একটি প্রতিষ্ঠানের মধ্যে যোগাযোগ সমালোচনামূলক। আরো সংযুক্ত এবং জ্ঞাত কর্মচারী, তারা তাদের নিয়োগকর্তার দিকে মনে হবে আরো বিশ্বাস। গবেষণায় দেখা যায় যে কর্মচারীরা তাদের ঊর্ধ্বতনদের সাথে মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়া পছন্দ করে, কিন্তু সময় সীমাবদ্ধতা এবং একটি সংস্থার আকার সবসময় এমন পদ্ধতির জন্য অনুমতি দেয় না। প্রতিষ্ঠানের মেমোস অন্য কোন সংস্থার অভ্যন্তরীণ দর্শকের কাছে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য যোগাযোগ করার অন্য উপায়। ব্যবসায়িক অক্ষরের চেয়ে কম আনুষ্ঠানিক, তারা নতুন নীতি বা সাংগঠনিক পরিবর্তনগুলি ঘোষণা করতে পারে, অনুরোধ করা তথ্য সরবরাহ করতে পারে বা প্রকল্প আপডেট হিসাবে কাজ করে। তথ্য কর্মচারীদের সরবরাহ করা একটি কোম্পানির মেমো লিখতে শেখার প্রয়োজন আপনার কোম্পানির "শক্তি ভিতরে শক্তিশালী" সাহায্য করবে।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
কোম্পানির লোগো ডিজিটাল ইমেজ
-
ডেস্কটপ প্রকাশক সফটওয়্যার
-
মুদ্রাকর
-
কাগজ
আপনার পৃষ্ঠার শীর্ষে একটি চিত্র হিসাবে সংস্থা লোগো সন্নিবেশ করান।
"মেমো," "মেমোরডাম" বা "ইন্টারফাফিস করপোরেশন" পড়তে পারে এমন শিরোনামটি তৈরি করে এমন একটি শিরোনাম তৈরি করুন, এটি উপরের দিকে বা বাম মার্জিনের সাথে সংলগ্ন করা যেতে পারে।
শিরোনামটি অনুসরণ করে, স্থানটির একটি লাইন সন্নিবেশ করান এবং তারপরে "TO:," "FROM:," "DATE:" এবং "SUBJECT:" (আপনি "Subject:" এর পরিবর্তে "RE:" প্রতিস্থাপন করতে পারেন) একটি হার্ড রিটার্ন অনুসরণ যথাযথ তথ্য। ব্যবস্থা পরিবর্তিত হতে পারে। প্রতিটি আইটেমটির মোট চারটি লাইনের নিজস্ব লাইন থাকতে পারে, অথবা আপনি দুটি কলামে বিভক্ত করতে পারেন: প্রথমটি "TO:" এবং "FROM:" এবং দ্বিতীয়টি "DATE:" এবং "SUBJECT" সহ। একটি অভ্যন্তরীণ ঠিকানা বা অভিবাদন অন্তর্ভুক্ত করুন ("প্রিয় …")।
শিরোনামের নীচে দ্বিতীয় বা তৃতীয় লাইনে আপনার মেমো শরীরটি শুরু করুন। আপনার মেমো একটি রুটিন বার্তা, সরাসরি পদ্ধতিতে খোলা। খারাপ সংবাদ সরবরাহকারী মেমোগুলি নেতিবাচক তথ্যের জন্য পাঠকদের প্রস্তুত করার জন্য মেমোর বিষয়বস্তুর সাথে ঘনিষ্ঠভাবে নিরপেক্ষ বিবৃতির সাথে খোলা উচিত, যা একটি বাফার হিসাবে ব্যবসা যোগাযোগে পরিচিত। খবর নির্ভর করে, আপনি এই খোলার জন্য বিভিন্ন কৌশল মধ্যে নির্বাচন করতে পারেন। এটা আন্তরিক, প্রাসঙ্গিক, সৎ এবং সংক্ষিপ্ত নিশ্চিত করুন।
গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ প্রদান করার জন্য আপনার স্থান বাকি ব্যবহার করুন। স্বন কথোপকথন করা উচিত। দীর্ঘ memos পড়তে সহজ করতে subheadings ব্যবহার করুন। আপনি টেবিল, গ্রাফ বা অন্যান্য চাক্ষুষ অন্তর্ভুক্ত হতে পারে। লেখকেরা তাদের শ্রোতাকে বোঝানোর জন্য খুঁজছেন যে কিভাবে এই তথ্যটি ব্যক্তিগতভাবে কর্মচারীকে সম্পূর্ণরূপে বা সম্পূর্ণরূপে উপকৃত করবে।
একটি ইতিবাচক, বন্ধুত্বপূর্ণ নোট উপর শেষ। একটি প্রশংসাসূচক বন্ধ বা স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
মেমোটি প্রিন্ট করুন এবং শীর্ষে আপনার নামের দ্বারা প্রারম্ভিক বা ইমেল করার জন্য মেমো প্রস্তুত করুন (আপনি বৈদ্যুতিন পাঠানোর মাধ্যমে কিছু বিন্যাসন হারাতে পারেন)। যদি মেমো একাধিক প্রাপকদের কাছে পাঠানো হয় তবে এটি একটি কপি মুদ্রণ করতে সস্তা হতে পারে, এটি প্রাথমিক এবং তারপর ফটোকপি তৈরি করতে পারে।
বিতরণ করুন। এটি হস্তান্তর করা, ইমেল করা, ইন্টারঅফিস মেলের মাধ্যমে পাঠানো বা পোস্ট অফিসের মাধ্যমে মেলানো যেতে পারে।
পরামর্শ
-
প্রতিটি অনুচ্ছেদের মধ্যে একটি লাইনের স্থান সহ ব্লক বিন্যাস (কোন ইন্ডেন্টেশন) ব্যবহার করুন। এক বিষয় উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করুন। দুটি পৃষ্ঠার অধীনে মেমো রাখা চেষ্টা করুন। Memos শুধুমাত্র আপনার অভ্যন্তরীণ শ্রোতা মধ্যে ব্যবহার করা উচিত। আপনার কোম্পানির বাইরে মানুষের একটি মেমো পাঠান না। পরিবর্তে একটি চিঠি লিখুন। যদি আপনি সম্পূর্ণ বিভাগ বা কর্মীদের পরিবর্তে নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে মেমোতে সম্বোধন করেন তবে আপনার প্রাপকদের তালিকা বর্ণমালা করুন যতক্ষণ না নির্দিষ্ট অবস্থানগুলিতে এমন ব্যক্তিরা থাকে যাদের আরো বিশিষ্ট স্থান দেওয়া উচিত।
