যখন ব্যবসাগুলি প্রথম সংখ্যক কম্পিউটারে কম্পিউটার ব্যবহার শুরু করে, তখন পন্ডিতরা "কাগজে সমাজের" আগমনের সূচনা করে। কম্পিউটার বিপ্লবের এখনও সেই বিশেষ প্রতিশ্রুতি প্রদানের উপায় রয়েছে। যাইহোক, ঐতিহ্যগতভাবে কাগজ-ভিত্তিক প্রক্রিয়াগুলি - ব্যবসা এবং ব্যক্তিগত উভয় - আরও কম্পিউটারাইজড ফর্মগুলিতে স্থানান্তরিত করা এবং কিছু খুব ভাল কারণে।
কাগজপত্র
কম্পিউটারটি দস্তাবেজ তৈরি এবং সম্পাদনা করার জন্য দুর্দান্ত আরাম এবং নমনীয়তা নিয়ে এসেছে। টাইপরাইটারের বিপরীতে, কম্পিউটারাইজড ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রাম শৈলী, টাইপফেস এবং নথিগুলির জন্য ফর্ম্যাটগুলির প্রায় সীমাহীন পছন্দ প্রস্তাব করে। টাইপিং ত্রুটি সহজে সংশোধন তরল বা সংশোধন টেপ প্রয়োজন ছাড়া অনস্ক্রীন সংশোধন করা যেতে পারে। টেক্সটের সম্পূর্ণ ব্লকগুলি সহজেই কোনও পুনঃনির্দেশনার প্রয়োজন ছাড়াই অন্য একটি দস্তাবেজে অনুলিপি করা যায়। ফটো এবং অন্যান্য গ্রাফিক্স খুব সামান্য প্রচেষ্টা সঙ্গে নথিতে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে।
ভাগ করা
কম্পিউটারাইজড সিস্টেমের সাথে নথি ভাগ করা সহজ। ডকুমেন্টের প্রকৃত কপি তৈরি করার প্রয়োজন নেই এবং তারপরে প্রাপকদের কাছে মেইল বা ফ্যাক্স করুন। একটি কম্পিউটারাইজড সিস্টেমে ফাইলের একটি দস্তাবেজ যেকোনো ব্যক্তির সাথে ভাগ করা যেতে পারে, যাদের কেবলমাত্র তাদের কম্পিউটার স্ক্রীনে ডকুমেন্ট প্রদর্শন করে সেই সিস্টেমটিতে অ্যাক্সেস রয়েছে। প্রাপকের কাছে পাঠানো ইমেলটিতে ডকুমেন্টটি কেবল সংযুক্ত করে ডকুমেন্টগুলি কোম্পানির বাইরে ভাগ করা যেতে পারে।
ফাইলিং
ফাইলিংয়ের উদ্দেশ্য কেবল নথি সংরক্ষণ করা নয়, তবে এটি সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য করাও। কম্পিউটারটি এমনভাবে এক্সেল করে যে সহজ ফাইলিং মন্ত্রিসভা কখনই পারে না। একটি কম্পিউটারাইজড সিস্টেমে দায়ের নথি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কম্পিউটারের ফাইল নিয়ন্ত্রণ সিস্টেম দ্বারা সূচী হয়। এই সূচীগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিস্টেম দ্বারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট এবং রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় তবে নথিটি সরানো বা সম্পাদনা করা কত ঘন ঘন হতে পারে। কম্পিউটার শব্দগুলি নির্দিষ্ট শব্দের বা বাক্যাংশগুলির জন্য বড় সংখ্যক নথির সাথে ডকুমেন্টগুলিও থাকতে পারে। উপরন্তু, কম্পিউটারাইজড ফাইলিং সিস্টেম শারীরিক ফাইলিং ক্যাবিনেটের দ্বারা প্রয়োজনীয় স্থানটির একটি ক্ষুদ্র অংশে প্রচুর পরিমাণে নথি সঞ্চয় করতে পারে।
কার্যকারিতার
একটি স্ট্যাটিক কাগজ নথির কেবল একটি ইলেকট্রনিক উপস্থাপনা হওয়া থেকে দূরে, একটি ইলেকট্রনিক নথিটি সত্যিকারের ইন্টারেক্টিভ সত্তা হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি ফোল-ইন ফর্মের একটি ইলেকট্রনিক সংস্করণ, রিয়েল টাইম ত্রুটি যাচাইকরণ এবং যাচাইয়ের সাথে সরাসরি ডকুমেন্টে ডেটা প্রবেশের অনুমতি দেয়। গণনা এবং কার্যকারিতা সরাসরি নথিতে তৈরি করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, নথিটিকে কম্পিউটারের গ্রাহক ডাটাবেস ফাইলটি ব্যবহার করে একটি বৈদ্যুতিন নথিতে তালিকাভুক্ত করা যেতে পারে যাতে ব্যবহারকারী কেবল ফাইলের সমস্ত গ্রাহকদের তালিকা থেকে গ্রাহকের নাম নির্বাচন করতে অনুমতি দেয়। নথিতে নির্মিত যুক্তিটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রাহকের তথ্যগুলি ঠিকানা, গ্রাহক অ্যাকাউন্টিং নম্বর, বা অন্য কোনও পছন্দসই ডেটা সহ স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথিতে স্থানান্তর করবে।
নিরাপত্তা
একটি কোম্পানির ফাইলের শারীরিক নিরাপত্তা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ফাইল শারীরিক ক্ষতি বা ধ্বংস বিরুদ্ধে সুরক্ষিত করা আবশ্যক। অননুমোদিত কর্মীদের দ্বারা ফাইল অ্যাক্সেস এছাড়াও প্রতিরোধ করা আবশ্যক। একটি কম্পিউটারাইজড ফাইলিং সিস্টেম এই কাজ সহজ করে। কম্পিউটারাইজড ফাইলগুলির কপিগুলি সহজেই তৈরি করা যেতে পারে এবং বিভিন্ন স্থানে উভয় কম্পিউটার প্ল্যাটফর্মের মধ্যে এবং অফ-সাইট ফিজিক্যাল স্টোরেজের জন্য অপসারণযোগ্য ডেটা মিডিয়াতে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। কম্পিউটার সিস্টেমের ফাইলগুলি ফাইলগুলি দেখতে অনুমোদিত অনুমতি ব্যতীত তাদের কাছে পাঠযোগ্য পাঠানোর জন্য এনক্রিপ্ট করা যেতে পারে।
