"কাগজপত্রহীন অফিস" কখনো 100% অনুভূত হতে পারে না। ভারী কম্পিউটার ব্যবহার সত্ত্বেও, প্রায় সব ব্যবসার এখনও কিছু কাগজ নথি প্রয়োজন। এটি কম্পিউটারের নির্ভরশীল ব্যবসায়গুলিকে কাগজ-ভিত্তিক ফর্মগুলি থেকে তথ্য সহ ইন্টারফেস করার প্রয়োজন হলে এটি একটি চ্যালেঞ্জ উপস্থাপন করে। ভার্চুয়াল সিস্টেমগুলিতে প্রকৃত তথ্য "রূপান্তর" ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি, দস্তাবেজ ইমেজিং এবং অপটিক্যাল স্বীকৃতির মাধ্যমে সম্পন্ন করা যেতে পারে।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
কাগজ নথি
-
সরঞ্জাম এবং কর্মীদের জন্য বাজেট
আপনার ব্যবসা লক্ষ্য এবং প্রয়োজন নির্ধারণ করুন। আপনি গ্রাহক পেমেন্ট ক্যাপচার করছেন, অ্যাপ্লিকেশন প্রক্রিয়াকরণ বা অভ্যন্তরীণ নথি সংরক্ষণাগারভুক্ত কিনা তা নির্ধারণ করুন। ইলেকট্রনিক স্টোরেজগুলির জন্য নথির প্রকৃত চিত্রগুলি সংরক্ষণ করার প্রয়োজন হলে চিত্রটি বের করুন, অথবা আপনি কেবল কম্পিউটার ডেটাবেসে কাগজের-ভিত্তিক ডেটা ক্যাপচার করতে হবে। এই সিদ্ধান্তগুলি তৈরি করা আপনাকে কোন ডেটা প্রসেসিং সিস্টেমটি আপনার প্রয়োজনগুলির সাথে মাপসই করতে যাচ্ছে তা নির্ধারণ করতে সহায়তা করবে।
গবেষণা এন্টারপ্রাইজ সফ্টওয়্যার সমাধান। আপনি যা করতে চান তার অনুরূপ তথ্য ক্যাপচার করে এমন সংস্থাগুলি থেকে সফ্টওয়্যার এবং বিক্রেতা রেফারেন্সগুলির জন্য জিজ্ঞাসা করুন। আপনি যে কাজগুলি করতে চান তা থেকে কাগজের-থেকে-ইলেকট্রনিক রূপান্তর করার মতো কাজ সাইটগুলি দেখতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন। একটি সিস্টেম নির্বাচন করার সেরা উপায় এটি কর্ম দেখতে হয়। আপনি কেবলমাত্র ফরম থেকে ডেটা ছোট পরিমাণে ক্যাপচার করছেন, আপনি একটি এক্সেল স্প্রেডশীটে এক ব্যক্তি টাইপ ডেটা নিয়ে যেতে পারেন। কিন্তু আধুনিক ব্যবসায়, এই ক্ষেত্রে সম্ভবত হয় না। আপনি সম্ভবত একটি সফটওয়্যার সিস্টেম খুঁজে পেতে এবং সম্ভবত নতুন হার্ডওয়্যার, যদি ডকুমেন্ট / চিত্র ক্যাপচার আপনার প্ল্যানের অংশ হয়ে থাকে।
আপনি গবেষণা করেছেন সফ্টওয়্যার সমাধান তুলনা করুন, এবং এক চয়ন করুন। সিস্টেমটি কেনার প্রক্রিয়া শুরু করার এবং এটি ইনস্টল করার জন্য বিক্রেতা বা সফটওয়্যার পরিবেশকের সাথে যোগাযোগ করুন। প্রথম পদক্ষেপ, যা সাধারণত "আবিষ্কার" নামে পরিচিত, তা হল যখন বিক্রেতা আপনার সঠিক চাহিদাগুলি এবং তাদের জন্য সর্বোত্তম সমাধান নির্ধারণ করতে আপনার সাইটে ভ্রমণ করে।
আবিষ্কারের সময় এবং ইনস্টলেশনের সময় বিক্রেতার সঙ্গে জড়িত থাকুন। অনেক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন, এবং প্রকল্পের মালিকানা নিন; একই কাজ করতে ডকুমেন্ট ক্যাপচার এবং ডাটা এন্ট্রি কার্যক্রম সম্পাদন করা হবে যে কোন কর্মীদের উত্সাহিত।
সম্পূর্ণ সিস্টেম পরীক্ষা। যদি সমাধানটিতে কোনো বাগ বা ফাঁক থাকে তবে বিক্রেতার কাছে এটি সন্ধান করা ভাল। এই সমস্যা সমাধান এবং দ্রুত অনেক রেজল্যুশন করা হবে।
পরামর্শ
-
একটি সম্মানজনক বিক্রেতার সাথে কাজ করুন এবং বিক্রেতার পূর্ববর্তী গ্রাহকদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া জানাতে চেষ্টা করুন।
