কিভাবে একটি ক্রয় প্রস্তাব লিখুন

আপনি যখন কোনও প্রকল্প বা দল পরিচালনা করেন, অবশেষে আপনাকে বাহ্যিক সংস্থার পণ্য বা পরিষেবাগুলি ক্রয় করতে হবে। সংস্থাগুলি কোম্পানির পক্ষ থেকে অনুমোদন করতে পারে এমন নির্দিষ্ট পরিমাণ ডলার পরিমাণে প্রোটোকলগুলি প্রোটোকল থাকে। যদি আপনি যে ক্রয়টি খুঁজছেন তা নির্দিষ্ট থ্রেশহোল্ডের চেয়ে বেশি হয়, তাহলে একজন সুপারভাইজারকে ক্রয় অনুমোদন করতে হবে। এই ক্ষেত্রে, ক্রয়ের প্রস্তাবটি কেনার জন্য প্রয়োজনীয়তাকে ন্যায্য করার জন্য ব্যবহার করা হয়, বিশেষত যখন ব্যয়টি বড় হতে পারে বা ব্যবসার উল্লেখযোগ্য অংশ প্রভাবিত করে।

একটি তুলনা চার্ট তৈরি করুন। চার্টটি আপনার চাওয়া হওয়া ভাল বা পরিষেবাটির প্রতিটি সরবরাহকারীকে তালিকাভুক্ত করা উচিত এবং প্রস্তাবের সাথে সংশ্লিষ্ট বৈশিষ্ট্যগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কর্মীদের জন্য টিম-বিল্ডিং কার্যক্রমগুলি সরবরাহ করার জন্য একজন বিক্রেতার খোঁজ করছেন তবে বিভাগগুলিতে অন্তর্ভুক্ত থাকবে: কোম্পানির নাম, অবস্থান, কার্যকলাপ বিকল্প, মূল্য অনুসারে বিকল্প, অন্তর্ভুক্ত স্টাফ, অতীত ক্লায়েন্ট এবং রেফারাল / রেফারেন্স। যত তাড়াতাড়ি সম্ভব "এক নজরে" গুণাবলী হিসাবে অন্তর্ভুক্ত করুন। এই তথ্য পর্যালোচনা করা সহজ হবে।

আপনার গবেষণা করবেন। আপনি যে ভাল বা পরিষেবাটি খুঁজছেন তা সরবরাহকারী তিন থেকে পাঁচ বিক্রেতার তালিকা সংকলন করুন। আপনার প্রস্তাবনায় একাধিক বিক্রেতাদের সহিত যথাযথ পরিশ্রমকে নির্দেশ করে এবং আপনার পরিচালকের দ্রুত আপনার যুক্তি বুঝতে সহায়তা করে। প্রতিটি বিক্রেতা থেকে একটি লিখিত উদ্ধৃতি প্রাপ্ত এবং তাদের তথ্য সঙ্গে তুলনা চার্ট ভাসা। সেই অনুযায়ী পরিকল্পনা, কিছু বিক্রেতাদের উদ্ধৃতি সরবরাহ সীসা সময় প্রয়োজন। আপনি আপনার লিখিত উদ্ধৃতি পাবেন যখন আপনার বিক্রেতা যোগাযোগ থেকে একটি প্রতিশ্রুতি পান। অবশেষে, বিক্রেতারা জিজ্ঞাসা করুন যে তারা যে ব্যবসায়গুলি করেছে তা থেকে আপনার সংস্থার সাথে সম্পর্কগুলি থেকে রেফারেন্সগুলি জিজ্ঞাসা করুন।

বিক্রেতা রেফারেন্স কল। মূল্য এবং পরিষেবা হিসাবে অন্যান্য সমস্ত গুণাবলী সমান বিবেচিত হতে পারে তবে সমস্ত বিক্রেতা আপনার ফার্মের জন্য উপযুক্ত নয়। একটি বিক্রেতা সঠিক পণ্য থাকতে পারে কিন্তু নির্ভরযোগ্যভাবে সময় প্রদান করতে পারে না। পরিষেবা বিক্রেতাদের আপনার ধরনের দৃঢ়তার সাথে অভিজ্ঞতা থাকতে পারে না তবে অন্যান্য ধরণের সাথে খুব ভালভাবে কাজ করে। রেফারেন্সগুলি এই ধরনের সমস্যাগুলির বিরুদ্ধে আপনার সুরক্ষা এবং আপনার প্রস্তাবের বৈধতা জোরদার করতে সহায়তা করবে।

একটি সিদ্ধান্ত নাও. আপনি সংজ্ঞায়িত, রেফারেন্স এবং লিখিত কোট বৈশিষ্ট্য উপর ভিত্তি করে বিক্রেতাদের তুলনা করুন। একজন সহকর্মীর সাথে আপনার ফলাফল ভাগ করুন যার মতামত আপনি মূল্যবান এবং তার ইনপুট জন্য জিজ্ঞাসা করুন। উদ্দেশ্য বজায় রাখুন এবং কোম্পানির শক্তিশালী মূল্য সহ বিক্রেতা নির্বাচন করুন।

একটি মেমো তৈরি করুন। ক্রয়ের জন্য সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীকে চিঠিটি ঠিকানা দিন। কেনার জন্য আপনার ক্রয়ের একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি লিখুন এবং কেন তা ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা এবং দৃঢ়তার সাথে এটি কী লাভ হবে তা সুস্পষ্টভাবে লিখুন। আপনি বিনিয়োগের উপর ফেরত নিরূপণ করতে পারেন, মেমো মধ্যে যারা বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। এছাড়াও আপনি পরিচালিত গবেষণা অন্তর্ভুক্ত, আপনার সিদ্ধান্তের জন্য যুক্তিসঙ্গত এবং ক্রয়ের সাথে সম্পর্কিত স্বল্প-এবং দীর্ঘমেয়াদী খরচ অন্তর্ভুক্ত।

আপনার সুপারভাইজার মেমো বিতরণ। সংযুক্তি হিসাবে বিক্রেতা প্রস্তাব এবং তুলনা চার্ট অন্তর্ভুক্ত করুন। সম্পূর্ণ বিবরণের মধ্যে ক্রয় আলোচনা আপনার সুপারভাইজার সঙ্গে একটি বৈঠক সময়সূচী। আপনার সুপারভাইজারের প্রশ্নগুলি পূর্বাভাসের চেষ্টা করুন এবং দৃঢ়, আত্মবিশ্বাসী উত্তরগুলির সাথে নির্ধারিত মিটিংয়ে আসুন।