একটি চার্টার চিঠি বা নথি একটি আনুষ্ঠানিক স্বাক্ষরিত রেকর্ড যা একটি প্রকল্প বা সংস্থায় লেখার সংজ্ঞা দেয়। চার্টার লক্ষ্য এবং মিশন সহ প্রকল্প নির্দিষ্ট করার জন্য ডিজাইন করা হয়। স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত লক্ষ্যে, একটি প্রকল্প সফল হওয়ার সম্ভাবনা বেশি হবে। আপনার প্রতিষ্ঠান বা সংস্থার পরিকল্পনার সকল দিকের সাথে চুক্তি নিশ্চিত করার জন্য একটি বৃহত-স্কেল প্রকল্পের উদ্যোগ নেওয়ার আগে চার্টার চিঠি তৈরি এবং অনুমোদন করা উচিত। একটি চার্টার চিঠি লেখার পদক্ষেপ আপনার নির্দিষ্ট প্রকল্পের উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে কিন্তু কিছু সাধারণ পদক্ষেপ আছে।
আপনার চার্টার শীর্ষে প্রকল্প বা প্রতিষ্ঠানের নাম অন্তর্ভুক্ত করুন। সংস্থার নাম এবং সংস্থার অন্য কোনও গুরুত্বপূর্ণ সদস্য যোগ করুন।
আপনার চার্টার খোলার অনুচ্ছেদে আপনার প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য এবং মিশন নির্ধারণ করুন। প্রতিষ্ঠানের সকল সদস্য লক্ষ্যগুলি নিশ্চিত করে এবং তারা অর্জনযোগ্য তা নিশ্চিত করুন।
আপনার প্রতিষ্ঠানের সদস্য হতে হবে প্রয়োজনীয়তা নির্ধারণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি যুব ফুটবল ক্লাবের জন্য একটি চার্টার চিঠি তৈরি করেন তবে আপনার চার্টারে বয়স এবং বসবাসের প্রয়োজনীয়তাগুলি অন্তর্ভুক্ত হবে।
অ্যাসোসিয়েশন চালানো হবে কিভাবে সংগঠিত। একটি নির্দিষ্ট অনুক্রম আছে, চার্টার মধ্যে যারা বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার সংস্থার পরিচালক, পরিচালক এবং দলের নেতারা থাকে তবে আপনি প্রতিটি অবস্থানের প্রতিবেদনের জন্য নির্দিষ্ট করতে চান।
আপনার প্রতিষ্ঠান বা প্রকল্প দলের প্রতিটি সদস্যের দায়িত্ব অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি আপনার চার্টার চিঠি যোগ আরো বিবরণ, পরে কম বিভ্রান্তির হবে।
সংশোধনীগুলি কীভাবে সংযোজন করে তা নির্দিষ্ট করে আপনার চার্টার চিঠিতে একটি নির্দিষ্ট বিভাগ যুক্ত করুন। অবশ্যম্ভাবীভাবে, আপনি পরবর্তী তারিখে আপনার চার্টারে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য অন্য কিছু মনে করবেন। সংশোধন যোগ করার উপায়গুলির জন্য আপনার প্রতিষ্ঠানের সাথে একটি পরিকল্পনা বিকাশ।
আপনার প্রতিষ্ঠানের সদস্যদের সঙ্গে চার্টার চিঠি পর্যালোচনা করুন। যতটা সম্ভব তথ্য অন্তর্ভুক্ত করার চেষ্টা করুন। এই শাসক নথি এবং বিস্তারিত করা উচিত।
সাইন ইন করুন এবং ডকুমেন্ট তারিখ। চার্টারের চিঠি তৈরির জন্য বোর্ডের অন্য সদস্যরাও চার্টারে স্বাক্ষর করতে হবে। আপনার প্রতিষ্ঠানের সদস্যদের কপি সরবরাহ করুন এবং আপনার ক্লাবের রেকর্ডগুলিতে কপি ফাইল করুন।
