গ্রাহকরা যদি অভিযোগের চিঠি লিখতে সময় নেন, তাহলে তাদের অর্থ ব্যবসা। যদিও অসন্তুষ্ট গ্রাহক ফোন করতে পারে এবং ফ্রন্ট লাইনের একজন ব্যক্তির কাছে অভিযোগ করতে পারে বা কোনও অভিযোগের কারণে শেষ হওয়া ইমেলটি বন্ধ করে দেয় তবে একটি চিঠি অফিসিয়াল এবং প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন। সিইওর সাথে শুরু হওয়া অভিযোগগুলির চিঠি এবং কমান্ডের শৃঙ্খলার নিচে তাদের কাজ করার জন্য বিশেষ মনোযোগের প্রয়োজন হয় কারণ সিইওকে দ্বিতীয় চিঠিটি আপনাকে খারাপ আলোতে ফেলে দিতে পারে। যদিও অভিযোগের একটি চিঠি পরিচালনা করা আপনার পক্ষে প্রথমবারের মতো হতাশাজনক বলে মনে হতে পারে তবে সঠিকভাবে এটির সাথে মোকাবিলা করতে আপনাকে সহায়তা করার জন্য কয়েকটি পদক্ষেপ রয়েছে।
অভিযোগ চিঠি স্বীকার করুন। এটি একটি ফোন কল, একটি ইমেল বা একটি চিঠি দিয়ে করা যেতে পারে। হংকং পলিটেকনিক ইউনিভার্সিটি আপনাকে "আপনার চিঠিটির জন্য ধন্যবাদ …" বা "আমি আপনার চিঠির উল্লেখ করছি …" বাক্যাংশগুলি অন্তর্ভুক্ত করে বলে মনে করে কারণ এটি চিঠি পাঠানো ব্যক্তিটিকে জানাতে পারে যে তার অভিযোগটি ঠিক করা হচ্ছে।
অভিযোগে একটি প্রতিক্রিয়া চিঠি লিখতে পরিকল্পনা। কারণ অভিযোগের একটি চিঠি আনুষ্ঠানিক, এটি একটি আনুষ্ঠানিক প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন।
অভিযোগ বৈধতা তদন্ত। তদন্তের ভিত্তিতে কোম্পানী অভিযোগ গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করবে কিনা তা নির্ধারণ করে।
গৃহীত হলে সমস্যার জন্য ক্ষমাপ্রার্থী। যেমন "আমরা অসুবিধার জন্য ক্ষমাপ্রার্থী …" অথবা "আমাদের আন্তরিক ক্ষমাপ্রার্থী স্বীকার করুন …", তবে অভিযোগটি প্রত্যাখ্যান করা হলে, গ্রাহকের অসন্তুষ্টির জন্য ক্ষমা প্রকাশ করুন "আমরা আপনার হতাশাকে বুঝি …" এবং তারপরে এটি অনুসরণ করুন সঙ্গে "আমরা আপনাকে জানাতে দুঃখিত যে …"
যদি অভিযোগটি গৃহীত হয় এবং সমস্যাটি ঘটে কেন এমন একটি ব্যাখ্যা প্রদান করে তবে সমস্যাটির সমাধান করতে প্রস্তাব করুন, যেমন "ভুলটি সৃষ্ট হয়েছিল …" বা "উত্পাদন ত্রুটি সনাক্ত করা যায়নি।"
সমস্যার জন্য প্রত্যাখ্যান প্রত্যাখ্যান করুন এবং এটি কেন আর যেতে হবে তা প্রস্তাব করুন। "দুর্ভাগ্যবশত ওয়্যারেন্টি মেয়াদ শেষ হয়ে গেছে" হিসাবে বাক্যাংশগুলি প্রকাশ করে যে আরও কিছু করা হবে না।
ফেরত দেওয়ার অফার, প্রত্যাশিত ভাল গ্রহণ করুন অথবা যদি আপনি অভিযোগটি গ্রহণ করেন তবে ছাড় পান। হংকং পলিটেকনিক ইউনিভার্সিটি "ভাল ইচ্ছার অঙ্গ হিসাবে …" বা "আমরা কুরিয়ার দ্বারা প্রতিস্থাপন পাঠিয়েছি …" যথাযথ বাক্যাংশগুলি প্রস্তাব করে।
তৃতীয় পক্ষের চিঠি লেখককে নির্দেশ করুন - অন্য ব্যক্তি বা সংগঠন - যদি দায়িত্ব অন্যত্র থাকে। যেমন একটি শব্দ ব্যবহার করুন "আমরা দুঃখিত যে আমরা আপনাকে সহায়তা করতে পারছি না, তবে আপনি প্রস্তুতকারকের সাথে যোগাযোগ করতে চাইতে পারেন।"
