মিটিং মিনিট সংগঠিত কিভাবে

সভায় মিনিট অলাভজনক, সরকারী সংস্থা, সমাজ ও কর্পোরেশনগুলির জন্য প্রয়োজনীয় আইনি নথি। তারা সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়ার একটি রেকর্ড প্রদান। মিনিট dictation থেকে স্বতন্ত্র। তারা সভায় যা ঘটেছিল তার একটি শব্দ-জন্য-শব্দ প্রতিলিপি হয় না; পরিবর্তে, তারা কে উপস্থিত ছিলেন, কী আলোচনা করা হয়েছিল, কোন ভোট দেওয়া হয়েছিল এবং কী সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল তার একটি রেকর্ড। মিনিট কয়েক বছর ধরে রাখা হয়।

সঠিক মিনিট রেকর্ড করতে প্রস্তুত

মিটিং এজেন্ডা পর্যালোচনা। এটি আপনাকে উল্লেখযোগ্য এজেন্ডা আইটেমগুলির জন্য পরিকল্পনা করতে দেবে যা সম্পর্কে আপনাকে নোটগুলি নিতে হবে। আপনি কত অংশগ্রহণকারীদের প্রত্যাশা একটি ধারনা পাবেন।

একটি অংশগ্রহণকারী শীট খসড়া। এই সংখ্যক সংখ্যক লাইন সহ সভা এবং শীর্ষস্থানীয় তারিখের শিরোনাম সহ কাগজের টুকরা হিসাবে সহজ হতে পারে। সাইন ইন করার জন্য সভায় আপনি সভায় এই বিতরণ করবেন।

আপনার রেকর্ডিং সরঞ্জাম সঠিকভাবে কাজ করছে তা নিশ্চিত করুন। আপনি ল্যাপটপে, বা কলম এবং কাগজ সহ, বা মিটিং রেকর্ড করে সভায় নোটগুলি নিতে বেছে নিতে পারেন। সভায় সংবেদনশীল তথ্য কভার করবে, চেয়ারম্যানের সাথে রেকর্ডিং নিয়ে আলোচনা করুন এবং মিনিটের সঠিকতা নিশ্চিত করতে রেকর্ডিং ব্যবহার করার জন্য আপনার অভিপ্রায় ব্যাখ্যা করুন।

রেকর্ডের জন্য মিটিং মিনিট তৈরি করুন

মিটিং সময় নোট নিন। প্রতিটি আলোচনা বিষয় উপর ফোকাস এবং মন্তব্য আউট ছেড়ে। উদাহরণস্বরূপ, নোট করুন যে একটি নতুন বিল্ডিংয়ের জন্য তহবিলের বরাদ্দ নিয়ে আলোচনা করা হয়েছিল, তবে মনে রাখবেন না যে "আলোচনাটি মানসিক এবং উত্তপ্ত ছিল।" উল্লেখ্য প্রতিটি গতি প্রস্তাব এবং কি সমাধান করা হয়েছে।

অফিসিয়াল মিটিং মিনিট হবে যে একটি নথি তৈরি করুন। এটি পূর্ববর্তী মিটিং মিনিটের মতো একই বিন্যাস হওয়া উচিত। ছয়টি বিভাগ ব্যবহার করে বিবেচনা করুন: অর্ডার, রোল কল, শেষ মিটিং মিনিটের অনুমোদন, খোলা সমস্যা, নতুন ব্যবসা এবং স্থগিতাদেশ। প্রতিটি অধীন আলোচনা বা কার্যকলাপ সংক্ষিপ্ত এবং নিরপেক্ষ সারসংক্ষেপ প্রদান। একটি ভোট গণনা ছিল, tally অন্তর্ভুক্ত। ভোট গণনা করা হয় না, শুধুমাত্র একটি গতি "বহন" বা "ব্যর্থ হয়েছে।" নোট গ্রহণকারী এবং চেয়ারম্যান হিসাবে মিনিটের জন্য স্বাক্ষর করার জন্য একটি স্থান তৈরি করুন, যারা মিনিট অনুমোদন করবে।

সভায় এক সপ্তাহের মধ্যে বোর্ড সদস্যদের মধ্যে মিনিট বিতরণ করুন এবং - যদি সভাটি জনসাধারণের কাছে থাকে তবে সেগুলি সর্বজনীন রেকর্ড হিসাবে ফাইল করুন। প্রয়োজনীয় পরিবর্তন এবং সংশোধন করা। স্প্লিফিকেশন প্রয়োজন হলে আপনার নিজস্ব নোট পড়ুন বা মিটিংয়ের আপনার রেকর্ডিং পড়ুন।

কোম্পানী ফাইল সংরক্ষণ সভা মিনিট

গত মিটিংয়ের সাথে মিটিং মিনিট ফাইল করুন। কমিটি বা বোর্ড কর্তৃক সংগঠিত, এবং ক্রমবর্ধমান ক্রমে আপনি মিনিটটি রাখতে পারেন। মিনিট মিনিট আইনি রেকর্ড হয়, হেড অফিসে তাদের রাখা।

এই রেকর্ডটি রাখার জন্য আপনার সংস্থার নীতি না হওয়া পর্যন্ত, আপনি মিটিংয়ের যে রেকর্ডিং করেছেন তা মুছুন। একবার আপনার মিনিট চূড়ান্ত হওয়ার পরে সাধারণত এটি ব্যাক আপ রাখতে কোনও প্রয়োজন নেই এবং এর বিষয়বস্তু সংবেদনশীল বা গোপনীয় হতে পারে।

পরবর্তী মিটিং শুরুতে মিটিং মিনিট অনুলিপি এবং বিতরণ। এই ব্যবসার প্রথম বিন্দু হিসাবে অনুমোদিত হবে।