত খরচগুলি জুড়ে কার্ডগুলি ব্যবহার করে এমন কর্মীদের কাছ থেকে ব্যবসাগুলিকে সুরক্ষিত করতে সহায়তা করতে পারে এবং সেগুলি কীভাবে নিরাপদভাবে পুনরুদ্ধারের ভয় ছাড়াই নিরাপদভাবে কী ধরণের কেনাকাটা করতে পারে তা তাদের জানাতে কর্মচারীদের সুরক্ষা করতে পারে।
ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য কর্মচারীদের দ্বারা ব্যবহার করা থেকে একটি কোম্পানির ক্রেডিট কার্ড রাখার উপায়গুলির মধ্যে একটি হল কেবলমাত্র এমন কর্মচারীকে কার্ড প্রদান করা যা ভাল আর্থিক দায়িত্ব প্রদর্শন করে। এটি একটি কার্ডের জন্য বিবেচিত কর্মচারীদের ক্রেডিট চেক চলমান প্রয়োজন হতে পারে। ব্যক্তিগত ক্রয়ের জন্য কোম্পানি ক্রেডিট কার্ডগুলি ব্যবহার করে নিষিদ্ধ করা একটি নীতি খসড়া করা উচিত। এই মডারেটরে সহায়তা করার জন্য, কোম্পানির মাধ্যমে কর্মচারীদের কার্ডগুলি জারি করা উচিত এবং কোম্পানির মাসিক বিল গ্রহণ করা উচিত। কর্মীদের তাদের কার্ড চার্জ প্রতি খরচ রূপরেখা করার জন্য একটি ব্যয় ফর্ম জমা দিতে হবে। যদি ব্যয় পত্রটি প্রকৃত বিলের সাথে মেলে না তবে কার্ডটির ব্যক্তিগত ব্যবহার হতে পারে। চেক এবং ভারসাম্য এই সিস্টেম একটি কর্মচারী মনে করিয়ে দেয় যে তারা কিভাবে তাদের কার্ড ব্যবহার করা হয় জন্য দায়ী।
Preapproval
একটি কোম্পানির ক্রেডিট কার্ড শুধুমাত্র ব্যবসার উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা উচিত, কিন্তু যখন একজন কর্মচারী রাস্তায় বিনোদনের ক্লায়েন্টদের উপর থাকে, তখন বাণিজ্যিক উদ্দেশ্যে এবং ব্যক্তিগত ব্যবহারের মধ্যে লাইনটি অস্পষ্ট হতে পারে। কোম্পানির ক্রেডিট কার্ডের প্রতিটি ব্যবহার কোম্পানির দ্বারা অনুমোদন করা উচিত। বিনোদনের ক্লায়েন্টদের মতো পরিবর্তনশীল চার্জগুলির জন্য, একটি প্রোটোকল গ্রহণ করা উচিত যা রূপরেখা গ্রহণযোগ্য ফর্ম রূপরেখা এবং সংজ্ঞা দেয়। বিনোদনের ক্লায়েন্টদের পূর্বে, কোম্পানির ক্রেডিট কার্ডে চার্জগুলির ক্ষেত্রে কোম্পানির কতগুলি অর্থ প্রদান করা হবে তার উপর কর্মচারীকে পূর্ব নির্ধারিত সীমা দেওয়া উচিত। পূর্বনির্ধারিত পরিমাণের উপর চার্জ কর্মচারীর দায়িত্ব, এবং বিনোদনের যে কোনও অননুমোদিত রূপে ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করা উচিত পরিসমাপ্তি।
দায়িত্ব
যেহেতু কোম্পানির ক্রেডিট কার্ডগুলি কেবলমাত্র অনুমোদিত অনুমোদনপ্রাপ্ত কোম্পানির উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা হবে, তাই নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে ছাড়া কর্মচারীদের তাদের সাথে ক্রেডিট কার্ডগুলি বহন করার অনুমতি দেওয়া ভাল ধারণা নয়। শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় ভিত্তিতে ক্রেডিট কার্ড প্রদান করলে কোম্পানি ক্রেডিট কার্ডগুলিতে কোনও অননুমোদিত চার্জ তৈরি করা যাবে না তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করতে পারে।
