কিভাবে একটি প্রকল্প সুযোগ পর্যালোচনা করবেন

একটি প্রকল্পের সুযোগ দস্তাবেজ একটি প্রকল্পের deliverables সাবলীল, প্রকল্পের একটি সফ্টওয়্যার উন্নয়নশীল বা একটি গজ সজ্জা কিনা তা অপরিহার্য। প্রকল্পের সুযোগ দস্তাবেজটি প্রায়শই একটি প্রকল্প পরিচালক বা বিশ্লেষক দ্বারা তৈরি করা হয়, গ্রাহক এবং অন্যান্য প্রকল্প দলের সদস্যদের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করে। সুযোগটি সম্পূর্ণ হওয়ার পরে গ্রাহক, টিম এবং পরিচালনার সাথে এটি সঠিক কিনা তা যাচাইয়ের জন্য পর্যালোচনা করা উচিত, সমস্ত আগ্রহী পক্ষ এটির সাথে সম্মত হয় এবং প্রকল্পের ফলাফলগুলি গ্রাহকদের চাহিদাগুলি পূরণ করবে। সুযোগটি আপনার বিকাশ প্রক্রিয়ার ভিত্তিতে গ্রাহক এবং আপনার সংস্থার সদস্যদের দ্বারা অনুমোদিত হওয়া উচিত।

প্রকল্প সুযোগ পর্যালোচনা জন্য প্রস্তুত

সুযোগ দস্তাবেজের পর্যালোচনা করতে হবে এমন সমস্ত গ্রাহক এবং টিম সদস্যদের তালিকা তৈরি করুন। প্রকল্প সূচনা নথি পর্যালোচনা করুন অথবা এই তথ্য সংগ্রহ করার জন্য প্রকল্প ব্যবস্থাপকের সাথে পরামর্শ করুন।

একটি মিটিং সেট আপ এবং সব দলের সদস্যদের আমন্ত্রণ। মিটিংটি আপনার সংস্থার কাঠামো এবং প্রযুক্তি নির্ভর করে, এটি ব্যক্তি হতে পারে অথবা এটি ভার্চুয়াল হতে পারে।

তালিকায় সম্পন্ন সুযোগ দস্তাবেজ পাঠান। সভাপতিকে এটি পর্যালোচনা করার জন্য যথেষ্ট সময় দেওয়ার জন্য মিটিংয়ের কয়েক দিন আগে এটি পাঠান।

একটি শারীরিক সভা আনতে নথির কপি করুন। এমনকি আপনি যদি ওভারহেড প্রজেক্টর বা অনুরূপ ডিভাইসে ইলেকট্রনিক অনুলিপি প্রদর্শন করার পরিকল্পনা করেন তবে আপনার কিছু অংশগ্রহণকারী হার্ড কপি থেকে আরও বেশি আরামদায়ক হতে পারে।

গ্রাহক এবং টিম সদস্যদের সঙ্গে সুযোগ পর্যালোচনা পরিচালনা

গ্রাহকদের সাথে এবং দলের সাথে দেখা করুন। ডকুমেন্টের মাধ্যমে পড়ুন, বিশেষ করে সেই এলাকাসমূহ যা আরো জটিল বা ব্যাখ্যা সাপেক্ষে। যদিও আপনি সময়ের আগে ডকুমেন্ট পাঠিয়েছেন তবে বেশীরভাগ অংশগ্রহণকারী এটি লিখেছেন না বলে আশা করেন।

নথি সুযোগ কোন অসামান্য প্রশ্ন বা পরিবর্তন ক্যাপচার।

প্রশ্নের উত্তর এবং অন্যান্য পরিবর্তনগুলির উত্তর দিয়ে সুযোগটি আপডেট করুন এবং এটি গ্রাহকদের এবং প্রকল্প দলের সদস্যদের কাছে পাঠান, সাইন অফ করার অনুরোধ এবং দস্তাবেজের অনুমোদন করুন।

পরামর্শ

• কিছু সংগঠনগুলিতে, সভাগুলোকে নির্ধারিত করার জন্য আপনার পক্ষে কঠিন হতে পারে যে, প্রত্যেকেই উপস্থিত থাকতে পারে। একেবারে ব্যক্তি উপস্থিত থাকতে হবে এবং তাদের ক্যালেন্ডার চারপাশে সময় নির্ধারণ করা উচিত যারা খুঁজে বের করুন। স্কোপ ডকুমেন্টে কোন মন্তব্য আছে কিনা তা দেখার জন্য ইমেল বা ফোন কলগুলির মাধ্যমে অংশ নিতে পারে এমন অন্যদের সাথে অনুসরণ করুন।