একটি অফিস পরিবেশে সবসময় একটি পেশাদারী demeanor বজায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ। নিয়মিতভাবে অপরিহার্য এবং প্রতিটি প্রচেষ্টা সময় পৌঁছাতে করা উচিত। যতক্ষণ না আপনি একটি গুরুত্বপূর্ণ কল প্রত্যাশা করছেন, ততক্ষণ সেল ফোনগুলি বন্ধ করা উচিত নয় বা কম্পনটি সেট করা উচিত নয় যাতে অফিসটি ব্যাহত না করা যায়। পরিচালিত ব্যবসা ধরনের জন্য সঠিক পোষাক পোষাক। উদাহরণস্বরূপ, পেশাদার অফিস পরিবেশে জিন্স পরিধান করা অনুপযুক্ত বলে বিবেচিত হবে তবে জিন্স একটি নির্মাণ অফিসে গ্রহণযোগ্য পোষাক হতে পারে।
গ্রাহক সেবা
অফিস পদ্ধতিতে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কারণগুলির মধ্যে একটি হল গ্রাহকরা যখন ফোন করেন বা অফিসে যান তখন কীভাবে চিকিত্সা করা হয়।
ব্যক্তির সাথে গ্রাহকদের সাথে আচরণ করার সময় হাসি দিয়ে ব্যক্তিটিকে অভিবাদন জানাতে এবং তাদের চাহিদাগুলি সম্পর্কে সচেতন হওয়া একটি ভাল ধারণা। যদি গ্রাহক অভিযোগের সাথে আসে তবে মনোযোগ সহকারে শুনুন কিন্তু প্রতিরক্ষামূলক, দ্বন্দ্বমূলক বা বিরক্ত হবেন না, এটি কেবল পরিস্থিতি বাড়িয়ে দেবে। মুখের অভিব্যক্তি বা শারীরিক ভাষা, যখন কোন গ্রাহক অভিযোগ করেন তবে প্রকৃত উদ্বেগ দেখান। যদি গ্রাহক বিরক্ত হয়, তবে তাদের আটকানোর অনুমতি দিন - তাদের থামাতে বা তাদের কথা বলার চেষ্টা করবেন না। একবার তারা তাদের অভিযোগ কণ্ঠস্বর করে, তাদের সাহায্য করার জন্য আপনি কী পরিকল্পনা করতে চান তাদের কাছে বলার দ্বারা শান্তভাবে প্রতিক্রিয়া জানান অথবা আপনি তাদেরকে কীভাবে উল্লেখ করবেন এবং কিভাবে সেই সমস্যাটি সমাধানের জন্য সে ব্যক্তি সহায়তা করতে সক্ষম হবে।
টেলিফোন শিষ্টাচার
কারণ লাইনের অন্য প্রান্তে থাকা ব্যক্তি আপনাকে দেখতে পাচ্ছেন না, ফোনগুলি আপাতদৃষ্টিতে উত্তর দিতে হবে। অন্য দিকে ব্যক্তি আপনার ভয়েস "হাসা" শুনতে সক্ষম হওয়া উচিত। সর্বদা কোম্পানির নামটি জোরদার করার জন্য কোম্পানির নাম সহ ইনকামিং কলগুলির উত্তর দিন যাতে এটি বোঝা যায়। কখনও কখনও এটি প্রাপক তাদের ফরওয়ার্ড করার আগে কল পর্দা প্রয়োজন। ব্যক্তির নাম অধিকার পেতে প্রত্যেক প্রচেষ্টা করুন। বাধা দেওয়ার ক্ষেত্রে কলকারীর নাম লেখার জন্য নোটপ্যাড সহজ রাখুন বা প্রাপক উত্তর দিবেন না এবং কলটিকে ফেরত পাঠানো হবে। এটি সরাসরি কলারকে মোকাবেলা করা সম্ভব হবে।
অন্যান্য কর্মচারীদের সঙ্গে মিথস্ক্রিয়া
অন্যান্য কর্মচারীদের সাথে ব্যক্তিগত সমস্যা নিয়ে আলোচনা করা বা অফিসের গসপিতে জড়িত হওয়া কোনও ভাল ধারণা নয়। রাজনৈতিক কথোপকথনের বিষয় হিসাবে রাজনীতি ও ধর্ম এড়ানো উচিত।
অন্যান্য কর্মচারীদের ঠিকানা যখন সর্বদা শ্রদ্ধাশীল হন। একটি ভাল নিয়ম-ইঙ্গিত হল যে যদি আপনি যে ব্যক্তিকে সম্বোধন করছেন সেটি হ'ল তার প্রথম নাম অনুসারে সেগুলি ঠিক করা ঠিক তবে কোনও সুপারভাইজার বা ম্যানেজারকে শ্রীযুক্ত বা মিস হিসাবে সম্বোধন করা উচিত না যতক্ষণ না তারা তাদের প্রথমবারের মতো নাম।
সংগঠন
কাজ এলাকা সবসময় পরিষ্কার, সুষ্ঠু এবং সংগঠিত করা উচিত। যদি আপনি কোনও কারণে অসুস্থ বা অফিস থেকে দূরে থাকেন তবে আপনার ডেস্ক থেকে তথ্য পুনরুদ্ধার করতে হবে এবং আপনার কাজের এলাকার সব কিছু দিয়ে তারা "খোঁজা" করতে হবে না যা তারা খুঁজছেন। ব্যক্তিগত আইটেমগুলি বা আপনার ডেস্কে রাখাও গুরুত্বপূর্ণ নয় কারন যে কেউ আপনি আমার প্রকাশ্যে কিছু করতে চান না সেক্ষেত্রে আমার আপত্তিজনকভাবে "স্থগিত" হয়।
বিস্তারিত মনোযোগ
যদি কাজটি সম্পন্ন করার জন্য কয়েকটি পদক্ষেপের প্রয়োজন হয়, তবে চেকলিস্টটি তৈরি করা এবং প্রতিটি আইটেমটি সম্পন্ন হওয়ার সাথে সাথে এটি বন্ধ করা ভাল ধারণা। কোন দায়িত্ব কি বিস্তারিতভাবে ঘনিষ্ঠ মনোযোগ দেওয়া হয় তা কোনও ভাল কাজ করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
যদি নথির সৃষ্টি কাজটির একটি অংশ হয় তবে প্রতিটি নথিতে একটি বানান এবং ব্যাকরণ পরীক্ষা চালানো নিশ্চিত করুন। যাই হোক না কেন কাজের প্রয়োজন, এটি চালু করার আগে কাজ দ্বিগুণ চেক সবসময় একটি ভাল ধারণা।
