অফিস পদ্ধতি একটি নির্দিষ্ট কর্মক্ষেত্রে ব্যবসা করার জন্য গ্রহণযোগ্য মান। শিল্প, কর্মসংস্থান, ভৌগোলিক অবস্থান, অফিসের পেশাদারি বা কোম্পানির আকারের উপর নির্ভর করে এই ধরণের মান পরিবর্তিত হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি চিকিৎসা, দাঁতের বা আইনি অনুশীলন অফিস অফিস পদ্ধতির নির্মাণ, খুচরা বা আমদানি ব্যবসার চেয়ে অনেক আলাদা হবে। যাইহোক, শিল্প জুড়ে অফিস পদ্ধতির জন্য কিছু "নিয়ম" আছে।
টেলিফোন পদ্ধতি
সমস্ত অফিসে পেশাদারী এবং বিনয়ী টেলিফোন বিনয় প্রয়োজন। ফোনটি অবিলম্বে উত্তর দিন, স্পষ্টভাবে এবং নম্রভাবে কথা বলুন, এবং কল থেকে ফিরে আসার পরে কয়েক সেকেন্ডেরও বেশি সময় ধরে কোনও কলার রাখা নাও, এমনকি যদি বলা হয় যে, "আমি এখনও আপনার অনুরোধে কাজ করছি।"
অফিসের বাইরে বা অনুপলব্ধ কর্মীদের জন্য বার্তা গ্রহণ করুন। স্পষ্টভাবে কল, নাম, সময় এবং কল নম্বরের ফোন নম্বর, কল করার উদ্দেশ্যে, যদি প্রদত্ত হয়। যখন একটি ভয়েসমেইল সিস্টেম স্থাপন করা হয়, তখন সে কোনও ভয়েসমেইল ছেড়ে যেতে চান এবং তারপরে ভয়েসমেইল সিস্টেমে স্থানান্তরিত করতে কলারকে জিজ্ঞাসা করুন। স্থানান্তরের আগে কলারকে অবহিত না করেই একটি কল স্থানান্তর করা অসম্ভব।
তথ্যের ব্যবস্থাপনা
রেকর্ড পরিচালনার সুনির্দিষ্ট কার্যালয় থেকে অফিসে ব্যাপকভাবে পরিবর্তিত হয়, তবে সমস্ত ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপের বিবরণ একটি সুষ্ঠু, পেশাদার পদ্ধতিতে রক্ষণাবেক্ষণ করা আবশ্যক। সমস্ত রসিদ, চালান, অ্যাকাউন্ট বিবৃতি, কাজের আদেশ, প্রস্তাব, চাকরির অনুমান, চিঠিপত্র, রিপোর্ট এবং কোম্পানির দ্বারা উত্পাদিত অন্য কোনও নথির কপি রাখুন।
কোম্পানির বৈশিষ্ট্যের উপর ভিত্তি করে প্রতিটি বিক্রেতা, গ্রাহক অ্যাকাউন্ট, বিক্রয় বা প্রকল্পের জন্য ফাইল তৈরি করুন। স্পষ্টভাবে সমস্ত ফোল্ডার লেবেল করুন, এবং সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য স্থানে তাদের ফাইল করুন যেখানে প্রয়োজনে তারা দ্রুত পুনরুদ্ধার করা যেতে পারে। এই শিল্প নির্বিশেষে, কোনো ব্যবসার সঠিক ব্যবস্থাপনা জন্য প্রয়োজনীয়তা।
মেইল হ্যান্ডলিং এবং বিতরণ
ইনকামিং এবং বহির্গামী মেইল পরিচালনা অফিস দ্বারা পরিবর্তিত হতে পারে, তবে সকল মেইলকে গুরুত্বপূর্ণ চিঠিপত্র হিসাবে বিবেচনা করে এবং তা অবিলম্বে পরিচালনা করে, বিশেষত ক্লায়েন্ট এবং গ্রাহকদের সাথে চিঠিপত্র।
নির্দিষ্ট কোম্পানির পদ্ধতির উপর নির্ভর করে উপযুক্ত বিভাগ বা কর্মচারীকে খোলা এবং রুট মেল। মেইল স্ট্যাম্পড "ব্যক্তিগত" খুলবেন না। যদি অন্তর্মুখী মেইল বিতরণের আগে খোলা থাকে, ঠিকানা বা প্রেরকের তথ্য প্রয়োজন হলে চিঠিপত্রের পেছনে পেপার ক্লিপটি ক্লিক করুন।
প্রয়োজন হলে আউটগোয়িং মেইল ওজন করুন, এবং উপরের ডান কোণায় সঠিক পরিমাণে পোস্ট করুন। যদি কোনও মেইল ক্যারিয়ার দ্বারা মেল নেওয়া হয়, তবে এটি পিক-আপের জন্য সঠিক বহির্গামী অবস্থানে রাখুন। যদি এটি স্থানীয় পোস্ট অফিসে নিয়ে যাওয়া হয়, সহজ পরিবহনের জন্য বাক্সে সমস্ত অক্ষর রাখুন। টেপ সব প্যাকেজ নিরাপদে এবং স্পষ্টভাবে সঠিক প্রসবের জন্য তাদের লেবেল।
কম্পিউটার এবং প্রযুক্তি
সঠিকভাবে সুরক্ষিত কম্পিউটার ডেটা নিশ্চিত করা আজকের অফিসে গুরুত্বপূর্ণ যা এই তথ্যের উপর ব্যাপকভাবে নির্ভর করে। কম্পিউটার ফাইল এবং হার্ডওয়্যার সুরক্ষার জন্য মৌলিক নিরাপত্তা পদ্ধতি অনুশীলন।
ডকুমেন্টস এবং সফ্টওয়্যার রক্ষা করার জন্য, এমন কোনও ইন্টারনেট সাইটতে বা কোনও পৃথক ফ্ল্যাশ ড্রাইভ বা জিপ ডিস্কে সমস্ত কম্পিউটার ফাইলগুলির একটি দৈনিক ব্যাকআপ তৈরি করুন। ইন্টারনেট থেকে ফাইল এবং সফ্টওয়্যার ডাউনলোড করার সময় সতর্ক থাকুন। যখনই কম্পিউটারটি চালু থাকে তখন ভাইরাস সুরক্ষা প্রোগ্রাম চলমান রাখুন এবং নতুন হুমকি ক্রমাগত উদ্ভূত হওয়ার পরে ভাইরাস ডেটাবেস আপ-টু-ডেট রাখুন।
একটি শক্তিশালী এবং নির্ভরযোগ্য ঢেউ রক্ষক সঙ্গে হার্ডওয়্যার রক্ষা করুন। যখন কেউ তাদের ব্যবহার করে না তখন রাতে কম্পিউটার বন্ধ করুন, এবং ভারী বজ্রপাতের ঝড়ের সময় কোনও ইলেকট্রনিক্স আনপ্লগ করুন।
