ভাল প্রকল্প পরিচালনার মানে কী কী করা হয়েছে সেই সাথে আপনি কী করবেন তা নথিভুক্ত করা।প্রকল্প চার্টার এবং প্রকল্প সুযোগ উভয় একটি প্রকল্পের শুরুতে প্রথম দিকে তৈরি করা হয়, এবং তারা প্রতিটি সঠিক প্রকল্পের প্রকল্প চালাতে সাহায্য করে। যদিও এই দুটি দস্তাবেজ স্থল থেকে একটি প্রকল্প পাওয়ার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, তবে তাদের কাছে বিভিন্নভাবে বিভিন্ন উদ্দেশ্য, শ্রোতা এবং সামগ্রী রয়েছে।
অনুমোদন
চার্টারের একটি প্রাথমিক উদ্দেশ্য রয়েছে: একটি প্রকল্প পরিচালককে সংজ্ঞায়িত সংস্থান ব্যবহার করার জন্য একটি প্রকল্প পরিচালককে অনুমোদন করা। দ্বিতীয়ত, চার্টার একটি প্রকল্প পৃষ্ঠপোষক বরাদ্দ করা উচিত। এই দুই ব্যক্তি একাধিক টিম জুড়ে এবং বিভিন্ন পর্যায়ে প্রকল্পটি পরিচালনা এবং সমর্থন করবে। চার্টার একটি সংক্ষিপ্ত নথি হওয়া উচিত যা প্রকল্প, যা লক্ষ্য, উদ্দেশ্য এবং লক্ষ্যের শেষ তারিখ সহ সংক্ষিপ্ত পরিচিতির সাথে শুরু হয়; প্রকল্পের ম্যানেজার, স্পনসর এবং অন্য কোন নির্বাহী স্টেকহোল্ডারদের তালিকাভুক্ত একটি টেবিল অন্তর্ভুক্ত করুন; এবং নামযুক্ত অংশগ্রহণকারীদের সঙ্গে স্বাক্ষর সঙ্গে বন্ধ। চার্টার খুব কমই দুই পৃষ্ঠা হতে হবে।
অনুমোদন
যেহেতু চার্টারে কমপক্ষে একজন সিনিয়র কর্মী সদস্য স্বাক্ষরিত হয়, স্পনসর, এটি প্রকল্পটির বৈধতা নথিভুক্ত করে। চার্টার প্রায়ই নির্বাহী বা অন্যান্য উচ্চ-র্যাঙ্কিং দলের সদস্যদের বিতরণ করা হয় এবং প্রকল্পটি অনুমোদন করা হয়েছে যে নোটিশ দেয়। যেহেতু অনেক প্রকল্পগুলি বিভাগ জুড়ে পরিচালিত হয়, তাই এই অনুমোদনটি অন্যান্য টিমের কাছে বিজ্ঞপ্তি দেয় যে তাদের সহযোগিতার প্রয়োজন হবে। প্রায়শই, চার্টারটি একটি ব্যবসার ক্ষেত্রে উপস্থাপিত হয় এবং এই দুটি দস্তাবেজ প্রকল্পটির কারণ রেকর্ড করে।
গোল
প্রকল্প সুযোগ প্রকল্পের পরামিতি সংজ্ঞায়িত। প্রাথমিকভাবে, লক্ষ্যগুলি মানচিত্রের জন্য একটি প্রাথমিক সুযোগ দস্তাবেজ তৈরি করা হয় (চার্টার এবং অন্যান্য প্রারম্ভিক দস্তাবেজের সাথে)। এই দস্তাবেজটি সাধারণত দলের নেতৃত্বের কাছে উপস্থাপিত হয় যারা প্রকল্প দলের সদস্যদের অবদান রাখবে, তবে এতে কীভাবে কাজগুলি সম্পন্ন করা হবে তা অন্তর্ভুক্ত করা হয় না। উদাহরণস্বরূপ, একটি নির্মাণ প্রকল্পে, প্রাথমিক সুযোগটি কাঠামো, বর্গক্ষেত্রের ফুটেজ এবং প্রবেশপথের সংখ্যা সহ গঠন করা হবে।
দায়িত্ব
সুযোগ দস্তাবেজ একটি প্রকল্প সম্পন্ন কিনা নির্ধারণ স্টেকহোল্ডারদের সাহায্য করবে। যেহেতু সুযোগ দস্তাবেজ প্রকল্পটি সরবরাহ করবে তা নির্ধারণ করে যেহেতু প্রকল্পটি সফলভাবে সমাপ্ত হওয়ার সময়সূচীটি নির্ধারণ করা হয় কিনা তা নির্ধারণের জন্য প্রকল্প জুড়ে এটি উপকারী। আপনার প্রকল্পটি যদি তিনটি অ্যাপ্লিকেশন অন্তর্ভুক্ত করে এবং সফটওয়্যারের একটি স্যুট প্রয়োগ করতে হয় তবে আপনি আপনার প্রতিশ্রুত সুযোগটি প্রদান করেননি। সুযোগ দস্তাবেজ প্রায়ই এই কারণে একটি প্রকল্পের সময় পরিবর্তন। একটি চার্টারের মত, সুযোগ দস্তাবেজগুলি "জীবিত" নথি হিসাবে বিবেচিত হয় এবং, নতুন তথ্য আবিষ্কৃত হয়, লক্ষ্যগুলি সংশোধন করা যেতে পারে।
