কিভাবে চমৎকার মিটিং মিনিট নিতে

আপনি সাপ্তাহিক কর্মীদের মিটিংয়ের সময় ক্রিয়াকলাপগুলির ট্র্যাক রাখতে কেবল স্বেচ্ছাসেবক কিনা বা আপনার সহকর্মীরা আপনাকে একটি দাতব্য প্রতিষ্ঠানের রেকর্ডিং সচিবের অফিসে নির্বাচিত হয়েছেন, তবে আপনার সংস্থার সভাগুলোতে যা ঘটেছে তা পরিষ্কার এবং সুনির্দিষ্ট রেকর্ডগুলি নির্মাণের জন্য এটি অপরিহার্য। সভা মিনিট আলোচনা বা কাজ উপর একটি অফিসিয়াল রেকর্ড হিসাবে পরিবেশন করা। যেমন, তারা প্রায়ই ঐতিহাসিক নথি হিসাবে গণ্য করা হয়। ফলস্বরূপ, চমৎকার মিটিং মিনিট গ্রহণের গুরুত্ব অত্যধিক হতে পারে না এবং অংশগ্রহণকারীরা আপনার দৃষ্টিভঙ্গির পাশাপাশি আপনার পেশাদারিত্বের প্রতি মনোযোগ দেবে।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

• অর্ডার হ্যান্ডবুক রবার্টস বিধি

• সদস্যপদ রোস্টার

মিটিং মিনিট রেকর্ডিং করার জন্য একটি পদ্ধতি নির্বাচন করুন। টেপ রেকর্ডিংয়ের সুবিধার ও অসুবিধাগুলি, নোট টাইপ করা এবং মিটিংয়ের সময় হাতে হাতে বিবরণ লেখার। একটি ব্যর্থ-নিরাপদ পদ্ধতি বিবেচনা করুন, যেমন এই দুটি পদ্ধতির সমন্বয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি মিটিং টেপ-রেকর্ড করতে পারেন এবং আপনার ল্যাপটপ বা ট্যাবলেটে নোট টাইপ করতে পারেন।

"রবার্টস রুলস অফ অর্ডার" এর একটি অনুলিপি পান অথবা সংসদীয় পদ্ধতিতে এই প্রাইমারের অনলাইন সদস্যতা এবং মিটিংয়ের পরিচালনা ও রেকর্ডিংয়ের সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি অ্যাক্সেস করুন। সভা আলোচনা, গতি, গতি, আলোচনা এবং ভোটের সেকেন্ড রেকর্ডিংয়ের জন্য সঠিক বিন্যাসটি অধ্যয়ন করুন। সম্ভব হলে, মিটিংয়ের সময় আপনার কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য বইয়ের একটি কপি বা ওয়েবসাইট রয়েছে। এই সদস্যগুলি যথাযথ শাসন, আচরণ, অফিসিয়াল রেকর্ড এবং মিনিটের উত্তরগুলির জন্য আপনার দিকে তাকানোর জন্য অমূল্য প্রমাণিত হবে।

আপনার মিনিটের জন্য একটি ভূমিকা এবং গঠন ফরম্যাট। উদাহরণস্বরূপ, আপনার ভূমিকাতে তারিখ, সময়, অফিসারের নাম, অবস্থান এবং সভাটির উদ্দেশ্য তালিকাভুক্ত করুন। সভা মিনিট যাতে সভা আহ্বান করা সময়, পাশাপাশি সময় স্থগিত করা সময় প্রতিফলিত করা উচিত। আনুষ্ঠানিক সভা উদ্দেশ্য কেবল একটি মাসিক সদস্যপদ সভা হতে পারে; যাইহোক, যদি আপনি কোনও বিশেষ সদস্যপদ সভায় মিনিট রেকর্ড করেন তবে নিশ্চিত করুন যে আপনার মিনিটগুলি সঠিকভাবে প্রতিফলিত করে যে এটি এমন একটি সভা যা সংস্থা সাধারণত তার স্বাভাবিক ব্যবসায়ের কোর্স পরিচালনা করে না। অনেক পাবলিক সেক্টর সংস্থাগুলি গোপনীয় বিষয়গুলি যেমন কাউন্সিল বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করার জন্য বিশেষ মিটিং করতে পারে, যা কোনও রাষ্ট্রের সানশাইন আইন নির্দিষ্ট বিধান থেকে মুক্ত।

প্রতিষ্ঠানের সভাপতি বা দলের নেতা আপনাকে উপস্থাপিত হলে দাঁড়ানো। যদি আপনি আনুষ্ঠানিকভাবে উপস্থাপিত না হন, তাহলে গোষ্ঠীর সাথে নিজেকে পরিচয় করান এবং রেকর্ডিং সচিব বা নোট গ্রহণকারী হিসাবে আপনার ভূমিকা ব্যাখ্যা করুন। মিটিং আলোচনাগুলি ক্যাপচার করার জন্য আপনি কী পদ্ধতি ব্যবহার করছেন তা গোষ্ঠিকে বলুন। এইভাবে, সদস্যরা আপনাকে সংগঠনের সরকারী দলিলগুলি তৈরি এবং বজায় রাখার জন্য দায়ী ব্যক্তি হিসেবে চিহ্নিত করে, যা বিশেষ করে এমন সদস্যের জন্য সহায়ক হয় যারা আপনাকে জানেন না বা যারা সংগঠন এবং এর অনুশীলনগুলির সাথে পরিচিত না। উপরন্তু, আপনার ভূমিকাটি দর্শকদের অবশ্যই শ্রবণশক্তি বলতে হবে যাতে একটি পরামর্শ হিসাবে কাজ করে যাতে আপনি কার্যকরভাবে আপনার নোট গ্রহণ করা কর্তব্য সম্পাদন করতে পারেন।

যখন আপনি দ্রুত তাদের নাম এবং কোথায় তারা বসে আছেন তা মনে রাখবেন তখন নিজেদের পরিচয় দিতে অংশগ্রহণকারীদের জিজ্ঞাসা করুন। এই ভাবে, যখন আপনি গতি, সেকেন্ড এবং আলোচনার পয়েন্ট রেকর্ড করছেন তখন আপনাকে ক্রমাগত লোকেদের নামগুলি পুনরাবৃত্তি করতে বলা হবে না। উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে সবসময় এমন ব্যক্তির নাম রেকর্ড করা উচিত যিনি গতি সৃষ্টি করেন, যে ব্যক্তি এটি সেকেন্ড করে, এবং যে ব্যক্তি কোন গতিতে ভোটের জন্য কল করে। কেউ যখন ভোটের জন্য ডাকে, তখন তারা সাধারণত বলে, "প্রশ্নটির জন্য কল করুন।" দলের নেতা তখন সদস্যদের ভোট দিতে বলেন। যদি ভোটের আগে আলোচনা হয় তবে আলোচনার মূল অংশগুলি রেকর্ড করুন এবং কোনও সরকারী আপত্তি নোট করুন। গতি এবং ভোটের বিষয়ে আপনার নোটগুলিতেও আয়ে, নাম এবং অবমাননার নাম থাকা উচিত।

আপনার নোট interjecting বিষয়ী বিবৃতি এড়াতে। একজন স্পিকার তার স্বর, পরিবর্ধন বা অমরকীয় সংকেত দ্বারা কী বোঝায় তা ব্যাখ্যা করবেন না। মিটিং মিনিটগুলি প্রকৃত এবং উদ্দেশ্যগত হতে হবে - একজন অংশগ্রহণকারীর বিবৃতিগুলিতে যে কোনও টুইস্ট আপনার মিনিটের সততা ক্ষয় করতে পারে এবং সঠিকভাবে মিনিট রেকর্ড করার আপনার ক্ষমতার প্রশ্ন করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, লিখুন, "জন ডোই নিম্নলিখিত পদক্ষেপটি করেছেন: জাতীয় আবহাওয়া পরিষেবাগুলি জ্যাকসন, অ্যাডামস এবং ম্যাডিসন কাউন্টির জন্য পাঁচ ইঞ্চি তুষারের চেয়েও বেশি বরফের দিনগুলি বন্ধ করে দেয়," জন "ডঃ জোরে জোরে বলেছিলেন যে তিনি গোষ্ঠী চান আঞ্চলিক আবহাওয়ার অবস্থাগুলি যখন আবহাওয়া এবং দুর্ঘটনাজনিত রাস্তাগুলিকে নির্দেশ করে তখন দিনগুলিতে স্কুলে বন্ধ কিনা তা ভোট দিন।"

বৈঠক স্থগিত হওয়ার পরে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার মিনিট চূড়ান্ত করুন, যখন আপনার মন এখনও তাজা। আপনার নোট পর্যালোচনা করুন, টেপ রেকর্ডিং শুনুন এবং আপনার চূড়ান্ত সংস্করণ খসড়া প্রস্তুত। মিটিংয়ের সময় কী ঘটেছিল তার বিষয়ে আপনার যদি কোন প্রশ্ন থাকে তবে কোনও অফিসার বা গোষ্ঠীর একজন নেতাকে সরবরাহ করুন। কিছু ক্ষেত্রে, আপনি ব্যক্তির বিবৃতির জন্য আপনাকে স্প্লারিফিকেশন প্রয়োজন প্রয়োজন ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করতে হতে পারে।

আপনি কি প্রস্তাব করেন তার সাথে আপনার গোষ্ঠীর নেতা প্রদান করুন চূড়ান্ত মিনিট; প্রতিক্রিয়া, প্রশ্ন বা সংশোধন জন্য জিজ্ঞাসা করুন। যখন আপনি সবুজ আলো পান, আপনার চূড়ান্ত সংস্করণটি প্রস্তুত করুন এবং সদস্যদের মিনিট প্রচারের ব্যবস্থা করুন। মিনিটের কপি বিতরণের জন্য আপনার প্রতিষ্ঠানের পছন্দের পদ্ধতিটি ব্যবহার করুন, আপনি যদি অংশগ্রহণকারীদের সাথে একই অফিস সেটিংসে থাকেন তবে ইমেল, স্ন্যাল মেল বা ব্যক্তিগত বিতরণের মাধ্যমে কিনা।

পরামর্শ

• যদি আপনার মিটিংয়ের প্রাথমিক রোল কল অন্তর্ভুক্ত থাকে, তাহলে আপনাকে সদস্যদের পরিচয় দিতে বলার প্রয়োজন নেই। শুধু উপস্থিত ব্যক্তিদের নাম ধরে রাখুন এবং অনুপস্থিত ব্যক্তিদের নাম রেকর্ড করুন। রোল কল সাধারণত আনুষ্ঠানিক সভায় একটি আদর্শ পদ্ধতি, যেমন পরিচালক বোর্ডের সাথে। মানুষ বসা যেখানে একটি পৃথক নোট করুন। এটি আপনার "প্রতারক পত্রক" হয়ে যায় যাতে আপনি সহজেই আপনার মিনিটের মধ্যে লোকেদের নামটি উল্লেখ করতে পারেন বা যখন সে কাউকে বলে যে সে যা বলে সেটি পুনরাবৃত্তি করতে পারে।

  সভায় সভাপতিত্ব করলেও, নোট গ্রহণকারী হিসাবে আপনার ভূমিকা নেই। এমনকি অনানুষ্ঠানিক বৈঠক করার জন্য, নোট গ্রহণের দায়িত্ব গুরুত্ব সহকারে গ্রহণ করুন এবং আনুষ্ঠানিকভাবে লিখিত নোটগুলি উত্পাদন করুন যা সঠিকভাবে এবং আনুষ্ঠানিকভাবে মিটিং কার্যক্রমগুলিকে বর্ণনা করে। অংশগ্রহণকারীদের বিস্তারিত আপনার মনোযোগ প্রশংসা হবে।

সতর্কতা

মিটিং নোটগুলি ক্যাপচার করার জন্য একটি স্মার্টফোনের মতো ডিভাইস ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন - এটি একটি ইতিবাচক চিত্র প্রজেক্ট করে না এবং যারা স্মার্টফোনগুলির ক্ষমতার বিষয়ে অবগত নন তারা হয়তো মনে করতে পারে যে আপনি সংস্থার সদস্যদের কী শুনতে চান কেবল আপনার ফোনে বাজানোচ্ছেন আলোচনা করা হয়।