ডেভেলপমেন্ট অফিস পদ্ধতিগুলি আপনাকে এবং আপনার পরিচালন টিমের নির্দিষ্ট অপারেশনের মানদণ্ডে সহায়তা করে আপনার অফিস বা ব্যবসায়কে উপকার করে। অফিস পদ্ধতিগুলি পরিষেবা উৎকর্ষ বজায় রাখতে সহায়তা করে এবং পরিষেবাটির গুণমান নিশ্চিত করতে প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহকারী একটি গাইড হিসাবে কাজ করে। পরিষ্কার এবং সঠিক পদ্ধতিগুলি তৈরি করা বিষয়বস্তু পরিকল্পনা করার সহজ পদ্ধতি অনুসরণ করে, পদ্ধতিগুলি লেখার, ম্যানুয়াল বা গাইড তৈরি করে এবং পদ্ধতিতে করা সমস্ত পুনর্বিবেচনার ট্র্যাকিংয়ের মাধ্যমে অর্জনযোগ্য হয়। অফিস পদ্ধতিগুলি একটি নির্দিষ্ট অফিস ফাংশনের জন্য বা সম্পূর্ণ অফিসের পরিচালনার জন্য লেখা যেতে পারে।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
টেপ রেকর্ডার (ঐচ্ছিক)
-
নোটবুক এবং শব্দ প্রসেসর
-
ক্যালেন্ডার বা সময়সূচী
আপনি লিখছেন কেন পদ্ধতি লিখুন এবং পদ্ধতি ব্যবহার করবে। কত ঘন ঘন প্রসেস, বা পদ্ধতি বিভাগ, ব্যবহার করা হবে তা সনাক্ত করুন। নির্দিষ্ট হচ্ছে ডকুমেন্টেশন প্রচেষ্টা ফোকাস এবং গঠন করতে সাহায্য করে।
কোন কাজ সম্পাদন করা হয় এবং কতগুলি কাজ সম্পন্ন হয় সে সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহের জন্য একটি সময়সূচী তৈরি করুন। ইন্টারভিউ টাস্ক-সম্পাদক বিশেষজ্ঞ এবং একটি কাজ মধ্যে প্রতিটি কার্যকলাপ সম্পন্ন সঞ্চালিত পদক্ষেপ রেকর্ড। স্ক্র্যাচ থেকে পদক্ষেপগুলি তৈরি করার সময়, কর্ম সমাপ্তির শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত অনুসরণকারী পদক্ষেপগুলির একটি সহজ প্রবাহচিত্র আঁকুন।
নথি বিতরণ করা হবে কিনা এবং এটি একটি কাগজ বা অনলাইন বিন্যাসে কিনা তা নির্ধারণ করুন। বাস্তব উদ্দেশ্যে, কাগজে পদ্ধতি আদর্শ কারণ এটি একটি সহজ রেফারেন্স গাইড হিসাবে পরিবেশন করে এবং প্রক্রিয়া প্রশিক্ষণ সময় দরকারী। পদ্ধতি তৈরি করার সময় একটি ফাইল গঠন এবং সহজ ফাইল নামকরণ কনভেনশন থাকার সহজ।
ফাংশন অনুযায়ী বিভাগে পদ্ধতি বিভক্ত। ফাংশন-নির্দিষ্ট কাজগুলি তৈরি করা একটি ব্যক্তি, বা বিভাগ, যিনি কাজটি অবশ্যই সম্পন্ন করতে হবে, তার ভূমিকা এবং দায়িত্ব নির্ধারণ করে।
প্রতিটি টাস্ক সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় পদ্ধতিগত পদক্ষেপ লিখুন। পদক্ষেপ 2 এ লেখা বা রেকর্ড করা ইন্টারভিউ নোটগুলি ব্যবহার করে, ক্রম অনুসারে কার্যকলাপ লিখুন যাতে কেউ সফলভাবে ক্রিয়াকলাপ এবং কার্যটি সম্পূর্ণ করতে সক্ষম হবেন। সম্পূর্ণ কাজগুলি নথিভুক্ত করার পরে, একটি বানান-পরীক্ষণ সম্পাদন করুন এবং সম্পূর্ণ সামগ্রী পর্যালোচনা করুন। সঠিকতা জন্য ডকুমেন্ট খসড়া পরীক্ষা এক বা দুই বিশেষজ্ঞ আছে আদর্শ।
কোন প্রয়োজনীয় সংশোধন করা এবং একটি দ্বিতীয়, বা চূড়ান্ত, খসড়া উত্পাদন। আপনার নথি বিতরণ তারিখটি মনে রেখে, নথির একটি চূড়ান্ত পরীক্ষা সম্পাদন করুন এবং তারপরে মুদ্রণ বা অনলাইন রেফারেন্সের জন্য চূড়ান্ত নথি তৈরি করুন। আপডেট করা হয় যখন সহজ পাতা প্রতিস্থাপনের জন্য একটি তিনটি রিং বাইন্ডার মধ্যে স্থাপন কপি আছে।
পরামর্শ
-
যেকোনো বিদ্যমান তথ্য বা টাস্ক ফ্লোচার্টগুলি ব্যবহার করে প্রক্রিয়াগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় সময় কমাবে এবং কর্মক্ষম ত্রুটিগুলি কমিয়ে আনা নিশ্চিত করতে সহায়তা করবে।
সাধারণত, ডকুমেন্টেশন এবং পর্যালোচনা প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে প্রায় ছয় সপ্তাহ সময় লাগে।
