একটি স্কুল হিসাবে একটি বড় প্রতিষ্ঠান, প্রিন্টার সরবরাহ ট্র্যাক এবং আদেশ রাখা, চ্যালেঞ্জিং হতে পারে। মুদ্রক প্রতিটি মডেল একটি ভিন্ন ধরনের কালি কার্তুজ বা টোনার ব্যবহার করে, এবং প্রতি কালি কার্তুজ এটি প্রতিস্থাপন করা প্রয়োজন আগে একটি ভিন্ন সংখ্যা পৃষ্ঠা মুদ্রণ করবে। যদিও আপনি কংক্রিট-কার্টিজের পুরানো-ফ্যাশন পদ্ধতিতে একটি কাগজ-এবং-পেন্সিল-তৈরি তালিকা সহ অর্ডার রাখতে পারেন তবে সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য সংরক্ষণ করার জন্য একটি স্প্রেডশীট তৈরি করা সময় বাঁচাবে এবং সময়ের সাথে সাথে আপনাকে আরও কার্যকরভাবে কালি করার বাজেট করার অনুমতি দেবে। ।
আপনার কম্পিউটারের স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম ব্যবহার করে কালি-কার্তুজ অর্ডার ট্র্যাক করতে একটি নতুন খালি স্প্রেডশীট তৈরি করুন। মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের অংশ হিসাবে আপনার কম্পিউটারটি মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের সাথে ইনস্টল হওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে। যদি আপনার অ্যাক্সেস না থাকে তবে একটি মুক্ত অফিসের স্যুট যেমন, ওপেন অফিস, ডাউনলোড করুন এবং ইনস্টল করুন অথবা Google ডক্স যেমন একটি অনলাইন সরঞ্জাম ব্যবহার করুন, যদি আপনি বিনামূল্যে Gmail অ্যাকাউন্টের জন্য সাইন আপ করেন তবে আপনি কোনও খরচ ছাড়াই অ্যাক্সেস করতে পারেন।
আপনি কোন তথ্য ট্র্যাক করতে চান তা নির্ধারণ করুন। এটি একটি কেস-বাই-কেস ভিত্তিতে পরিবর্তিত হবে এবং একটি ইলেকট্রনিক স্প্রেডশীট ব্যবহার করার সুবিধাগুলির মধ্যে একটি হল যে আপনার প্রয়োজনীয়তার পরিবর্তন হিসাবে আপনি ট্র্যাক করা তথ্যটি পরিবর্তন করা সহজ। শুরু করার জন্য, প্রতিটি প্রিন্টার ইনস্টল করা রুম নাম্বারটি ট্র্যাক করার চেষ্টা করুন, প্রিন্টারের ধরন, কালি কার্তুজের প্রকারগুলি বা প্রিন্টার ব্যবহারকারী টোনার, আপনি কালি এবং আপনি প্রতিস্থাপনের কালিটি শেষ করার আদেশের তারিখটি কত দিন পরিশোধ করেছেন।
প্রথমে আপনার স্প্রেডশীট কলামগুলির জন্য শিরোনামগুলি প্রবেশ করান। ফাঁকা স্প্রেডশীট কনফিগার করা হয় কিভাবে লক্ষ্য করুন। অনুভূমিক অ্যাক্সেস জুড়ে উল্লম্ব অক্ষ এবং অক্ষরের একটি সারির নিচে সংখ্যাগুলির একটি সারি রয়েছে। প্রথম কোষে, অথবা সারি 1 কলাম A তে টাইপ করুন "রুম সংখ্যা।" সারি 1 কলাম বিতে, টাইপ করুন "প্রিন্টার মডেল।" "কালি কার্টিজ মডেল" সারি 1 কলাম সিতে যায় এবং এভাবে আপনি যতক্ষণ না ট্র্যাক করতে চান সেটির প্রতিটি অংশের জন্য কলাম শিরোনাম প্রবেশ না করা পর্যন্ত।
আপনার স্প্রেডশীটে প্রবেশ করতে চান এমন প্রথম প্রিন্টারটি চয়ন করুন এবং সারি 2 কলাম এ রুম নম্বরটি টাইপ করে শুরু করুন। সারি 2 কলাম B এ মুদ্রক মডেলটি টাইপ করুন এবং তারপরে যথাযথ কলামে উপযুক্ত প্রাসঙ্গিক কলামে লিখুন শেষ আদেশ কালি।
সারি 3 কলাম A থেকে শুরু করে পরবর্তী প্রিন্টারের জন্য তথ্য লিখুন এবং তারপরে প্রতিটি যথাযথ কলামে সেই প্রিন্টারের জন্য অন্যান্য ডেটা লিখুন। আপনার পরবর্তী মুদ্রক এবং মুদ্রক সম্পর্কিত তথ্য তালিকাভুক্ত না হওয়া পর্যন্ত প্রতিটি পরবর্তী প্রিন্টারের জন্য একটি নতুন সারিতে তথ্য প্রবেশ করা চালিয়ে যান। যখন আপনি সমাপ্ত হন, আপনার স্প্রেডশীটটি কম্পিউটারের হার্ড ড্রাইভে সংরক্ষণ করুন।
আপনি একটি নির্দিষ্ট প্রিন্টার জন্য কালি আদেশ প্রতিটি সময় রেকর্ড করার জন্য অতিরিক্ত ফাঁকা তারিখ কলাম তৈরি করুন। যখন আপনি সমাপ্ত হন তখন আপনার হার্ড ড্রাইভে ফাইলটি সংরক্ষণ করুন যাতে আপনি সরবরাহ করার জন্য পরবর্তী সময় এটি ব্যবহার করতে পারেন।
পরামর্শ
-
গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বা সাংগঠনিক সহায়তা হিসাবে হাইলাইট করতে বিশেষ বিন্যাস ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, একই সাংগঠনিক ইউনিটে প্রিন্টারগুলি একত্রিত করার জন্য কলামের শিরোনামের জন্য একটি গাঢ় ফন্ট এবং একটি রঙিন ফন্ট ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লাইব্রেরিতে সেট আপ প্রিন্টারগুলির জন্য ছাত্র-ব্যবহারের প্রিন্টার এবং কমলার জন্য নীল অনুষদের ব্যবহার প্রিন্টারগুলির জন্য সবুজ ব্যবহার করতে পারেন।
কিছু সময় পরে - একটি সেমিস্টারে বা একটি স্কুল বছর, উদাহরণস্বরূপ - যে সময়কালে প্রতিটি প্রিন্টার এর কালি ব্যয় ব্যয়। আপনি এই তথ্যটি নোট করতে পারেন কিনা তা নিশ্চিত করতে কিছু প্রিন্টার অন্যের চেয়ে বেশি ব্যবহার করা হয় কিনা, একটি প্রিন্টার অন্যের তুলনায় বেশি ব্যয়বহুল এবং কোনও বিভাগ বা শ্রেণীকক্ষগুলি সর্বাধিক কালি ব্যবহার করে - তথ্য যা পুনর্বিন্যাস এবং বাজেট উভয়ের জন্য উপকারী হতে পারে উদ্দেশ্য।
