সফল রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমগুলি নিরাপদভাবে রেকর্ড সংরক্ষণ করে এবং রেকর্ডগুলির রক্ষণাবেক্ষণ, রক্ষণাবেক্ষণ, ব্যবহার এবং নিষ্পত্তি করার জন্য একটি সাংগঠনিক পদ্ধতি তৈরি করে। সিস্টেমের অখণ্ডতা বজায় রাখার জন্য রেকর্ড ব্যবস্থাপনা নির্দেশিকাগুলির ক্রমাগত আপডেট এবং ক্রমাগত আপডেট করা আবশ্যক। তথ্য প্রয়োজনীয়তা, ইনপুট পদ্ধতি, স্টোরেজ সময়সীমা এবং ব্যাকআপ, সুরক্ষা প্রবিধান এবং সঠিক প্রতিবেদন করার জন্য নির্দেশিকাগুলির সাথে, আপনি একটি কার্যকর রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম তৈরি করতে পারেন।
তথ্য
আপনার কোম্পানী চায় এবং তথ্য সঞ্চয় করার প্রয়োজন কি ধরনের নির্দেশিকা বিকাশ। এই চুক্তির, কর্মচারী ফাইল, অন্তর্ভুক্তি নথি, গ্রাহক রেকর্ড, নিয়ন্ত্রক তথ্য, আর্থিক রেকর্ড এবং ব্যবসার প্রয়োজন হয় যে অন্য কোন প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। প্রতিটি কার্যকরী প্রয়োজন পূর্ণতা এবং সম্মতি নিশ্চিত করার জন্য একাধিক বিভাগের সঙ্গে পরামর্শ করে এই তালিকা কম্পাইল। আইনি বাধ্যবাধকতাগুলি পূরণ করতে প্রয়োজনীয় তথ্য আপনার রেকর্ড পরিচালনার স্টোরেজ নির্দেশিকাগুলিতে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে তা যাচাই করার জন্য আপনার কোম্পানির আইনি পরামর্শের সাথে চূড়ান্ত তালিকার পর্যালোচনা করুন।
ইনপুট পদ্ধতি
প্রতিটি রেকর্ড টাইপ জন্য রেকর্ড ইনপুট জন্য একটি পদ্ধতি তৈরি করুন। রেকর্ড ম্যানুয়ালি ইনপুট হতে পারে, পরিপূরক সিস্টেম বা স্ক্যানিং সিস্টেমের মাধ্যমে ইনপুট থেকে আমদানি করা। এই ইনপুট পদ্ধতি নির্ভরযোগ্য এবং নিরাপদ হতে হবে। ইলেকট্রনিক বিনিময় জন্য, সঠিক স্থানান্তর নিশ্চিত যে অনাবশ্যক চেক করা। ম্যানুয়াল ইনপুট জন্য, সঠিকতা নিশ্চিত করার জন্য মানের চেক একটি সিস্টেম শুরু।
সংগ্রহস্থল
সিস্টেমে প্রবেশের প্রতিটি রেকর্ডের জন্য স্টোরেজ সময়সীমা নির্ধারণ করুন। Timelines বিবেচনা করা উচিত আইনি বাধ্যবাধকতা, তথ্য সিস্টেম সীমাবদ্ধতা এবং কার্যকারিতা। কদাচিৎ অ্যাক্সেস করা রেকর্ডগুলির জন্য, একটি সম্পূরক স্টোরেজ সিস্টেম বিবেচনা করুন যা রেকর্ডগুলিতে মাঝে মাঝে অ্যাক্সেসের অনুমতি দেয়। এই রেকর্ড স্টোরেজ প্রয়োজন কমানোর জন্য সংকুচিত করা যেতে পারে। আপনার প্রাথমিক রেকর্ড সিস্টেম থেকে দূরে রেকর্ড সংরক্ষণ করা ঘন ঘন ব্যবহৃত রেকর্ড দ্রুত টানা যাবে। আপনার রেকর্ড পরিচালন নির্দেশিকাগুলিতে রুটিন ব্যাকআপ পদ্ধতি এবং সমালোচনামূলক রেকর্ডগুলির অফ-সাইট সদৃশ সঞ্চয়স্থান অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
নিরাপত্তা
একটি গভীরতা সুরক্ষা পরিকল্পনা আপনার রেকর্ড পরিচালনার পরিকল্পনা একটি অপরিহার্য অংশ। নিরাপত্তা শ্রেণীবদ্ধ গ্রুপগুলিতে গ্রুপ রেকর্ড এবং নিরাপদ, সঠিক কর্মচারী গোষ্ঠীগুলিতে পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত অ্যাক্সেস বরাদ্দ করুন। এই সুরক্ষা যাচাইকরণটি যে কোনও ব্যক্তির কাছে ইনপুট ডেটা অ্যাক্সেস করতে, রক্ষণাবেক্ষণ করতে এবং রেকর্ডগুলি ব্যবহার বা ধ্বংস করতে প্রয়োগ করতে হবে। নিয়মিত কোম্পানী এবং নিয়ন্ত্রক বাধ্যবাধকতা সঙ্গে সম্মতি নিশ্চিত করার জন্য নিরাপত্তা ক্লিয়ারেন্স পর্যালোচনা। নতুন কর্মচারী পদ্ধতি এবং সমাপ্ত কর্মচারী পদ্ধতি মধ্যে নিরাপত্তা ক্লিয়ারেন্স অন্তর্ভুক্ত।
প্রতিবেদন
রুটিন রিপোর্টিং আপনার রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের একটি অংশ হওয়া উচিত। এই প্রতিবেদনগুলির মধ্যে ব্যবহারকারীদের তালিকাগুলি থাকতে হবে যারা সংবেদনশীল ডেটা অ্যাক্সেস করেছে, নিরাপত্তা ক্লিয়ারেন্সে কোনও পরিবর্তন, অসম্পূর্ণ রেকর্ডগুলির ত্রুটি প্রতিবেদন এবং রেকর্ডগুলির নিষ্পত্তি। কোন সমালোচনামূলক তথ্য এলাকায় জন্য রিপোর্ট যোগ করুন।
