চুক্তি স্বাক্ষরিত হলে ব্যবসায় চিঠিপত্র বন্ধ করা হয় না; চিঠির মাধ্যমে বিষয়টি নিয়ে আলোচনা করার জন্য আপনার কয়েকটি অতিরিক্ত অনুষ্ঠান থাকতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার বিশ্ববিদ্যালয়ের সাথে মেয়াদোত্তীর্ণ প্রফেসর হিসাবে চুক্তি থাকে তবে আপনার চুক্তির উল্লেখযোগ্য অতিরিক্ত টুকরা পাবেন, যেমন আপনার বেনিফিটগুলি যখন শুরু হয় এবং যখন আপনি শুরু করেন তখন আপনাকে অবশ্যই অন্যান্য ঠিকানাগুলি অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে হবে। একজন সুপারভাইজার হিসেবে, আপনাকে প্রায়ই এমন চিঠিগুলি লিখতে হবে যা মূল চুক্তিটিকে এমন ভাবে উপস্থাপন করে যা কর্মচারী বা ক্লায়েন্টকে তথ্যটি খুঁজে পেতে পারে যেখানে তিনি তথ্য খুঁজে পেতে পারেন।
প্রাপকের কাছে যা জানা দরকার তা বলুন, তারপরে চুক্তি বা তার প্রয়োজনীয় তথ্য থাকা চুক্তির ক্ষেত্রে তার মনোযোগ আকর্ষণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, "আপনার সুবিধাগুলি আপনার চুক্তির দ্বিতীয় পৃষ্ঠায় লাইন 5 এ বর্ণিত আপনার সূচনা তারিখের দুই সপ্তাহ পরে শুরু হবে।" চুক্তিটি উদ্ধৃত করার জন্য আপনাকে আমেরিকান সাইকোলজিক্যাল অ্যাসোসিয়েশন (এপিএ) শৈলী হিসাবে একটি আনুষ্ঠানিক উদ্ধৃতি শৈলী প্রয়োজন হয় না; শুধু প্রাসঙ্গিক চুক্তি এবং পৃষ্ঠা নম্বর পড়ুন।
বিবেচনা করার পরিবর্তে চুক্তির বিভাগগুলি উদ্ধৃত করতে হবে কিনা তা বিবেচনা করুন। যদি চুক্তি দীর্ঘ বা খুব জটিল হয়, তবে আপনাকে প্রাসঙ্গিক বিভাগটি উদ্ধৃত করা উচিত এবং তারপরে সেই পৃষ্ঠা নম্বর এবং বিভাগ নম্বরটি কীভাবে অবস্থিত তা ব্যাখ্যা করুন।
গ্রহীতাকে বলুন যে সে যদি তার কপি হারিয়ে ফেলে তবে তার রেফারেন্সের চুক্তির আরেকটি অনুলিপি সরবরাহ করে আপনি খুশি হবেন। তাকে আপনার যোগাযোগের তথ্য দিন, যেমন আপনার ই-মেইল ঠিকানা বা টেলিফোন নম্বর যদি তার কোন প্রশ্ন থাকে বা চুক্তির অতিরিক্ত কপি অনুরোধ করতে চান।
